Een creditnota gebruik je om een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk terug te draaien. Bijvoorbeeld omdat je te veel hebt gefactureerd, een bestelling is geannuleerd of een klant goederen heeft teruggestuurd. Met een duidelijke creditnota houd je jouw administratie én die van jouw klant kloppend.
Op deze pagina vind je een gratis, bewerkbaar creditnota sjabloon. Je kunt het invullen voor een volledige terugbetaling, maar ook voor een deelcorrectie. Daarnaast lees je welke gegevens je moet opnemen, hoe je de btw verwerkt en hoe je verwijst naar de oorspronkelijke factuur.
Een creditnota is meer dan een negatief bedrag op een los document. Het is een formele correctie op een bestaande factuur. Daarom zijn een eigen nummering en een duidelijke koppeling met de oorspronkelijke factuur belangrijk.
Wat is een creditnota?
Een creditnota, ook wel creditfactuur of correctiefactuur genoemd, is een document waarmee je een eerder gefactureerd bedrag verlaagt. Je stuurt de creditnota aan dezelfde afnemer als aan wie je de oorspronkelijke factuur hebt gestuurd.
De creditnota kan betrekking hebben op de volledige factuur of op één of meer regels daarvan. Het bedrag op de creditnota is een vermindering van jouw omzet en, wanneer btw van toepassing is, van de eerder berekende btw.
Wanneer heb je een creditnota nodig?
- Je hebt een te hoog bedrag op de factuur gezet.
- Je hebt te veel artikelen of uren gefactureerd.
- De klant retourneert goederen en krijgt geld terug.
- Een dienst is niet of slechts gedeeltelijk uitgevoerd.
- Je geeft na het versturen van de factuur een korting.
- Een order of opdracht wordt geannuleerd nadat je al hebt gefactureerd.
- Je moet het verkeerde btw-tarief of een andere fout herstellen.
Is de oorspronkelijke factuur nog niet verstuurd, dan kun je die meestal gewoon aanpassen. Is de factuur al verstuurd of verwerkt, maak dan een creditnota en stuur zo nodig een nieuwe, juiste factuur.
Regels voor een creditnota in Nederland
Voor een creditnota gelden in grote lijnen dezelfde factuurvereisten als voor een gewone factuur. De Belastingdienst moet kunnen zien wie de leverancier en afnemer zijn, wat er is gecorrigeerd, wanneer dat gebeurde en welk btw-bedrag daarbij hoort. Raadpleeg de Belastingdienst voor de actuele informatie over factureren en btw.
Gebruik voor iedere creditnota een uniek en doorlopend nummer. Gebruik dus niet opnieuw het nummer van de oorspronkelijke factuur en verwijder die factuur niet uit jouw administratie. De creditnota vormt juist het bewijs dat je de eerdere factuur corrigeert.
Vermeld duidelijk het woord creditnota op het document. Verwijs daarnaast naar het factuurnummer en bij voorkeur ook de factuurdatum van de oorspronkelijke factuur. Zo kan jouw klant de correctie snel en zonder twijfel verwerken.
Btw verwerken
Neem dezelfde btw-indeling over als op de oorspronkelijke factuur, voor zover je die bedragen corrigeert. Is op de originele factuur bijvoorbeeld zowel 9% als 21% btw berekend, splits de correctie dan ook per tarief uit. Bij een volledige creditering maak je de bedragen en btw van de oorspronkelijke factuur volledig ongedaan.
De verwerking in jouw btw-aangifte hangt af van het moment waarop de correctie plaatsvindt en van jouw administratie. Bewaar daarom de factuur, de creditnota en eventuele afspraken of retourgegevens samen. Bij twijfel over de verwerking kun je een boekhouder of belastingadviseur inschakelen.
Welke gegevens moeten op een creditnota staan?
Een professioneel ingevulde creditnota maakt direct duidelijk wat je corrigeert en hoeveel de klant terugkrijgt of minder hoeft te betalen. Neem ten minste de volgende gegevens op:
- De duidelijke titel Creditnota.
- Een uniek, opeenvolgend creditnotanummer.
- De datum waarop je de creditnota uitreikt.
- Jouw bedrijfsnaam, adres, postcode en plaats.
- Jouw btw-identificatienummer, wanneer btw van toepassing is.
- Jouw KvK-nummer, als je onderneming daar is ingeschreven.
- De naam en het adres van jouw klant.
- Het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur.
- Een heldere omschrijving van de goederen, werkzaamheden of correctie.
- De datum van levering of uitvoering, als die afwijkt van de factuurdatum.
- Het bedrag exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief.
- Het btw-bedrag per toegepast tarief.
- Het totaalbedrag van de creditnota inclusief btw.
- De reden van creditering, bijvoorbeeld retour, korting of factuurfout.
- De manier waarop je het bedrag verrekent of terugbetaalt.
Creditnota, factuur en andere documenten vergeleken
| Document | Doel | Moment | Bedrag en verwerking |
|---|---|---|---|
| Factuur | Betaling vragen voor geleverde goederen of diensten. | Na levering, volgens afspraak of bij vooruitfacturering. | Verhoogt jouw omzet en bevat meestal te betalen btw. |
| Creditnota | Een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk corrigeren. | Nadat de oorspronkelijke factuur is uitgereikt. | Verlaagt het eerder gefactureerde bedrag en de bijbehorende btw. |
| Offerte | Een voorstel doen voor prijs, werkzaamheden en voorwaarden. | Vóórdat een opdracht definitief is. | Is geen betalingsverzoek en geen boekhoudkundige correctie. |
| Kwitantie | Bevestigen dat een bedrag is ontvangen. | Na ontvangst van betaling. | Bewijst betaling; corrigeert niet automatisch een factuur. |
| Herinnering | Een klant wijzen op een openstaande factuur. | Na het verlopen van de betaaltermijn. | Laat het openstaande bedrag bestaan en wijzigt de factuur niet. |
Voorbereiden: controleer de oorspronkelijke factuur
Pak altijd eerst de oorspronkelijke factuur erbij. Controleer welk bedrag, welke regels en welke btw-tarieven je precies moet corrigeren. Een creditnota is geen vervanging van jouw eerdere factuur, maar een aanvulling daarop.
Leg ook vast waarom je crediteert. Bij een retour kun je bijvoorbeeld een retournummer, de retourdatum en het aantal teruggestuurde artikelen opnemen. Bij korting kun je de gemaakte afspraak kort noemen. Dit voorkomt vragen bij een controle of discussie met de klant.
Bewaar jouw administratie zorgvuldig. Ondernemers moeten hun administratie in het algemeen meerdere jaren bewaren. Via Kamer van Koophandel vind je praktische informatie over ondernemen en administratieve verplichtingen.
