Maak je een website voor een klant, dan is een duidelijke offerte onmisbaar. Je legt er niet alleen jouw prijs in vast, maar ook wat je precies bouwt, welke onderdelen buiten de opdracht vallen en wanneer je de website oplevert.
Met dit offerte website sjabloon stel je snel een professionele prijsopgave op voor webdesign, webontwikkeling of een complete nieuwe website. Je kunt het document aanpassen aan een klein landingspagina-project, een zakelijke website of een uitgebreider platform met maatwerk.
Een goede offerte voorkomt onduidelijkheid over bijvoorbeeld teksten, afbeeldingen, revisierondes, hosting en onderhoud. Daardoor begin je met duidelijke afspraken en weten zowel jij als jouw klant waar jullie aan toe zijn.
Wat is een offerte voor een website?
Een offerte voor een website is een schriftelijk voorstel waarin je beschrijft welk digitaal product of welke dienst je levert, onder welke voorwaarden en tegen welke prijs. Meestal is de offerte afkomstig van een webdesigner, webdeveloper, onlinebureau of zelfstandig ondernemer.
De offerte is meer dan een opsomming van uren en tarieven. Bij een websiteproject is de afbakening van de opdracht bijzonder belangrijk. De woorden “een website maken” kunnen voor jou iets heel anders betekenen dan voor jouw klant. Denk aan het aantal pagina’s, het ontwerp, de techniek, contentplaatsing, formulieren, zoekmachineoptimalisatie en koppelingen met andere systemen.
Je gebruikt dit document voordat je start met het werk. Zodra de klant de offerte accepteert, kan er een overeenkomst ontstaan. Bewaar daarom altijd de definitieve versie en het bewijs van acceptatie, bijvoorbeeld een ondertekend exemplaar of een duidelijke bevestiging per e-mail.
Wanneer heb je deze offerte nodig?
Gebruik een websiteofferte zodra een potentiële klant jou vraagt om een prijsopgave voor een nieuw websiteproject of voor een ingrijpende verbetering van een bestaande site. Ook bij een vaste prijs is een offerte verstandig: zo maak je concreet welke prestatie tegenover die prijs staat.
- Ontwerp en bouw van een nieuwe bedrijfswebsite.
- Ontwikkeling van een webshop of online catalogus.
- Restyling, migratie of technische vernieuwing van een bestaande website.
- Inrichting van een contentmanagementsysteem.
- Toevoeging van pagina’s, formulieren, nieuwsbrieven of koppelingen.
- Doorlopende werkzaamheden, zoals onderhoud, beveiliging of contentbeheer.
Bij een klein project kun je werken met één totaalbedrag. Bij een groot of onduidelijk project is het vaak beter om de opdracht in fases te verdelen, zoals strategie, ontwerp, bouw, test en livegang. Per fase vermeld je dan wat het resultaat is en welke kosten daarbij horen.
Regels en afspraken in Nederland
Een offerte is in Nederland in beginsel een aanbod. Als jouw klant dat aanbod accepteert, kan een overeenkomst tot stand komen. Zet daarom helder in de offerte of deze vrijblijvend is, hoe lang zij geldig blijft en op welke manier de klant kan accepteren. Vermijd formuleringen die ruimte laten voor verschillende uitleg.
Voor ondernemers is het belangrijk dat prijzen duidelijk zijn. Vermeld of bedragen exclusief of inclusief btw zijn en specificeer het btw-bedrag in jouw uiteindelijke factuur. De Belastingdienst legt de factuureisen uit op Belastingdienst.nl: Waaraan moet een factuur voldoen. Hoewel een offerte geen factuur is, helpt deze informatie je om jouw financiële administratie logisch voor te bereiden.
Werk je voor een consument, wees dan extra duidelijk over de totaalprijs, eventuele terugkerende kosten en kosten die de klant zelf betaalt. Denk aan domeinregistratie, hosting, betaalproviders, plug-ins, stockfoto’s en licenties. Algemene voorwaarden kunnen onderdeel zijn van jouw afspraken, maar zorg dat de klant deze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst kan ontvangen.
Verwerk je persoonsgegevens via de website, bijvoorbeeld via contactformulieren, analytics of een nieuwsbrief, dan spelen privacyregels een rol. De Autoriteit Persoonsgegevens biedt informatie over privacy en de AVG. Leg in jouw offerte niet alle privacyverplichtingen juridisch uit, maar maak wel duidelijk wie verantwoordelijk is voor teksten zoals een privacyverklaring, cookies en toestemmingstools.
Wat moet er in een websiteofferte staan?
Een bruikbare offerte maakt de inhoud, prijs en uitvoering controleerbaar. Neem minimaal de onderstaande onderdelen op en pas ze aan jouw werkwijze aan.
- Jouw bedrijfsnaam, adresgegevens, contactgegevens en eventuele btw- en KvK-gegevens.
- Naam en adresgegevens van de klant, inclusief contactpersoon.
- Offertenummer, offertedatum en geldigheidsduur.
- Een duidelijke projectnaam en korte aanleiding van de aanvraag.
- Een concrete omschrijving van de oplevering, bijvoorbeeld aantal pagina’s, ontwerp en functies.
- De projectfasen, planning, afhankelijkheden en verwachte opleverdatum.
- Werkzaamheden die nadrukkelijk niet zijn inbegrepen.
- Prijs per onderdeel, aantal uren en uurtarief of een vaste projectprijs.
- Btw, totaalbedrag en eventuele terugkerende maand- of jaarkosten.
- Betaalafspraken, zoals een aanbetaling, termijnfacturen en betalingstermijn.
- Afspraken over revisierondes, acceptatie, livegang en herstel van fouten.
- Afspraken over intellectueel eigendom, gebruiksrechten en toegang tot accounts.
- De toepasselijkheid van algemene voorwaarden en ruimte voor akkoord.
Verschil met andere documenten
| Document | Moment | Hoofddoel | Juridische betekenis |
|---|---|---|---|
| Offerte website | Voor de start | Voorstel met werkzaamheden, prijs en voorwaarden | Kan na acceptatie een overeenkomst vormen |
| Opdrachtbevestiging | Na akkoord | Bevestigt de gemaakte afspraken | Legt de opdracht en eventuele wijzigingen vast |
| Factuur | Tijdens of na uitvoering | Verzoek om betaling | Financieel bewijsstuk met factuurvereisten |
| Werkbon | Tijdens uitvoering | Registreert uitgevoerde werkzaamheden | Praktisch bewijs van inzet of oplevering |
| Algemene voorwaarden | Voor of bij akkoord | Regelen standaardvoorwaarden voor opdrachten | Gelden alleen als zij juist van toepassing zijn verklaard |
Vooraf de juiste projectinformatie verzamelen
Stel eerst vragen voordat je een bedrag noemt. Een klant die zegt een “simpele website” nodig te hebben, kan een informatieve site van drie pagina’s bedoelen, maar ook een uitgebreide website met reserveringen, meertaligheid en tientallen producten.
Vragen over inhoud en ontwerp
- Wat is het doel van de website en wie is de doelgroep?
- Welke pagina’s en functies zijn nodig?
- Levert de klant teksten, logo’s, foto’s en huisstijlbestanden aan?
- Zijn er voorbeelden van websites die de klant goed vindt?
- Moet de website goed werken op mobiel, tablet en desktop?
Vragen over techniek en beheer
- Is er al een domeinnaam, hostingpakket of bestaand systeem?
- Zijn koppelingen nodig met bijvoorbeeld agenda-, betaal- of e-mailsoftware?
- Wie voert na oplevering wijzigingen en updates uit?
- Zijn er eisen rond beveiliging, toegankelijkheid of privacy?
Leg aannames altijd schriftelijk vast. Als je bijvoorbeeld uitgaat van maximaal zes pagina’s en door de klant aangeleverde teksten, vermeld dat dan expliciet. Extra werk kan dan alleen na overleg en tegen een afgesproken tarief worden uitgevoerd.
