Kwitantie donatie: gratis voorbeeld en sjabloon

Heb je als vereniging, stichting, kerk, school, actiecomité of andere organisatie een gift ontvangen? Met een kwitantie voor een donatie bevestig je helder dat de donatie is binnengekomen. Dat is prettig voor de gever én voor jouw eigen administratie.

In het sjabloon op deze pagina vul je eenvoudig de gegevens van de ontvanger, de gever, het bedrag, de datum en het doel van de gift in. Ook kun je aangeven of het om geld, goederen of een gift in natura gaat. Zo ontstaat een duidelijk ontvangstbewijs dat je kunt bewaren of per e-mail kunt versturen.

Een kwitantie is geen automatisch belastingbewijs. Wil een gever een gift aftrekken, dan gelden aanvullende voorwaarden. Daarom is het belangrijk om zorgvuldig te formuleren en alleen te vermelden wat je daadwerkelijk kunt bevestigen.

Wat is een kwitantie voor een donatie?

Een kwitantie voor een donatie is een schriftelijke bevestiging dat een organisatie of persoon een gift heeft ontvangen. Het document wordt ook wel een ontvangstbewijs van een gift, donatiebewijs of giftkwitantie genoemd. De ontvanger stelt de kwitantie op en geeft deze aan de gever.

De kwitantie kan betrekking hebben op een eenmalige geldgift, een contante collecte, een bankoverschrijving of goederen. Denk aan een donatie aan een sportvereniging, een bijdrage aan een buurtinitiatief of een geschonken laptop aan een stichting. Bij een gift in natura omschrijf je het ontvangen goed zo concreet mogelijk.

Gebruik een kwitantie vooral wanneer de gever om een schriftelijk bewijs vraagt, wanneer je contant geld ontvangt of wanneer je administratie duidelijk moet laten zien waar een ontvangst vandaan komt. Bij een bankoverschrijving is het bankafschrift vaak aanvullend bewijs, maar een kwitantie kan nog steeds nuttig zijn als bevestiging van het doel van de gift.

Wanneer heb je een donatiekwitantie nodig?

Je bent niet in elke situatie verplicht om een aparte kwitantie af te geven. Toch is het verstandig om er een te maken als het bedrag contant is betaald, als de gever daarom vraagt of als je donaties overzichtelijk wilt registreren. Voor organisaties met meerdere giften voorkomt een vaste werkwijze onduidelijkheid.

Geef een kwitantie pas af nadat je de betaling of goederen daadwerkelijk hebt ontvangen. Vermeld bij een overboeking bijvoorbeeld dat het bedrag is ontvangen op de bankrekening van de organisatie. Bij contante betaling kun je expliciet opnemen dat het bedrag contant is ontvangen.

Ontvang je geld namens een rechtspersoon, zoals een stichting of vereniging? Laat de kwitantie dan ondertekenen door iemand die bevoegd is om namens die organisatie te handelen. Een penningmeester of bestuurslid is vaak een logische ondertekenaar, afhankelijk van de interne afspraken en statuten.

Regels voor giften en administratie in Nederland

Een kwitantie is in de eerste plaats een administratief bewijsstuk. Bewaar als ontvanger een kopie samen met je kasadministratie, bankafschrift, donateursregistratie of andere onderliggende stukken. Noteer bij contante ontvangsten ook hoe en door wie het geld is geteld en verwerkt. Daarmee kun je de ontvangst later beter onderbouwen.

Voor de inkomstenbelasting kan een particulier onder voorwaarden giften aftrekken. De voorwaarden verschillen onder meer voor gewone giften en periodieke giften, en hangen af van de status van de ontvangende instelling. Controleer daarom altijd de actuele uitleg van de Belastingdienst voordat je een kwitantie gebruikt als onderbouwing voor een belastingaangifte.

Vermeld niet zonder meer dat een gift aftrekbaar is of dat jouw organisatie een ANBI is. Dat kan alleen als dit daadwerkelijk klopt. Een gever kan de ANBI-status van een instelling controleren via de officiële gegevens van de Belastingdienst. Is er geen erkende status of weet je het niet zeker, beperk de tekst dan tot de feitelijke ontvangst van de donatie.

Welke gegevens moeten op de kwitantie staan?

Een goede donatiekwitantie maakt direct duidelijk wie wat heeft ontvangen en wanneer. Gebruik volledige en controleerbare gegevens. Een uniek kwitantienummer helpt je om het document terug te vinden in je administratie.

• De titel: Kwitantie voor donatie of Ontvangstbewijs gift.
• Een uniek kwitantienummer.
• De naam, het adres en eventueel het KvK-nummer van de ontvangende organisatie.
• De naam en het adres van de gever, voor zover de gever deze gegevens wil delen.
• De datum waarop de donatie is ontvangen.
• Het gedoneerde bedrag, in cijfers en bij voorkeur ook voluit geschreven.
• De betaalwijze: contant, bankoverschrijving, betaalverzoek of anders.
• Het doel of de bestemming van de gift, als die is afgesproken.
• Bij goederen: een duidelijke omschrijving, aantal, staat en eventueel een overeengekomen of geschatte waarde.
• De naam, functie en handtekening van de ontvanger of bevoegde vertegenwoordiger.
• Een feitelijke verklaring dat de donatie is ontvangen.

Verschil met verwante documenten

Voorzichtig met persoonsgegevens

Voor een eenvoudige kwitantie hoef je niet meer persoonsgegevens te verzamelen dan nodig is. Vaak zijn naam, contactgegevens en betaalgegevens voldoende. Vraag bijvoorbeeld niet om een burgerservicenummer. Bewaar kwitanties ook niet langer dan nodig is voor jouw administratie en eventuele wettelijke bewaarplichten.

Als je structureel donateursgegevens verwerkt, is het verstandig om duidelijke afspraken te maken over toegang, bewaartermijnen en beveiliging. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je algemene informatie over zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

Wil een gever anoniem blijven? Dan kun je op de kwitantie ‘anonieme gever’ vermelden, mits je administratie de ontvangst op een passende manier kan onderbouwen. Wees daarbij terughoudend met uitspraken over fiscale aftrekbaarheid, omdat de gever dan mogelijk niet over voldoende bewijs beschikt.

Stap voor stap de kwitantie invullen

1. Geef de kwitantie een nummer. Kies een logische reeks, bijvoorbeeld KD-2025-001 of een doorlopende nummering. Gebruik elk nummer maar één keer.
2. Vul de gegevens van de ontvanger in. Noteer de officiële naam, het adres en relevante registratienummers van de organisatie. Een particulier vermeldt naam en adres.
3. Noteer de gegevens van de gever. Vul naam en adres in als die bekend zijn en de gever hiermee instemt. Bij een anonieme gift vermeld je dit zorgvuldig.
4. Beschrijf de donatie. Vermeld het bedrag in euro’s, de ontvangstdatum en de betaalwijze. Omschrijf goederen zo precies mogelijk, bijvoorbeeld ‘twee gebruikte bureaustoelen, zwart, goede staat’.
5. Leg het doel vast. Schrijf bijvoorbeeld ‘algemene middelen’, ‘renovatie clubhuis’ of ‘noodhulpactie’. Vermeld alleen een bestemming als deze is afgesproken of door de gever is aangegeven.
6. Formuleer de ontvangstverklaring. Bevestig dat de organisatie of persoon de genoemde gift heeft ontvangen. Vermijd beloften over belastingaftrek als je die niet zeker kunt onderbouwen.
7. Onderteken en bewaar een kopie. Laat een bevoegde persoon tekenen, geef het origineel of een pdf aan de gever en bewaar zelf een kopie met de onderliggende betaalinformatie.

Gebruik voor elke ontvangen donatie een uniek nummer en bewaar de kwitantie samen met het bankafschrift of kasbewijs. Dat maakt jouw administratie controleerbaar en voorkomt dubbelingen.

Redactie Sjabloon King

Veelgemaakte fouten voorkomen

• Een kwitantie afgeven vóór ontvangst. Maak pas een ontvangstbewijs nadat het geld of de goederen werkelijk binnen zijn.
• Geen datum of nummer vermelden. Zonder deze gegevens is een kwitantie lastiger terug te vinden en te controleren.
• Bedrag en betaalwijze niet specificeren. Schrijf duidelijk of het om contant geld, een overschrijving of goederen gaat.
• Een factuur verwarren met een kwitantie. Bij een donatie is er normaal gesproken geen levering of dienst als tegenprestatie.
• Onjuiste fiscale claims opnemen. Zeg niet dat een gift aftrekbaar is wanneer je dat niet met zekerheid weet.
• Een onduidelijke goederenomschrijving gebruiken. ‘Spullen’ is onvoldoende; benoem soort, aantal en conditie.
• Geen kopie bewaren. Een afgegeven kwitantie zonder eigen dossierstuk biedt weinig houvast bij vragen achteraf.

Praktische tips voor een nette administratie

Werk met een vaste nummerreeks en registreer in een eenvoudig overzicht minimaal het nummer, de datum, de naam van de gever, het bedrag, de betaalwijze en het doel. Dit kan in een boekhoudpakket, spreadsheet of kasboek. Koppel ieder nummer aan een banktransactie of kasbewijs.

Gebruik bij contante collectes een extra telstaat. Laat bij voorkeur twee personen het geld tellen en noteer de uitkomst meteen. Bij grotere bedragen is het verstandig om het geld snel op de bank te storten en het stortingsbewijs bij je administratie te bewaren.

Maak de omschrijving op de kwitantie neutraal en feitelijk. Een zin als ‘Hierbij bevestigen wij de ontvangst van onderstaande vrijwillige donatie’ is vaak voldoende. Wil je de gever bedanken? Dat kan, maar houd het dankwoord los van de formele ontvangstverklaring.

Veelgestelde vragen

Is een handtekening op een donatiekwitantie verplicht?

Een handtekening is niet altijd wettelijk vereist, maar maakt het document wel sterker als ontvangstbewijs. Bij een digitale kwitantie kun je de naam en functie van de bevoegde afzender opnemen, eventueel met een digitale ondertekening volgens jouw werkwijze.

Kan ik een kwitantie geven voor een bankoverschrijving?

Ja. Het bankafschrift toont de betaling, terwijl de kwitantie kan bevestigen dat de ontvanger het bedrag heeft ontvangen en voor welk doel. Vermeld de datum van ontvangst en eventueel het betalingskenmerk.

Moet ik btw op een donatie zetten?

Een zuivere donatie zonder directe tegenprestatie is in het algemeen geen betaling voor een prestatie. Zet daarom niet automatisch btw op een donatiekwitantie. Is er wel een duidelijke tegenprestatie, zoals toegang, reclame of een product, dan kan de situatie anders liggen.

Kan een gever een gift in natura laten vastleggen?

Ja. Omschrijf de goederen nauwkeurig en noteer het aantal, de staat en de datum van ontvangst. Als je een waarde vermeldt, maak dan duidelijk waarop die waarde is gebaseerd en presenteer deze niet als een fiscale waardering zonder deskundige onderbouwing.

Hoe lang moet ik een kopie bewaren?

De passende bewaartermijn hangt af van jouw rechtsvorm, administratie en fiscale situatie. Bewaar de kwitantie in elk geval samen met de bijbehorende financiële gegevens en controleer welke bewaarplichten op jouw organisatie van toepassing zijn.

Bronnen

1. Belastingdienst – Giften en inkomstenbelasting.
2. Belastingdienst – ANBI: algemeen nut beogende instelling.
3. Autoriteit Persoonsgegevens – Persoonsgegevens beschermen.
4. Kamer van Koophandel – Administratie bijhouden.