Facturenoverzicht sjabloon maken en gebruiken

Een goed facturenoverzicht geeft je snel inzicht in jouw administratie. Je ziet welke facturen je hebt verstuurd, welke rekeningen je nog moet betalen en welke bedragen al zijn voldaan. Dat voorkomt gemiste vervaldata, dubbele betalingen en onnodige herinneringen.

Met het bewerkbare sjabloon op deze pagina zet je alle belangrijke gegevens in één overzicht. Je kunt het gebruiken als ondernemer, zzp’er, vereniging of particulier met meerdere terugkerende uitgaven. Vul het overzicht regelmatig aan en je houdt grip op jouw geldstromen.

Een spreadsheet is vooral praktisch omdat je kunt sorteren en filteren op vervaldatum, klant, leverancier of betaalstatus. Gebruik bijvoorbeeld aparte tabbladen voor inkomende en uitgaande facturen, of maak één lijst met een duidelijke kolom waarin je het type factuur aangeeft.

Wat is een facturenoverzicht?

Een facturenoverzicht is een administratieve lijst waarin je facturen registreert. Per factuur leg je minimaal vast van wie of aan wie de factuur is, wat het bedrag is, wanneer de factuur is ontvangen of verzonden en of deze al is betaald.

Bij uitgaande facturen helpt het overzicht je om openstaande bedragen te bewaken. Je ziet direct welke klanten nog moeten betalen en wanneer je een vriendelijke herinnering moet sturen. Bij inkomende facturen helpt het je om leveranciers op tijd te betalen en jouw uitgaven te plannen.

Het overzicht is geen vervanging van de originele factuur. Bewaar daarom altijd ook de factuur zelf, digitaal of op papier. Gebruik bij voorkeur dezelfde bestandsnaam of een verwijzing naar een map, zodat je een regel in jouw overzicht eenvoudig aan het bijbehorende document kunt koppelen.

Wanneer heb je een facturenoverzicht nodig?

Iedereen die meer dan incidenteel met facturen werkt, heeft baat bij een overzicht. Voor een zzp’er is het een laagdrempelige manier om de liquiditeit te bewaken. Voor een kleine onderneming kan het een aanvulling zijn op boekhoudsoftware. Voor een vereniging is het handig om kosten voor bijvoorbeeld huur, verzekeringen en activiteiten te volgen.

• Je verstuurt facturen aan klanten en wilt openstaande bedragen opvolgen.
• Je ontvangt facturen van leveranciers en wilt vervaldata niet missen.
• Je wilt vooraf zien welke betalingen in de komende weken verwacht worden.
• Je bereidt jouw btw-aangifte, jaarrekening of gesprek met jouw boekhouder voor.
• Je wilt controleren of een betaling op jouw bankrekening bij de juiste factuur hoort.
• Je wilt een eenvoudig overzicht naast jouw boekhoudpakket bijhouden.

Regels voor facturen en administratie in Nederland

Een facturenoverzicht heeft geen vaste wettelijke vorm. Je mag dus zelf kiezen of je een spreadsheet, boekhoudprogramma of papieren register gebruikt. Wel moet jouw administratie betrouwbaar zijn en moeten de gegevens controleerbaar blijven. Zorg daarom dat je facturen, betalingen en correcties goed kunt terugvinden.

Ondernemers moeten hun administratie in het algemeen zeven jaar bewaren. Voor bepaalde gegevens rond onroerende zaken kan een langere bewaartermijn gelden. De Belastingdienst legt de uitgangspunten en bewaarplicht uit op Belastingdienst.nl: hoe lang moet ik mijn administratie bewaren. Bewaar niet alleen jouw overzicht, maar ook de originele verkoop- en inkoopfacturen, bankafschriften en eventuele betalingsherinneringen.

Voor jouw btw-administratie is een consequente registratie belangrijk. Noteer bedragen exclusief btw, het btw-bedrag en het totaalbedrag als je met btw werkt. Controleer bovendien of het factuurnummer in jouw overzicht overeenkomt met het nummer op de originele factuur. Bij verkoopfacturen hoort de factuurnummering logisch en doorlopend te zijn.

Welke gegevens zet je in een facturenoverzicht?

De beste kolommen hangen af van jouw situatie. Begin eenvoudig, maar neem voldoende gegevens op om elke factuur zonder zoeken te herkennen. Gebruik voor bedragen altijd hetzelfde formaat en kies één vaste datumindeling, bijvoorbeeld dd-mm-jjjj.

• Type factuur: inkomend of uitgaand.
• Factuurnummer: het nummer van jouw factuur of dat van de leverancier.
• Factuurdatum: de datum die op de factuur staat.
• Ontvangst- of verzenddatum: wanneer je de factuur daadwerkelijk ontving of verstuurde.
• Klant of leverancier: naam van de wederpartij.
• Omschrijving: bijvoorbeeld websiteonderhoud, kantoorartikelen of advieswerk.
• Bedrag exclusief btw: voor zakelijke administratie en btw-controle.
• Btw-bedrag en btw-tarief: indien van toepassing.
• Totaalbedrag: het bedrag dat betaald moet worden of dat je verwacht te ontvangen.
• Vervaldatum: de afgesproken uiterste betaaldatum.
• Betaaldatum: de datum waarop je de betaling hebt ontvangen of uitgevoerd.
• Status: bijvoorbeeld openstaand, deels betaald, betaald, vervallen of betwist.
• Referentie: een betalingskenmerk, bestelnummer of link naar de opgeslagen factuur.

Verschil met verwante administratieve documenten

Een bruikbaar facturenoverzicht inrichten

Maak eerst een keuze: één gecombineerd overzicht of twee aparte tabbladen. Een gecombineerd overzicht werkt goed bij weinig facturen. Voeg dan een kolom ‘Type’ toe met de waarden ‘Inkomend’ en ‘Uitgaand’. Bij meer facturen geven aparte tabbladen vaak meer rust.

Werk met duidelijke betaalstatussen. Kies bijvoorbeeld ‘Openstaand’, ‘Deels betaald’, ‘Betaald’, ‘Vervallen’ en ‘Betwist’. Gebruik steeds exact dezelfde woorden. Daarmee kun je later eenvoudig filteren op alle openstaande posten.

Maak ook een vaste routine. Veel ondernemers werken hun overzicht wekelijks bij en controleren aan het begin van iedere maand de facturen die binnenkort vervallen. Meer informatie over het bijhouden van een zakelijke administratie vind je op Ondernemersplein: administratie bijhouden.

Stappenplan: het sjabloon invullen

1. Vul de basisgegevens in. Noteer jouw bedrijfsnaam of naam, de periode en eventueel het rekeningnummer waarop je betalingen ontvangt.
2. Kies de richting. Zet bij elke regel of het om een inkomende of uitgaande factuur gaat. Hierdoor voorkom je dat kosten en omzet door elkaar lopen.
3. Neem de factuurgegevens letterlijk over. Vul factuurnummer, factuurdatum, wederpartij en omschrijving in zoals ze op de originele factuur staan.
4. Registreer de bedragen. Vul, wanneer relevant, het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaalbedrag in. Controleer of de optelsom klopt.
5. Noteer de vervaldatum. Gebruik de betaaltermijn op de factuur of in jouw overeenkomst. Zo kun je tijdig actie ondernemen.
6. Geef een status op. Zet nieuwe facturen op ‘Openstaand’. Wijzig de status pas naar ‘Betaald’ nadat je de betaling op jouw bankrekening hebt gecontroleerd.
7. Vul de betaaldatum en referentie aan. Noteer bij betaling de datum, het betaalde bedrag en eventueel het bankkenmerk.
8. Controleer periodiek. Filter op openstaande en vervallen facturen. Vergelijk jouw lijst met bankmutaties en originele documenten.

Veelgemaakte fouten voorkomen

• Alleen het totaalbedrag vastleggen: zonder btw-uitsplitsing wordt controle voor jouw btw-administratie lastiger.
• Vervaldatum verwarren met factuurdatum: een factuur kan vandaag zijn gedateerd, maar pas later betaald hoeven te worden.
• Een betaling meteen als betaald markeren: wacht tot de bijschrijving of afschrijving daadwerkelijk zichtbaar is.
• Factuurnummers verkeerd overnemen: één verkeerd cijfer maakt terugzoeken en afstemmen onnodig moeilijk.
• Geen onderscheid maken tussen inkoop en verkoop: je verliest dan snel zicht op wat je moet betalen en wat je nog ontvangt.
• Dubbele regels toevoegen: controleer bij ontvangen facturen of je dezelfde rekening niet al hebt geregistreerd.
• Het overzicht niet bijwerken: een overzicht dat maanden achterloopt, geeft geen betrouwbaar beeld van jouw financiën.

Praktische tips voor beter overzicht

Sorteer jouw lijst standaard op vervaldatum, met de oudste datum bovenaan. Hierdoor zie je meteen welke actie het meest urgent is. Geef vervallen facturen eventueel een opvallende markering in jouw spreadsheet, maar houd de tekstuele status ook altijd bij voor filters en rapportages.

Voeg een kolom ‘Actie’ toe als je regelmatig herinneringen verstuurt of leveranciers belt. Noteer bijvoorbeeld ‘Herinnering verzonden op [datum]’ of ‘Betalingsregeling afgesproken’. Zo weet je precies wat er al is gedaan, ook als iemand anders tijdelijk jouw administratie overneemt.

Plan iedere week een vast kwartier om nieuwe facturen toe te voegen, betalingen te controleren en openstaande posten op te volgen. Een korte vaste routine voorkomt achterstanden.

Redactie Sjabloon King

Bewaar digitale facturen in een vaste mapstructuur, bijvoorbeeld per jaar en per maand. Geef bestanden een herkenbare naam met de datum, de naam van de klant of leverancier en het factuurnummer. Zet die bestandsnaam of maplocatie in de kolom ‘Referentie’ van jouw overzicht.

Veelgestelde vragen

Moet ik een facturenoverzicht verplicht bijhouden?

Een spreadsheet met deze naam is niet verplicht. Als ondernemer moet je wel een administratie bijhouden waaruit jouw rechten, verplichtingen en financiële resultaten duidelijk blijken. Een facturenoverzicht is een praktische manier om dat onderdeel van jouw administratie overzichtelijk te organiseren.

Kan ik inkomende en uitgaande facturen in één bestand zetten?

Ja. Voeg dan een duidelijke kolom ‘Type factuur’ toe en gebruik vaste waarden, zoals ‘Inkomend’ en ‘Uitgaand’. Als je veel facturen verwerkt, zijn aparte tabbladen vaak overzichtelijker.

Wanneer markeer ik een factuur als betaald?

Markeer een uitgaande factuur als betaald wanneer je het bedrag op jouw bankrekening hebt ontvangen. Markeer een inkomende factuur als betaald wanneer de afschrijving is verwerkt. Bij een deelbetaling noteer je het ontvangen of betaalde deel en kies je de status ‘Deels betaald’.

Hoe volg ik een te laat betaalde verkoopfactuur op?

Controleer eerst of de vervaldatum is verstreken en of de betaling niet onderweg is. Stuur daarna een duidelijke, vriendelijke herinnering met factuurnummer, bedrag en betaalinstructies. Leg de verzenddatum van de herinnering vast in jouw overzicht.

Kan ik dit overzicht gebruiken naast boekhoudsoftware?

Ja, bijvoorbeeld als werklijst voor betaaltermijnen en opvolging. Voorkom wel dat je verschillende bedragen in beide systemen krijgt. Gebruik jouw boekhoudsoftware als financiële bron en stem jouw overzicht regelmatig daarop af.

Bronnen

1. Belastingdienst, Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
2. Ondernemersplein, Administratie bijhouden.
3. Kamer van Koophandel, Factuur maken.
4. Belastingdienst, Factuureisen.