Kasboek Excel: gratis en bewerkbaar sjabloon

Een kasboek in Excel helpt je om contante betalingen netjes en controleerbaar te registreren. Denk aan geld dat je ontvangt in een winkel, op een markt of tijdens een evenement, en aan kleine uitgaven die je direct uit de kas betaalt. Met een vaste indeling zie je steeds hoeveel contant geld er volgens jouw administratie aanwezig moet zijn.

Op deze pagina vind je een bewerkbaar kasboek-sjabloon voor Excel. Je vult zelf de gegevens in en past kolommen aan als dat voor jouw onderneming, vereniging of project nodig is. Het uitgangspunt blijft eenvoudig: iedere kasmutatie komt afzonderlijk, op volgorde van datum, in het kasboek te staan.

Een goed bijgehouden kasboek geeft rust en voorkomt zoekwerk bij je btw-aangifte, jaarafsluiting of een controle. Bewaar daarom altijd de bonnen, kwitanties en andere bewijsstukken die bij jouw boekingen horen.

Wat is een kasboek in Excel?

Een kasboek is een overzicht van alle bewegingen van contant geld. Je noteert daarin hoeveel geld er binnenkomt, hoeveel je uitgeeft en wat het kassaldo daarna is. Excel is hiervoor geschikt omdat je bedragen kunt optellen, een doorlopend saldo kunt laten berekenen en eenvoudig kunt filteren op datum, categorie of soort betaling.

Een kasboek gaat alleen over fysiek contant geld: munten en bankbiljetten in jouw kassa, kaslade of geldkist. Een betaling via pin, bankoverschrijving, iDEAL of creditcard hoort niet in het kasboek. Die verwerk je via jouw bankadministratie of boekhoudprogramma.

Je gebruikt een kasboek bijvoorbeeld wanneer je een fysieke winkel, horecaonderneming, marktkraam, sportvereniging, stichting of tijdelijke evenementenkas beheert. Ook als zelfstandige met incidentele contante ontvangsten kun je hiermee jouw kasadministratie bijhouden.

Wanneer heb je een kasboek nodig?

Je hebt een kasboek nodig zodra je contante betalingen ontvangt of contante uitgaven doet voor jouw organisatie. De administratie moet aansluiten op de werkelijkheid: het saldo op papier moet dus overeenkomen met het geld dat daadwerkelijk in de kassa zit, rekening houdend met nog te storten of getelde bedragen.

Voor ondernemers is een betrouwbare administratie belangrijk voor jouw belastingaangiften en financiële overzicht. De Belastingdienst legt uit welke eisen in grote lijnen aan een administratie worden gesteld op de pagina over administratie bijhouden. Welke vorm je kiest, mag vaak verschillen, zolang jouw administratie controleerbaar is en de gegevens goed bewaard blijven.

Maak bij voorkeur per kasdag een nieuwe registratie of sluit de dag af met een telling. Bij weinig contante transacties kun je ook direct elke afzonderlijke mutatie invoeren. Hoe sneller je boekt, hoe kleiner de kans dat je een bon, betaling of kasverschil vergeet.

Regels voor een kasadministratie in Nederland

Een kasboek hoeft niet per se een voorgeschreven opmaak te hebben. Wel moet jouw administratie volledig, juist en controleerbaar zijn. Dat betekent dat je kasboek logisch is opgebouwd, dat mutaties op datum staan en dat je bij iedere boeking een bewijsstuk kunt terugvinden.

Gebruik steeds de werkelijke transactiedatum. Pas oude regels niet stilzwijgend aan als je een fout ontdekt. Voeg liever een duidelijke correctieregel toe met een omschrijving van de oorzaak. Zo blijft zichtbaar wat er is gebeurd en houd je een betrouwbare audittrail.

Voor zakelijke administraties geldt in het algemeen een bewaarplicht. De precieze termijn en uitzonderingen kunnen verschillen per soort gegevens. Raadpleeg daarom de actuele informatie op de pagina van de Rijksoverheid over het bewaren van administratie. Bewaar digitale kopieën van bonnen zorgvuldig en zorg dat ze leesbaar blijven.

Werk je met meerdere medewerkers? Spreek dan af wie geld uit de kassa mag nemen, wie de kas telt en wie de boekingen controleert. Een duidelijke taakverdeling verlaagt het risico op fouten en onverklaarbare verschillen.

Welke gegevens horen in een kasboek?

Een bruikbaar kasboek bevat voldoende informatie om elke mutatie later te begrijpen en te controleren. Houd de omschrijving kort, maar wel specifiek. “Inkoop” is bijvoorbeeld minder duidelijk dan “Inkoop koffie en melk, bon 124”.

• De datum van de ontvangst of uitgave.
• Een uniek volgnummer of boekingsnummer.
• Een duidelijke omschrijving van de transactie.
• Het bonnummer, kwitantienummer of een verwijzing naar het bewijsstuk.
• Het bedrag dat contant binnenkomt.
• Het bedrag dat contant uit de kas gaat.
• Het kassaldo na de boeking.
• Eventueel een categorie, zoals verkoop, inkoop, reiskosten of privé-opname.
• Eventueel de naam of paraaf van degene die de mutatie heeft verwerkt.

Noteer ook een beginsaldo aan het begin van elke nieuwe periode. Tel aan het einde van de dag of periode de kassa en vergelijk de telling met het saldo in Excel. Een verschil moet je onderzoeken en apart vastleggen; maak het saldo niet passend zonder toelichting.

Verschil tussen een kasboek en verwante documenten

Een kasboek vervangt dus geen factuur of kwitantie. Het kasboek is jouw interne overzicht; de factuur of kwitantie is het onderliggende bewijs van een specifieke transactie. Koppel beide door het nummer van het bewijsstuk in de juiste kasboekregel te zetten.

Kasboek in Excel invullen: stappenplan

1. Vul de basisgegevens in. Noteer de naam van jouw onderneming of organisatie, de periode en eventueel de verantwoordelijke medewerker.
2. Bepaal het beginsaldo. Tel het aanwezige contante geld bij de start van de periode en zet dit als eerste regel in het overzicht.
3. Voer iedere mutatie direct in. Vul datum, omschrijving, bewijsstuknummer en het bedrag in de kolom inkomsten of uitgaven in.
4. Gebruik nooit beide bedragkolommen tegelijk. Een ontvangst komt alleen bij inkomsten; een betaling komt alleen bij uitgaven.
5. Bereken het saldo doorlopend. Tel inkomsten bij het vorige saldo op en trek uitgaven ervan af. Gebruik in Excel een formule die je naar beneden kopieert.
6. Voeg bewijsstukken toe aan jouw administratie. Nummer bonnetjes en kwitanties op een manier die aansluit op het kasboek.
7. Tel de kas regelmatig. Vergelijk het getelde bedrag met het eindsaldo in het bestand en noteer een eventuele afwijking.
8. Sla het bestand veilig op. Maak periodiek een kopie en beperk bewerkingsrechten als meerdere mensen ermee werken.

Een eenvoudige saldoformule kan bijvoorbeeld uitgaan van het vorige saldo plus de ontvangst min de uitgave. Controleer na het kopiëren van formules altijd of de celverwijzingen goed doorlopen. Vul bedragen consequent in als positieve bedragen; de kolom waarin je boekt bepaalt of het om een ontvangst of uitgave gaat.

Veelgemaakte fouten in een kasboek

• Pinbetalingen of bankoverschrijvingen opnemen alsof het contant geld is.
• Meerdere transacties samenvoegen zonder afzonderlijke bonnen of duidelijke toelichting.
• Een beginsaldo vergeten, waardoor het doorlopende saldo niet klopt.
• Kasuitgaven registreren zonder bon, kwitantie of andere onderbouwing.
• Een negatief kassaldo laten ontstaan zonder dit direct te onderzoeken.
• Transacties pas weken later invoeren op basis van herinnering.
• Bedragen in een bestaande regel overschrijven zonder correctie of notitie.
• Een kasverschil wegboeken zonder telling, verklaring en passende vastlegging.

Een negatief kassaldo is een belangrijk waarschuwingssignaal. Je kunt niet meer contant uitgeven dan er volgens het kasboek aanwezig is. Controleer in dat geval eerst of een ontvangst ontbreekt, een uitgave dubbel is ingevoerd of een bedrag in de verkeerde kolom staat.

Praktische tips voor een betrouwbaar overzicht

Werk met één vaste nummering voor bonnen en kasregels. Bijvoorbeeld: K-001, K-002 en K-003. Schrijf dat nummer op het bewijsstuk en in Excel. Daardoor vind je een betaling snel terug als je later vragen krijgt.

Scheid privé en zakelijk geld zo veel mogelijk. Neem je als ondernemer geld uit de kas voor privégebruik, registreer dit duidelijk als privé-opname. Stop je eigen geld in de kas om wisselgeld aan te vullen, noteer dit als storting of privé-storting. Kies benamingen die aansluiten bij jouw boekhouding.

Tel de kas op een vast moment, bijvoorbeeld bij de dagafsluiting. Leg een verschil meteen vast met datum, bedrag en verklaring; zo voorkom je dat kleine afwijkingen later onverklaarbaar worden.

Redactie Sjabloon King

Bescherm jouw Excel-bestand met een logische bestandsnaam, zoals “Kasboek [maand] [jaar]”. Bewaar het bestand op een plek met back-up en houd scans of foto’s van bonnen geordend bij. Gebruik je een gedeelde map, leg dan vooraf vast wie regels mag toevoegen of wijzigen.

Veelgestelde vragen

Moet ik elke contante betaling apart in het kasboek zetten?

In beginsel moet jouw administratie voldoende inzicht geven in alle kasmutaties. Leg transacties daarom afzonderlijk vast, tenzij je met een betrouwbare dagafsluiting werkt waarin de onderliggende verkopen en totalen goed controleerbaar zijn. Bewaar altijd de bijbehorende brongegevens.

Kan ik een kasboek in Excel gebruiken naast boekhoudsoftware?

Ja. Excel kan een praktisch werkoverzicht zijn, zeker bij een kleine kas. Zorg wel dat de totalen en boekingen aansluiten op jouw boekhoudsoftware en voorkom dubbele of ontbrekende verwerking.

Wat doe ik bij een kasverschil?

Tel eerst opnieuw en controleer de mutaties, bonnen en wisselgeld. Blijft het verschil bestaan, noteer dan het bedrag, de datum en een korte verklaring. Verwerk het verschil vervolgens volgens de werkwijze van jouw administratie of boekhouder.

Mag ik een bonnetje digitaal bewaren?

Dat kan vaak, mits de digitale versie goed leesbaar is en jouw administratie controleerbaar blijft. Bewaar bestanden geordend en zorg dat je ze gedurende de geldende bewaartermijn kunt terugvinden.

Hoe vaak moet ik de kas tellen?

Dat hangt af van het aantal contante transacties en jouw interne afspraken. Bij een drukke kassa is dagelijks tellen verstandig. Bij beperkte kasbewegingen kun je een passend vast controlemoment kiezen, zolang je verschillen tijdig ontdekt.

Bronnen

1. Belastingdienst, Administratie bijhouden.
2. Rijksoverheid, Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
3. Kamer van Koophandel, Boekhouding en administratie voor ondernemers.
4. Ondernemersplein, Administratie en bewaarplicht.