Kasboek sjabloon downloaden en invullen

Ontvang of betaal je regelmatig contant geld? Dan is een kasboek een onmisbaar onderdeel van jouw administratie. In een kasboek noteer je alle bewegingen van contant geld: wat er in de kas komt, wat eruit gaat en welk bedrag er daarna nog aanwezig moet zijn.

Met een goed kasboek sjabloon werk je consequent en voorkom je verschillen tussen je administratie en het geld in de geldlade, kluis of envelop. Dat is handig voor ondernemers, verenigingen, stichtingen, marktkramen en kleine projecten met een gezamenlijke kas.

Op deze pagina vind je een bewerkbaar kasboek sjabloon en duidelijke uitleg. Je kunt het document aanpassen aan jouw situatie, bijvoorbeeld met extra kolommen voor btw, categorieën of bewijsstukken.

Wat is een kasboek?

Een kasboek is een chronologisch overzicht van alle contante inkomsten en uitgaven. Elke kastransactie krijgt een eigen regel. Je begint met het beginsaldo, verwerkt daarna iedere ontvangst en betaling en berekent na elke regel het nieuwe kassaldo.

Een kasboek gaat alleen over fysiek geld, zoals munten en bankbiljetten in een kassa of kas. Een betaling per pin, bankoverschrijving, automatische incasso of online betaaldienst hoort niet in het kasboek. Die transacties verwerk je in jouw bankadministratie.

Wanneer heb je een kasboek nodig?

Je gebruikt een kasboek zodra je contant geld ontvangt of uitgeeft. Denk aan een winkel met een kassa, een horecaonderneming, een marktstand, een clubkantine, een collecte, een buurtactiviteit of een ondernemer die kleine contante uitgaven doet.

Ook wanneer je weinig contante transacties hebt, is vastlegging belangrijk. Een eenvoudige, volledige registratie maakt later duidelijk waar het geld vandaan kwam en waaraan het is besteed.

Waarom een kasboek bijhouden?

Een kasboek geeft dagelijks inzicht in jouw beschikbare contante geld. Je ziet snel of het verwachte saldo overeenkomt met het werkelijk getelde bedrag. Daarmee kun je invoerfouten, vergeten uitgaven en onverklaarde kasverschillen vroeg ontdekken.

Daarnaast vormt het kasboek een onderbouwing van jouw boekhouding. Bewaar daarom bij iedere regel een bon, kwitantie, factuur of ander bewijsstuk. Vermeld het nummer van dat document in jouw kasboek, zodat je een transactie eenvoudig kunt terugvinden.

Voor ondernemers is een betrouwbare administratie extra belangrijk. De Belastingdienst legt op Administratie bewaren uit dat je jouw administratie zo moet inrichten dat jouw rechten en plichten duidelijk blijken. Een zorgvuldig bijgehouden kasboek kan daarbij horen als je met contant geld werkt.

Regels voor een kasadministratie in Nederland

Er bestaat niet één verplicht standaardformulier voor een kasboek. Wel moet jouw administratie betrouwbaar, controleerbaar en volledig zijn. De gegevens moeten aansluiten op de werkelijkheid en je moet boekingen kunnen onderbouwen met originele of goed bewaarde bewijsstukken.

Noteer kasmutaties bij voorkeur direct op de dag waarop ze plaatsvinden. Bij veel contante ontvangsten is een dagelijkse afsluiting verstandig. Tel aan het einde van de dag of werkperiode het aanwezige geld en vergelijk dit met het saldo in het kasboek.

Voor zakelijke administraties geldt doorgaans een bewaarplicht. Welke gegevens je bewaart en hoe lang, hangt af van het soort gegevens en jouw situatie. Raadpleeg de actuele informatie van de Belastingdienst als je jouw administratie voor belastingdoeleinden inricht.

Een kas mag niet negatief worden

Een belangrijk controlesignaal is een negatief kassaldo. Je kunt niet meer contant geld uitgeven dan er volgens jouw administratie in kas zit. Verschijnt er toch een minbedrag? Controleer dan of je een ontvangst bent vergeten, een bedrag verkeerd hebt ingevoerd of een opname vanuit de bank niet hebt vastgelegd.

Heb je wisselgeld in de kassa? Leg het vaste bedrag vast als beginsaldo of als afzonderlijke storting in de kas. Zo blijft duidelijk welk deel van het geld omzet of andere ontvangsten is.

Welke gegevens moeten in een kasboek staan?

De exacte indeling mag je aanpassen, maar een bruikbaar kasboek bevat minimaal voldoende informatie om iedere mutatie te begrijpen en te controleren. Gebruik voor elke kasbeweging een aparte regel.

• De datum van de ontvangst of uitgave.
• Een doorlopend volgnummer of boekstuknummer.
• Een duidelijke omschrijving van de transactie.
• De naam van de betaler, ontvanger of leverancier, als dat relevant is.
• Een verwijzing naar de bon, kwitantie, factuur of andere onderbouwing.
• Het ontvangen bedrag onder kas in.
• Het betaalde bedrag onder kas uit.
• Het nieuwe kassaldo na de transactie.
• Eventueel de categorie, btw-specificatie of grootboekrekening.
• De datum en uitkomst van een kascontrole bij een dagafsluiting.

Gebruik bedragen altijd op dezelfde manier, bijvoorbeeld met twee decimalen. Vul een lege cel niet stilzwijgend in als nul wanneer dat onduidelijkheid kan geven. Een streepje of € 0,00 maakt duidelijk dat er geen ontvangst of uitgave is geboekt.

Verschil tussen een kasboek en verwante documenten

Kasboek sjabloon stap voor stap invullen

1. Vul de basisgegevens in. Noteer de naam van jouw onderneming, vereniging of project, de periode en de persoon die het kasboek beheert.
2. Bepaal het beginsaldo. Tel het contante geld aan het begin van de periode. Neem dit bedrag over als beginsaldo. Is er geen geld in kas, dan is het beginsaldo € 0,00.
3. Geef iedere mutatie een nummer. Gebruik een doorlopende nummering. Koppel dit nummer aan de bijbehorende bon of kwitantie.
4. Noteer de datum en omschrijving. Schrijf concreet wat er is gebeurd, bijvoorbeeld: “Contante verkoop koffie”, “Aankoop schoonmaakmiddelen” of “Wisselgeld uit bankopname”.
5. Boek het bedrag in de juiste kolom. Komt er geld binnen, vul dan alleen de kolom kas in in. Gaat er geld uit, vul dan alleen de kolom kas uit in.
6. Bereken het nieuwe saldo. Tel een ontvangst op bij het vorige saldo of trek een uitgave ervan af. Het saldo moet nooit negatief zijn.
7. Bewaar het bewijsstuk. Zet het bonnummer bij de boeking en bewaar de bon logisch geordend, digitaal of op papier.
8. Controleer en sluit af. Tel het geld in de kas en vergelijk het met het eindsaldo in jouw overzicht. Leg een verschil meteen vast en zoek de oorzaak uit.

Voorbeeld van een kasboeking

Stel: jouw vereniging start de dag met € 50,00 wisselgeld. Er wordt € 36,50 contant ontvangen uit de verkoop van consumpties. Later betaal je € 12,75 contant voor servetten. De registratie ziet er dan als volgt uit:

Tel je aan het eind van de dag € 73,75 in de kassa, dan sluit jouw kasboek aan. Tel je een ander bedrag, onderzoek dan het verschil voordat je de periode afsluit.

Veelgemaakte fouten in een kasboek

• Pinbetalingen opnemen in het kasboek. Die horen bij de bank- of betaalprovideradministratie, niet bij de fysieke kas.
• Meerdere betalingen samenvoegen zonder onderbouwing. Noteer afzonderlijke transacties, of voeg een duidelijke dagstaat als bewijs toe.
• Geen bon of referentienummer vermelden. Daardoor is achteraf moeilijk te controleren waarop een boeking betrekking heeft.
• Pas weken later invullen. De kans op vergeten of foutieve gegevens neemt dan sterk toe.
• Een kasverschil wegwerken zonder toelichting. Leg verschillen vast en corrigeer alleen als je de oorzaak kent.
• Een negatief saldo laten staan. Dit wijst bijna altijd op een ontbrekende of onjuist ingevoerde boeking.
• Privé en zakelijk geld door elkaar halen. Noteer een privé-opname of privé-storting herkenbaar en zorg voor een duidelijke onderbouwing.

Praktische tips voor een betrouwbare kas

Wijs één of enkele vaste personen aan die de kas mogen beheren. Spreek af wie geld mag uitgeven, hoe bonnetjes worden ingeleverd en wanneer de kas wordt geteld. Bij een vereniging of evenement is een telling door twee personen extra verstandig.

Gebruik vaste omschrijvingen en categorieën. Bijvoorbeeld verkoop, donatie, inkoop, vervoerskosten, wisselgeld en kasstorting. Hierdoor kun je later eenvoudiger totalen maken en patronen herkennen.

Stort overtollig contant geld regelmatig af op de bank volgens jouw veiligheidsafspraken. Leg de kasuitgave vast op de datum waarop je het geld uit de kas haalt. De bijschrijving op de bank verwerk je vervolgens apart in jouw bankboek.

Maak van elke kasafsluiting een vast ritueel: tel het geld, vergelijk het saldo, voeg de bewijsstukken toe en noteer direct een eventuele afwijking.

Redactie Sjabloon King

Veelgestelde vragen

Moet ik elke dag een kasboek bijwerken?

Als je dagelijks contante betalingen verwerkt, is dagelijks bijwerken en afsluiten de veiligste werkwijze. Bij incidentele betalingen boek je iedere transactie direct of zo snel mogelijk op de transactiedatum.

Mag ik een digitaal kasboek gebruiken?

Ja, je kunt een digitaal sjabloon gebruiken, zolang de administratie volledig, leesbaar en controleerbaar blijft. Bewaar digitale bonnen en zorg dat wijzigingen traceerbaar blijven.

Wat doe ik bij een kasverschil?

Tel eerst opnieuw en controleer de laatste boekingen, bonnen en het beginsaldo. Vind je de oorzaak niet, noteer dan het verschil met een duidelijke omschrijving en bespreek dit binnen jouw organisatie of met jouw boekhouder.

Hoort een geldstorting naar de bank in het kasboek?

Ja. Op het moment dat je contant geld uit de kas haalt om het te storten, is dit een kasuitgave. De ontvangst op de bank komt vervolgens in het bankboek.

Kan ik één regel gebruiken voor de dagomzet?

Dat kan als een betrouwbare dagstaat de afzonderlijke verkopen onderbouwt. Bewaar die dagstaat bij jouw kasadministratie en vermeld de referentie in het kasboek.

Bronnen

1. Belastingdienst, Administratie bewaren.
2. Belastingdienst, Administratie voor ondernemers.
3. Kamer van Koophandel, Boekhouding en administratie bijhouden.
4. Rijksoverheid, Informatie over ondernemen en administratie.