Een inkooporder is een overzichtelijk document waarmee je officieel goederen of diensten bij een leverancier bestelt. Je legt er precies in vast wat je wilt afnemen, tegen welke prijs, op welk adres en wanneer de levering gewenst is. Dat geeft jou én jouw leverancier houvast.
Met een goed ingevuld inkooporder sjabloon voorkom je dat een mondelinge afspraak of losse e-mail tot discussie leidt. Je kunt het document gebruiken voor een eenmalige bestelling, maar ook als vaste werkwijze binnen jouw onderneming. Vul de gegevens zorgvuldig in, verstuur de order naar de leverancier en bewaar een kopie bij jouw administratie.
Op deze pagina lees je wanneer je een inkooporder gebruikt, welke onderdelen erin horen en hoe je de template stap voor stap invult. Onderaan vind je ook praktische aandachtspunten en antwoorden op veelgestelde vragen.
Wat is een inkooporder?
Een inkooporder, ook wel bestelorder of purchase order genoemd, is een document van de koper aan de leverancier. Met de order vraag je de leverancier om de genoemde goederen of diensten te leveren onder de vermelde voorwaarden.
Het document bevat doorgaans een uniek ordernummer, de gegevens van beide partijen, een omschrijving van de bestelling, aantallen, prijzen, btw, het afleveradres en de gewenste leverdatum. Een inkooporder kan digitaal worden verstuurd als pdf, per e-mail of via een inkoopsysteem.
Je gebruikt een inkooporder vooral als je overzicht wilt houden op uitgaven en leveringen. Ook bij kleinere ondernemingen is dat nuttig: je kunt beter controleren of de ontvangen goederen overeenkomen met wat je hebt besteld en of de factuur klopt.
Wanneer heb je een inkooporder nodig?
Een inkooporder is niet voor elke aanschaf verplicht, maar is verstandig zodra de bestelling meer omvat dan een simpele kassatransactie. Denk bijvoorbeeld aan voorraad, kantoorinventaris, materialen voor een project, externe dienstverlening of periodieke leveringen.
- Je bestelt producten of diensten voor jouw onderneming bij een leverancier.
- Je wilt vooraf schriftelijk bevestigen wat prijs, hoeveelheid en levering zijn.
- Meerdere medewerkers mogen inkopen en je wilt interne controle houden.
- Je wilt een bestelling kunnen vergelijken met de pakbon en factuur.
- Je koopt op rekening en wilt een duidelijk referentienummer voor de administratie.
- Je wilt afwijkende afspraken vastleggen, zoals levering in delen of een projectlocatie.
Bij een eenvoudige online aankoop ontvang je vaak al een orderbevestiging van de verkoper. Toch kun je ook dan jouw eigen inkooporder bewaren, zeker wanneer je de uitgave aan een project, afdeling of klant wilt koppelen.
Welke regels gelden in Nederland?
Een inkooporder is in Nederland meestal vormvrij. Dat betekent dat er geen verplicht standaardformulier bestaat. Wel kunnen een bestelling en de aanvaarding daarvan samen een overeenkomst vormen. Het is daarom belangrijk dat de inhoud duidelijk is: beschrijf de producten of diensten nauwkeurig en noteer welke voorwaarden volgens jou gelden.
Controleer vóór verzending of jouw leverancier algemene voorwaarden hanteert. Daarin kunnen afspraken staan over levering, transport, betaling, garanties, klachten en aansprakelijkheid. Bij zakelijke aankopen is het verstandig om duidelijk te maken of je die voorwaarden accepteert of dat je eigen inkoopvoorwaarden van toepassing verklaart. Algemene informatie over zakendoen en contracten vind je bij Kamer van Koophandel.
De inkooporder is geen factuur. De leverancier stuurt normaal gesproken na levering of volgens afspraak een factuur. Voor jouw administratie is het raadzaam om offerte, inkooporder, orderbevestiging, pakbon, eventuele correspondentie en factuur bij elkaar te bewaren. Zo kun je de zakelijke kosten en betaalde btw goed onderbouwen. Voor administratieve verplichtingen kun je de informatie van de Belastingdienst raadplegen.
Wat moet er in een inkooporder staan?
Hoe vollediger jouw order, hoe kleiner de kans op misverstanden. Neem ten minste de volgende onderdelen op in jouw document.
- Een duidelijke titel, bijvoorbeeld ‘Inkooporder’ of ‘Bestelorder’.
- Een uniek inkoopordernummer en de datum van bestelling.
- Jouw bedrijfsnaam, adres, contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer.
- Jouw btw-identificatienummer en eventueel KvK-nummer.
- Naam, adres en contactgegevens van de leverancier.
- Een factuuradres en, als dat afwijkt, een afleveradres.
- Een heldere omschrijving per artikel of dienst, eventueel met artikelnummer.
- Aantallen, eenheden, prijs per eenheid, korting en bedragen exclusief btw.
- Het btw-tarief, btw-bedrag en totaalbedrag inclusief btw.
- Gewenste leverdatum, levertijd of afgesproken levervenster.
- Verzendwijze, transportkosten en afspraken over deelleveringen.
- Betaaltermijn, betalingswijze en een verwijzing naar het ordernummer.
- Bijzondere voorwaarden, zoals een projectnummer, keuringsvereisten of bijlagen.
- Naam van de bevoegde besteller en ruimte voor akkoord van de leverancier.
Verschil met verwante documenten
| Document | Wie stelt het op? | Doel | Moment |
|---|---|---|---|
| Inkooporder | Koper | De leverancier formeel laten weten wat je bestelt. | Vóór levering |
| Offerte | Leverancier | Prijs en voorwaarden aanbieden aan een mogelijke klant. | Vóór de bestelling |
| Orderbevestiging | Leverancier | Bevestigen dat de bestelling is ontvangen en geaccepteerd. | Na de bestelling |
| Pakbon | Leverancier of vervoerder | Vermelden welke goederen feitelijk zijn meegeleverd. | Bij levering |
| Factuur | Leverancier | Betaling vragen voor geleverde goederen of diensten. | Na of rond levering |
In de praktijk horen deze documenten bij elkaar. Vergelijk de inkooporder met de orderbevestiging, controleer de levering aan de hand van de pakbon en betaal de factuur pas nadat de gegevens waar nodig zijn gecontroleerd.
