Prijslijst sjabloon gratis downloaden en invullen

Een duidelijke prijslijst voorkomt vragen, misverstanden en onverwachte discussies over kosten. Of je nu diensten verleent, producten verkoopt of beide aanbiedt: jouw klant moet in één oogopslag kunnen zien wat je levert en wat daarvoor wordt berekend.

Met het prijslijst sjabloon op deze pagina maak je een overzicht dat je kunt afdrukken, als pdf kunt versturen of online kunt plaatsen. Je past de omschrijvingen, tarieven, btw en voorwaarden eenvoudig aan jouw aanbod aan. Zo houd je jouw communicatie professioneel en transparant.

Een prijslijst is geen factuur of offerte. Het is vooral een overzicht van jouw gebruikelijke prijzen. Juist daarom is het verstandig om duidelijk te vermelden voor wie de prijzen gelden, of btw is inbegrepen en tot wanneer de lijst geldig is.

Wat is een prijslijst en wanneer gebruik je die?

Een prijslijst, ook wel tarievenlijst of prijzenlijst genoemd, is een document met de prijzen van producten, diensten of aanvullende werkzaamheden. Je gebruikt het om klanten vooraf te informeren over jouw standaardtarieven.

Voorbeelden zijn een kapper die behandelingen en toeslagen toont, een fotograaf met pakketten en nabestellingstarieven, een zzp’er met een uurtarief en reiskosten, of een winkel met een overzicht van zakelijke bestellingen. Een prijslijst kan intern ook dienen als uitgangspunt voor offertes en facturen.

Gebruik een prijslijst vooral wanneer jouw prijzen redelijk vast zijn. Bij maatwerk, complexe opdrachten of wisselende inkoopprijzen is een offerte vaak geschikter. Vermeld dan bijvoorbeeld dat prijzen indicatief zijn en dat je voor een definitieve prijs een offerte opstelt.

Welke regels gelden voor een prijslijst in Nederland?

Een prijslijst moet voor consumenten duidelijk, begrijpelijk en niet misleidend zijn. De klant moet kunnen zien wat de prijs inhoudt, welke kosten eventueel nog bijkomen en of btw in de prijs is verwerkt. Richt je je op consumenten, dan toon je prijzen in beginsel inclusief btw. Verkoop je uitsluitend aan zakelijke klanten, dan kun je bedragen exclusief btw tonen, mits je dat zeer duidelijk aangeeft.

Vermeld je een vanafprijs, dan moet duidelijk zijn wat de klant minimaal voor die prijs krijgt. Ook verplichte kosten, zoals vaste administratiekosten of verplichte afleveringskosten, mogen niet pas aan het einde van het bestelproces zichtbaar worden. Lees meer over eerlijke informatie aan consumenten bij ConsuWijzer.

Een prijslijst kan onderdeel worden van de afspraak met jouw klant. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer je de lijst meestuurt met een offerte, wanneer de klant op basis daarvan bestelt of wanneer je algemene voorwaarden ernaar verwijzen. Wees dus zorgvuldig: verander prijzen niet met terugwerkende kracht voor een opdracht die al is bevestigd.

Voor ondernemers is de btw-vermelding belangrijk. De Belastingdienst legt uit wanneer je btw berekent en hoe je die verwerkt in jouw administratie. Raadpleeg daarvoor de informatie op belastingdienst.nl. Controleer ook altijd of jouw diensten of producten onder een bijzonder btw-tarief of vrijstelling vallen.

Welke gegevens horen in een goede prijslijst?

De inhoud hangt af van jouw branche, maar een bruikbare prijslijst bevat meer dan alleen een rij bedragen. Geef voldoende uitleg zodat een klant jouw aanbod kan vergelijken en een prijs correct kan interpreteren.

• Jouw bedrijfsnaam, adresgegevens en contactgegevens.
• Eventueel jouw handelsregisternummer en btw-identificatienummer.
• Een duidelijke titel, bijvoorbeeld ‘Prijslijst diensten’ of ‘Tarieven zakelijke klanten’.
• De ingangsdatum en, indien van toepassing, een einddatum of versienummer.
• Een herkenbare omschrijving van elk product, elke dienst of elk pakket.
• De eenheid: per stuk, per uur, per kilometer, per behandeling, per maand of per pakket.
• De prijs per eenheid en een heldere aanduiding of btw is inbegrepen of uitgesloten.
• Eventuele staffelprijzen, minimumafname, toeslagen en optionele onderdelen.
• Betalingsvoorwaarden, voor zover die relevant zijn voor het gebruik van de lijst.
• Een korte toelichting op uitzonderingen, maatwerk en prijswijzigingen.

Gebruik eenvoudige omschrijvingen. Schrijf liever ‘Voorrijkosten binnen 15 km’ dan alleen ‘Transport’. Als een dienst verschillende onderdelen omvat, benoem dan wat wel en niet inbegrepen is. Dat maakt vergelijken gemakkelijker en beperkt de kans op teleurstelling.

Verschil tussen een prijslijst, offerte en factuur

Een prijslijst kan de basis vormen voor een offerte, maar vervangt die niet altijd. Wil een klant bijvoorbeeld een verbouwing, campagne of project laten uitvoeren, dan leg je de exacte omvang en afspraken beter vast in een offerte of overeenkomst.

Prijzen helder en eerlijk presenteren

De beste vorm hangt af van jouw aanbod. Voor losse producten werkt een tabel met artikelnummer, omschrijving, inhoud en prijs goed. Voor diensten is een indeling per categorie vaak overzichtelijker, bijvoorbeeld ‘basis’, ‘extra werkzaamheden’ en ‘toeslagen’.

Inclusief of exclusief btw

Schrijf niet alleen ‘excl. btw’ onderaan een lange pagina als de lijst ook door consumenten wordt gebruikt. Zet bij de kolomkop of bij elke relevante prijs duidelijk of het bedrag inclusief of exclusief btw is. Wanneer je beide doelgroepen bedient, kun je twee kolommen gebruiken: prijs exclusief btw en prijs inclusief btw.

Vanafprijzen en pakketten

Een vanafprijs kan nuttig zijn bij maatwerk, maar geef altijd aan welke basisprestatie erbij hoort. Bijvoorbeeld: ‘Website-onderhoud vanaf € [bedrag] per maand, inclusief [aantal] uur kleine wijzigingen’. Licht vervolgens toe welke werkzaamheden apart worden berekend.

Toeslagen en bijkomende kosten

Noem alle veelvoorkomende extra kosten afzonderlijk. Denk aan spoedtoeslag, reiskosten, avond- of weekendtarief, verzending, installatie of materiaalkosten. Vermeld ook wanneer een toeslag geldt, zodat de klant niet hoeft te gokken.

Prijslijst invullen in 7 stappen

1. Bepaal jouw doelgroep. Kies eerst of de lijst voor consumenten, zakelijke klanten of beide bedoeld is. Stem de btw-weergave en toon daarop af.
2. Maak logische rubrieken. Deel jouw aanbod in duidelijke groepen in, zoals producten, diensten, pakketten, accessoires en toeslagen.
3. Beschrijf elk onderdeel concreet. Noteer wat de klant ontvangt. Voeg waar nodig aantallen, duur, formaat, materiaal of voorwaarden toe.
4. Kies de juiste prijseenheid. Gebruik bijvoorbeeld per uur, per stuk, per sessie, per kilometer of per maand. Houd dezelfde eenheid binnen vergelijkbare onderdelen aan.
5. Vul prijzen en btw in. Controleer of je bedragen consequent inclusief of exclusief btw vermeldt. Voeg bij gemengde doelgroepen beide bedragen toe.
6. Voeg voorwaarden toe. Beschrijf kort de geldigheid, eventuele minimumafname, toeslagen, betaling en de manier waarop maatwerk wordt geprijsd.
7. Controleer en publiceer de juiste versie. Laat iemand die jouw aanbod niet kent de lijst lezen. Begrijpt die persoon alle prijzen en uitzonderingen? Sla daarna een versie op met een ingangsdatum.

Werk met een versienummer en een ingangsdatum. Dan kun je later altijd aantonen welke tarieven je op een bepaald moment communiceerde.

Redactie Sjabloon King

Veelgemaakte fouten bij een prijzenlijst

• Alleen bedragen noemen zonder uit te leggen wat daarvoor wordt geleverd.
• Btw niet vermelden of onduidelijk laten of deze in de prijs is opgenomen.
• Verplichte bijkomende kosten pas later noemen.
• Een vanafprijs tonen zonder de minimale inhoud van het aanbod te benoemen.
• Oude tarieven online laten staan nadat prijzen zijn aangepast.
• Geen onderscheid maken tussen standaardwerk en maatwerk.
• Te veel informatie in één tabel zetten, waardoor klanten de prijs niet meer kunnen vinden.
• Een prijslijst als definitieve offerte behandelen terwijl belangrijke projectafspraken ontbreken.

Voorkom ook interne afkortingen. Jouw team weet misschien wat ‘pakket P2’ betekent, maar een nieuwe klant niet. Geef een korte beschrijving of gebruik een toegankelijke naam.

Praktische tips voor een professionele tarievenlijst

Zet de meest gekozen producten of diensten bovenaan. Voeg bij pakketten een korte vergelijking toe, zodat de klant direct ziet welke optie het beste past. Beperk het aantal lettertypes en maak bedragen onder elkaar uitgelijnd; dat leest rustiger.

Controleer jouw kostprijs voordat je tarieven publiceert. Neem niet alleen materiaal en uren mee, maar ook voorbereiding, administratie, vervoer, software, verzekeringen en winst. Een lage prijs die jouw werkelijke kosten niet dekt, is op langere termijn geen goede prijs.

Plan vaste momenten om je lijst te herzien, bijvoorbeeld na een wijziging in inkoop, capaciteit of aanbod. Communiceer belangrijke prijswijzigingen tijdig aan vaste klanten, zeker als zij regelmatig bestellen. Bij lopende afspraken gelden in de eerste plaats de afspraken die je eerder met die klant hebt gemaakt.

Stuur je de prijslijst digitaal? Bewaar dan een pdf van iedere versie. Op die manier blijft de opmaak intact en kun je desgewenst terugvinden welke versie je hebt verzonden.

Veelgestelde vragen

Moet ik btw op mijn prijslijst vermelden?

Ja, maak altijd duidelijk hoe de btw is verwerkt. Voor consumenten horen prijzen doorgaans inclusief btw te worden getoond. Bij een uitsluitend zakelijke prijslijst kun je exclusief btw werken, zolang dat direct en duidelijk zichtbaar is.

Is een prijslijst juridisch bindend?

Dat kan, afhankelijk van de omstandigheden. Een algemene lijst is vaak een uitnodiging om te bestellen, maar kan onderdeel worden van een overeenkomst wanneer jij en de klant de prijs voor een concrete bestelling accepteren. Leg maatwerkafspraken daarom aanvullend schriftelijk vast.

Hoe lang is een prijslijst geldig?

Dat bepaal je zelf. Vermeld een ingangsdatum en eventueel een einddatum. Staat er geen einddatum, geef dan aan dat prijzen kunnen wijzigen, zonder bestaande bevestigde afspraken zomaar te veranderen.

Kan ik verschillende prijzen hanteren voor consumenten en bedrijven?

Dat kan, zolang je daar transparant over bent. Maak aparte lijsten of benoem duidelijk voor welke doelgroep elk tarief geldt. Zorg er ook voor dat de btw-weergave niet tot verwarring leidt.

Wanneer heb ik naast een prijslijst een offerte nodig?

Gebruik een offerte bij een specifieke opdracht met eigen aantallen, planning, voorwaarden of maatwerk. De prijslijst geeft dan richting, terwijl de offerte de definitieve afspraak voor die klant vastlegt.

Bronnen

1. ConsuWijzer – Informatie over prijzen en kosten voor consumenten.
2. Belastingdienst – Btw voor ondernemers.
3. Kamer van Koophandel – Een prijs bepalen voor jouw product of dienst.
4. Rijksoverheid – Regels voor verkoop aan consumenten.