Een pakbon is een praktisch document dat met een levering meegaat. Hierop staat precies welke artikelen je hebt geleverd, in welke aantallen en aan wie. Zo kan de ontvanger de zending direct controleren en kan jouw administratie later aantonen wat er is verzonden.
Met een goed pakbon sjabloon voorkom je onduidelijkheid over ontbrekende, verkeerde of beschadigde goederen. Je vult de gegevens in, voegt de pakbon bij de doos, pallet of zending en bewaart een kopie in jouw administratie. Dit is vooral handig voor webshops, groothandels, leveranciers, makers en dienstverleners die materialen afleveren.
Op deze pagina vind je een bewerkbaar voorbeeld, duidelijke invulinstructies en aandachtspunten voor een pakbon die aansluit op de dagelijkse praktijk in Nederland.
Wat is een pakbon?
Een pakbon, ook wel leveringsbon genoemd, is een begeleidend document bij een levering van goederen. De pakbon vermeldt welke producten in een specifieke zending zitten. De ontvanger gebruikt het document om te controleren of de bestelling volledig en correct is geleverd.
Een pakbon is meestal geen betaalverzoek. Prijzen, btw en betaaltermijnen hoeven er daarom niet op te staan. Veel ondernemers laten die gegevens bewust weg, bijvoorbeeld wanneer goederen rechtstreeks naar een eindklant gaan of wanneer magazijnmedewerkers alleen de inhoud van de zending moeten controleren.
Gebruik een pakbon wanneer je fysieke artikelen, onderdelen, materialen of voorraad levert. Ook bij een deellevering is een pakbon nuttig: je maakt dan duidelijk welke artikelen nu zijn meegeleverd en welke nog volgen.
Wanneer heb je een pakbon nodig?
Een pakbon is niet voor elke levering wettelijk verplicht, maar is in veel situaties sterk aan te raden. Het document zorgt voor een controleerbaar moment tussen verzending en ontvangst. Zeker wanneer meerdere personen betrokken zijn bij orderverwerking, transport en ontvangst, verkleint dit de kans op fouten.
- Je levert producten aan een zakelijke klant.
- Je verstuurt een bestelling vanuit een webshop.
- Je levert artikelen in meerdere zendingen.
- Je brengt materialen naar een projectlocatie.
- Een vervoerder haalt goederen bij je op.
- De klant moet de inhoud bij ontvangst controleren.
- Je wilt een afleverbevestiging laten ondertekenen.
Bij een conflict over een ontbrekend artikel kan een ondertekende pakbon helpen als bewijs dat een bepaalde zending is aangeboden of ontvangen. Een handtekening is echter niet altijd sluitend bewijs van de precieze inhoud. Zorg daarom ook voor een goede orderadministratie, verzendgegevens en, waar passend, foto’s of een scan van de zending.
Regels voor pakbonnen in Nederland
Voor een gewone pakbon gelden geen vaste wettelijke vormvereisten zoals voor een factuur. Je mag dus zelf bepalen hoe jouw pakbon eruitziet, zolang deze voor de ontvanger duidelijk is. Vermeld in ieder geval voldoende gegevens om de zending aan een bestelling, klant en levermoment te koppelen.
Een pakbon vervangt geen factuur. Als je ondernemer bent en goederen of diensten factureert, moet jouw factuur voldoen aan de btw-regels. De Belastingdienst legt uit welke gegevens op een factuur moeten staan op Belastingdienst: Waaraan moet een factuur voldoen?. Houd jouw pakbon en factuur dus als afzonderlijke documenten, ook als ze hetzelfde ordernummer gebruiken.
Verwerk je op de pakbon namen, adressen of handtekeningen van personen? Dan verwerk je persoonsgegevens. Beperk de gegevens tot wat je voor de levering nodig hebt, bewaar ze niet langer dan noodzakelijk en zorg dat onbevoegden er niet bij kunnen. Algemene informatie over zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens vind je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bij internationaal transport kunnen aanvullende vervoersdocumenten nodig zijn, zoals een CMR-vrachtbrief of douanedocumenten. Een gewone pakbon is dan vaak nog steeds nuttig voor de inhoudscontrole, maar vervangt die documenten niet.
Welke gegevens horen op een pakbon?
Maak de pakbon zo concreet mogelijk. Een ontvanger moet zonder bellen of zoeken kunnen zien bij welke bestelling de goederen horen en wat er gecontroleerd moet worden.
- Jouw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens.
- Naam en afleveradres van de klant of ontvanger.
- Een uniek pakbonnummer.
- De pakbondatum en, indien bekend, de leverdatum.
- Ordernummer, referentie of inkoopordernummer van de klant.
- Een duidelijke omschrijving per geleverd artikel.
- Artikelnummer, SKU, EAN of andere productcode indien relevant.
- Besteld aantal, geleverd aantal en eventueel nalevering.
- Aantal colli, pallets of pakketten als dat belangrijk is.
- Opmerkingen over schade, backorders, retouren of speciale afleverafspraken.
- Naam en handtekening van de ontvanger, als je ontvangst wilt laten bevestigen.
Vermeld bij een deellevering expliciet dat het om een deellevering gaat. Schrijf bijvoorbeeld: “Deellevering 1 van 2; resterende 5 stuks volgen.” Daarmee voorkom je dat de klant denkt dat de bestelling al compleet is.
Verschil tussen pakbon, factuur, werkbon en vrachtbrief
| Document | Hoofddoel | Wat staat erop? | Moment van gebruik |
|---|---|---|---|
| Pakbon | Inhoud van een levering controleren | Artikelen, aantallen, order- en aflevergegevens | Bij of direct na levering |
| Factuur | Betaling vragen en btw administreren | Bedragen, btw, betaaltermijn en verplichte factuurgegevens | Na of rond levering |
| Werkbon | Uitgevoerde werkzaamheden vastleggen | Uren, werkzaamheden, materialen en akkoord klant | Tijdens of na werkzaamheden |
| Vrachtbrief | Vervoer van goederen documenteren | Afzender, vervoerder, ontvanger en transportgegevens | Tijdens transport |
| Orderbevestiging | Afspraken over een bestelling bevestigen | Bestelde artikelen, prijs, voorwaarden en levertijd | Na acceptatie van de bestelling |
