Een goed verkoopoverzicht laat in één oogopslag zien wat je hebt verkocht, aan wie, voor welk bedrag en of de klant al heeft betaald. Dat is handig voor zzp’ers, kleine ondernemingen, verenigingen en iedereen die verkopen overzichtelijk wil registreren.
Met het invulbare verkoopoverzicht op deze pagina zet je losse verkoopgegevens om in een bruikbaar overzicht. Je kunt het gebruiken als maandelijkse verkoopregistratie, als intern rapport of als basis voor je facturatie en boekhouding.
Vul iedere verkoopregel zo snel mogelijk aan. Daardoor zie je eerder welke producten goed lopen, welke klanten nog moeten betalen en hoeveel omzet je in een bepaalde periode hebt gemaakt.
Wat is een verkoopoverzicht?
Een verkoopoverzicht is een administratief document waarin je verkopen per periode bijhoudt. Per verkoop noteer je bijvoorbeeld de datum, het verkoopnummer, de klant, het product of de dienst, het bedrag exclusief btw, de btw, het totaalbedrag en de betaalstatus.
Het document is vooral een intern hulpmiddel. Het vervangt geen factuur, bon, overeenkomst of boekhouding. Wel helpt het je om die documenten te ordenen en om snel totalen te berekenen. Je kunt een verkoopoverzicht dagelijks bijwerken of aan het einde van iedere week of maand invullen.
Wanneer heb je een verkoopoverzicht nodig?
Een verkoopoverzicht is nuttig zodra je meer verkopen hebt dan je gemakkelijk uit je hoofd kunt bijhouden. Ook bij een klein aantal transacties voorkomt het dat betalingen, retouren of afspraken met klanten door elkaar gaan lopen.
- Je verkoopt producten, diensten of abonnementen aan meerdere klanten.
- Je wilt jouw omzet per week, maand, kwartaal of jaar volgen.
- Je wilt zien welke facturen nog openstaan.
- Je werkt met contante betalingen, pinbetalingen, overschrijvingen of betaalverzoeken.
- Je wilt verkoopcijfers delen met een boekhouder, mede-eigenaar of leidinggevende.
- Je wilt weten welke producten, diensten of verkoopkanalen het meeste opleveren.
Ook als je via een webshop, marktplaats, sociale media of een fysieke winkel verkoopt, kun je hetzelfde basisoverzicht gebruiken. Voeg dan een kolom toe voor het verkoopkanaal.
Regels voor jouw verkoopadministratie in Nederland
Voor ondernemers is een deugdelijke administratie belangrijk. Je moet uit jouw administratie kunnen afleiden welke omzet je hebt behaald, welke btw je hebt berekend en welke bedragen je hebt ontvangen. Een verkoopoverzicht kan daarbij een ondersteunend document zijn, naast je facturen, kassasysteem, bankafschriften en inkoopgegevens.
De Belastingdienst stelt eisen aan de administratie en aan de bewaarplicht van zakelijke gegevens. Welke gegevens je precies moet bewaren, hangt onder meer af van jouw onderneming en belastingpositie. Lees daarom de actuele informatie op Belastingdienst.nl voor ondernemers.
Verstuur je facturen aan zakelijke klanten, dan moeten daarop doorgaans bepaalde gegevens staan, zoals jouw bedrijfsgegevens, een uniek factuurnummer, datum, omschrijving en btw-informatie. Een verkoopoverzicht hoeft die factuur niet te vervangen. Koppel in jouw overzicht daarom altijd het factuurnummer, bonnummer of ordernummer aan de betreffende verkoop.
Verwerk je namen, adressen, e-mailadressen of andere klantgegevens, ga daar dan zorgvuldig mee om. Neem alleen gegevens op die je nodig hebt voor jouw administratie, beperk de toegang en bewaar bestanden veilig. Algemene informatie over privacyregels voor organisaties vind je bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Welke gegevens zet je in een verkoopoverzicht?
De opbouw hangt af van jouw manier van werken. Kies vooral velden die je echt gebruikt en die je later kunt controleren. Met onderstaande onderdelen kun je een volledig en praktisch basisoverzicht maken.
- Periode: de week, maand, het kwartaal of het jaar waarop het overzicht betrekking heeft.
- Verkoopdatum: de datum waarop je de verkoop hebt gedaan of gefactureerd.
- Verkoopnummer: een intern volgnummer, ordernummer, bonnummer of factuurnummer.
- Klantgegevens: minimaal de klantnaam; voeg eventueel een klantnummer toe.
- Product of dienst: een korte, duidelijke omschrijving van wat je hebt verkocht.
- Aantal en prijs: het aantal verkochte eenheden en de prijs per eenheid exclusief btw.
- Bedragen: subtotaal exclusief btw, btw-bedrag en totaal inclusief btw.
- Betaalmethode: bijvoorbeeld pin, contant, bankoverschrijving, iDEAL of op rekening.
- Betaalstatus: betaald, openstaand, deels betaald, gecrediteerd of geretourneerd.
- Betaaldatum: de datum waarop je de betaling daadwerkelijk hebt ontvangen.
- Opmerkingen: bijvoorbeeld een kortingsafspraak, retour, betalingsregeling of verwijzing naar een creditfactuur.
Verkoop je aan consumenten en zakelijke klanten? Dan kan een aparte kolom voor het klanttype helpen. Werk je met verschillende btw-tarieven of vrijgestelde omzet, noteer die categorieën afzonderlijk zodat je totalen beter kunt controleren.
Verschil met andere verkoopdocumenten
| Document | Hoofddoel | Voor wie? | Belangrijk verschil |
|---|---|---|---|
| Verkoopoverzicht | Verkopen en resultaten bijhouden | Intern gebruik | Bundelt meerdere verkopen in één overzicht. |
| Factuur | Betaling vragen voor een levering | Klant en administratie | Gaat over één concrete transactie en bevat factuurgegevens. |
| Offerte | Een aanbod doen vóór de verkoop | Potentiële klant | Is nog geen registratie van een afgeronde verkoop. |
| Werkbon | Werkzaamheden of levering vastleggen | Uitvoerder en klant | Legt vooral uitvoering, uren en materialen vast. |
| Kwitantie | Ontvangst van betaling bevestigen | Betaler en ontvanger | Bewijst een betaling, maar geeft geen totaalbeeld van alle verkopen. |
