Als penningmeester wil je snel kunnen laten zien hoe jouw vereniging er financieel voor staat. Een goed penningmeester overzicht bundelt de belangrijkste cijfers: geld dat binnenkomt, uitgaven, het banksaldo, kasgeld, openstaande bedragen en gereserveerd geld.
Met een vast sjabloon werk je nauwkeuriger en kan het bestuur beter meedenken. Je hoeft niet telkens in losse bankafschriften, bonnetjes en facturen te zoeken. Ook tijdens een bestuursvergadering of algemene ledenvergadering heb je de kerngegevens direct bij de hand.
Dit bewerkbare overzicht is bedoeld voor Nederlandse verenigingen, stichtingen en kleine clubs. Je past de rubrieken eenvoudig aan jouw situatie aan, bijvoorbeeld voor contributies, sponsoring, activiteiten, materialen of huur van een ruimte.
Wat is een penningmeester overzicht?
Een penningmeester overzicht is een periodieke samenvatting van de financiële positie van een organisatie. Het is meestal geen officieel jaarverslag en ook geen vervanging voor een volledige boekhouding. Het is vooral een praktisch stuurdocument voor de penningmeester en het bestuur.
In het overzicht vergelijk je vaak de werkelijke inkomsten en uitgaven met de begroting. Daarnaast vermeld je hoeveel geld er op de bankrekening en eventueel in kas aanwezig is. Zo zie je niet alleen wat er in de afgelopen periode is gebeurd, maar ook of de vereniging haar geplande activiteiten kan betalen.
Gebruik het overzicht bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal of voorafgaand aan iedere bestuursvergadering. Voor een kleine vereniging is een kwartaaloverzicht vaak werkbaar. Bij veel betalingen of beperkte financiële ruimte is een maandelijks overzicht verstandiger.
Wanneer heb je dit overzicht nodig?
Een overzicht is nuttig zodra meerdere mensen verantwoordelijk zijn voor beslissingen over geld. Het helpt om uitgaven vooraf te beoordelen, afwijkingen van de begroting vroeg te signaleren en verantwoording af te leggen aan leden.
- Voor een bestuursvergadering waarin uitgaven, activiteiten of investeringen worden besproken.
- Bij de voorbereiding van de algemene ledenvergadering.
- Voor controle door de kascommissie of een andere aangewezen financiële controleur.
- Bij het aanvragen of verantwoorden van een subsidie.
- Wanneer je het penningmeesterschap overdraagt aan een opvolger.
- Wanneer het bestuur wil weten of er voldoende ruimte is voor een nieuwe activiteit.
Maak onderscheid tussen geld dat vrij besteedbaar is en geld met een bestemming. Een bijdrage voor een specifiek evenement of een gereserveerd bedrag voor vervanging van materiaal is niet hetzelfde als vrij beschikbaar saldo.
Regels en verantwoordelijkheden in Nederland
De statuten en het huishoudelijk reglement van jouw vereniging zijn het vertrekpunt. Daarin staat vaak wie betalingen mag goedkeuren, hoe de jaarrekening wordt vastgesteld en hoe de financiële controle is geregeld. Volg die interne afspraken consequent en leg afwijkingen schriftelijk vast.
Een vereniging moet een administratie voeren die inzicht geeft in haar financiële positie en rechten en verplichtingen. Dat betekent in de praktijk dat je bankafschriften, facturen, bonnetjes, overeenkomsten en relevante correspondentie ordelijk bewaart. Algemene informatie over de administratieve verplichtingen voor organisaties vind je bij de Belastingdienst.
Bij een vereniging benoemen de leden vaak een kascommissie. Deze commissie controleert doorgaans de financiële stukken en adviseert de ledenvergadering over decharge van het bestuur. Wat de commissie precies doet, volgt uit de statuten, het huishoudelijk reglement en de besluiten van de leden.
Heb je personeel, ben je btw-plichtig of ontvang je subsidies? Dan kunnen aanvullende eisen gelden. Controleer daarom steeds de voorwaarden van de subsidieverstrekker en de regels die bij jouw activiteiten horen. Voor algemene informatie over verenigingen en bestuur kun je ook terecht bij de Kamer van Koophandel.
Welke onderdelen neem je op?
Een bruikbaar overzicht is volledig genoeg om betrouwbare beslissingen te nemen, maar kort genoeg om snel te lezen. Neem minimaal de volgende onderdelen op.
- Naam van de vereniging, verslagperiode en datum waarop je het overzicht opstelt.
- Beginsaldo van bankrekening(en) en kas aan het begin van de periode.
- Inkomsten per categorie, zoals contributies, donaties, sponsoring, subsidies en opbrengsten uit activiteiten.
- Uitgaven per categorie, zoals huur, verzekeringen, materialen, bankkosten en activiteiten.
- Begrote bedragen, werkelijke bedragen en het verschil per rubriek.
- Eindsaldo op bankrekening(en), eventueel kasgeld en het totale beschikbare saldo.
- Openstaande vorderingen, zoals nog te ontvangen contributies of facturen.
- Openstaande schulden, zoals nog te betalen leveranciersfacturen.
- Reserveringen en geoormerkte bedragen met een korte toelichting op het doel.
- Opmerkingen over grote afwijkingen, bijzondere betalingen en verwachte kosten.
Noteer bedragen consequent als positief of negatief volgens één vaste methode. Vermeld ook altijd inclusief of exclusief btw wanneer dat voor jouw vereniging relevant is. Een onduidelijke tekenwijze leidt snel tot verkeerde conclusies.
Verschil met andere financiële documenten
| Document | Doel | Moment | Inhoud |
|---|---|---|---|
| Penningmeester overzicht | Bestuur snel inzicht geven | Maandelijks of per kwartaal | Saldo, inkomsten, uitgaven, afwijkingen en openstaande posten |
| Kasboek | Alle kasmutaties vastleggen | Doorlopend | Elke ontvangst en uitgave van contant geld |
| Begroting | Financieel plan voor een periode | Vooraf, vaak per boekjaar | Verwachte inkomsten, uitgaven en reserveringen |
| Jaarrekening | Financiële verantwoording afleggen | Na afloop van het boekjaar | Jaarcijfers, toelichting en vaak vergelijking met begroting |
| Bankafschrift | Bankmutaties aantonen | Doorlopend | Bij- en afschrijvingen op een rekening |
Voorbereiding: verzamel en controleer de gegevens
Begin niet met invullen voordat je de bronstukken hebt verzameld. Download de bankmutaties over de gekozen periode, tel het kasgeld indien aanwezig en verzamel facturen, bonnetjes, declaraties en betaalverzoeken. Controleer vervolgens of elke mutatie een duidelijke toelichting en een bijbehorend bewijsstuk heeft.
Vergelijk het eindsaldo van de vorige periode met het beginsaldo van de nieuwe periode. Die twee bedragen moeten op elkaar aansluiten. Is er een verschil? Zoek dat eerst uit. Mogelijk ontbreekt een mutatie, is een bedrag dubbel verwerkt of is een bankbetaling in de verkeerde periode geboekt.
