Een factuur die niet op tijd wordt betaald, hoeft niet meteen te betekenen dat jouw klant niet wil betalen. Misschien is de factuur over het hoofd gezien, bij de verkeerde persoon terechtgekomen of is er simpelweg vertraging in de administratie. Met een eerste betalingsherinnering breng je de openstaande betaling vriendelijk en professioneel onder de aandacht.
Op deze pagina vind je een bewerkbaar sjabloon voor een eerste betalingsherinnering. Je vult de gegevens van jouw onderneming, de klant en de factuur in en past de tekst aan jouw situatie aan. Zo stuur je snel een heldere herinnering zonder de zakelijke relatie onnodig onder druk te zetten.
Een goede eerste herinnering is concreet: de ontvanger ziet direct om welke factuur het gaat, welk bedrag nog openstaat, waarheen het bedrag moet worden overgemaakt en vóór welke datum je betaling verwacht. Bewaar altijd een kopie van wat je verstuurt.
Wat is een eerste betalingsherinnering?
Een eerste betalingsherinnering is een vriendelijk bericht aan een klant die een factuur niet binnen de afgesproken betaaltermijn heeft voldaan. Je vraagt de klant om het openstaande bedrag alsnog te betalen. De brief of e-mail wordt ook wel een betaalherinnering genoemd.
Dit is meestal de eerste stap in jouw debiteurenbeheer. De toon is behulpzaam en zakelijk, zonder dreigementen. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat de betaling en de factuur elkaar mogelijk hebben gekruist. Daarmee geef je de klant gelegenheid om een vergissing te herstellen of contact op te nemen als er een probleem is.
Stuur de herinnering zodra de betaaltermijn op de factuur is verstreken. Controleer vooraf in jouw bankomgeving en administratie of de betaling werkelijk nog niet binnen is. Bij een recente betaling kan verwerkingstijd een rol spelen.
Wanneer heb je deze herinnering nodig?
Gebruik een eerste betalingsherinnering als je als ondernemer, vereniging, verhuurder of particulier een factuur of afgesproken betaling niet op tijd hebt ontvangen. Dit kan gaan om geleverde producten, verrichte werkzaamheden, abonnementskosten, huur of een andere geldvordering.
De herinnering is vooral geschikt wanneer je de relatie met de klant goed wilt houden en eerst ruimte wilt geven voor een reactie. Vaak leidt één duidelijke, vriendelijke herinnering al tot betaling. Is er sprake van een inhoudelijk geschil over de factuur, vraag dan eerst waarom de klant niet betaalt. Mogelijk moet je een fout in de factuur herstellen of aanvullende informatie geven.
Voorbeelden van situaties
- Je factuur voor afgeronde werkzaamheden is na de betaaldatum nog niet betaald.
- Een zakelijke klant heeft een factuur ontvangen, maar deze is nog niet verwerkt door de financiële afdeling.
- Een consument heeft een aankoop of dienst achteraf nog niet betaald.
- Je hebt mondeling een betaling afgesproken en wilt die afspraak schriftelijk bevestigen.
Regels voor betalingsherinneringen in Nederland
De afspraken op jouw overeenkomst, offerte, algemene voorwaarden of factuur vormen het uitgangspunt. Vermeld daarom altijd de oorspronkelijke factuurdatum, het factuurnummer, de vervaldatum en het openstaande bedrag. Controleer ook of de klant een bezwaar tegen de factuur heeft gemeld. Een herinnering lost een inhoudelijk geschil niet op.
Bij een zakelijke klant kun je na het verstrijken van de betaaltermijn onder omstandigheden aanspraak maken op rente en incassokosten. Bij een consument gelden extra beschermingsregels. Wil je buitengerechtelijke incassokosten bij een consument in rekening brengen, dan moet je eerst een correcte kosteloze veertiendagenbrief sturen. Een gewone eerste betalingsherinnering is niet automatisch zo'n wettelijke aanmaning.
Informatie over betalen en incasseren vind je bij Het Juridisch Loket. Heb je als ondernemer vragen over factureren, betalingstermijnen of debiteurenbeheer, raadpleeg dan ook de informatie van Kamer van Koophandel.
Kosten en rente
Breng niet zomaar herinneringskosten, administratiekosten of rente in rekening. Daarvoor moet een wettelijke of contractuele grondslag bestaan en de manier waarop je kosten berekent moet duidelijk zijn. Weet je niet zeker of je kosten mag rekenen, laat ze dan in deze eerste herinnering weg. Richt je eerst op snelle betaling van de hoofdsom.
Wat moet er in een eerste betalingsherinnering staan?
De ontvanger moet zonder zoeken kunnen controleren wat er verwacht wordt. Gebruik een duidelijk onderwerp, bijvoorbeeld: “Eerste betalingsherinnering factuur [factuurnummer]”. Neem in elk geval de volgende onderdelen op:
- Jouw naam of bedrijfsnaam, adres en contactgegevens.
- De naam en het adres van de klant of debiteur.
- De datum waarop je de herinnering verstuurt.
- Een duidelijk onderwerp met het factuurnummer.
- De factuurdatum, vervaldatum en een korte omschrijving van de geleverde prestatie.
- Het exacte openstaande bedrag, inclusief btw als die van toepassing is.
- Een redelijke nieuwe betaaldatum of betalingstermijn.
- Jouw IBAN, tenaamstelling en betalingskenmerk.
- Een verzoek om contact op te nemen bij vragen, betaling of bezwaar.
- Jouw naam, functie en eventueel bedrijfsgegevens zoals KvK-nummer en btw-id.
Verschil met andere incassodocumenten
| Document | Moment | Doel en toon | Bijzonder aandachtspunt |
|---|---|---|---|
| Eerste betalingsherinnering | Na het verstrijken van de betaaltermijn | Vriendelijk attenderen op een openstaande factuur | Controleer eerst of betaling of bezwaar al binnen is. |
| Tweede betalingsherinnering | Als de eerste herinnering geen resultaat geeft | Duidelijker verzoek om spoedig te betalen | Verwijs naar de eerdere herinnering en benoem een concrete vervolgstap. |
| Veertiendagenbrief | Voor incassokosten bij een consument | Wettelijke laatste kans om kosteloos te betalen | Moet aan specifieke wettelijke eisen voldoen. |
| Sommatie | Bij ernstige of aanhoudende wanbetaling | Formeel eisen van betaling | Beschrijf de gevolgen van uitblijvende betaling zorgvuldig. |
| Ingebrekestelling | Wanneer nakoming uitblijft en verzuim relevant is | Laatste redelijke termijn voor nakoming | Niet iedere betalingsvordering heeft dezelfde ingebrekestelling nodig. |
De juiste toon kiezen
Schrijf kort, feitelijk en respectvol. Vermijd verwijten zoals “u weigert te betalen” of “u bent nalatig”, tenzij je daar een duidelijke reden voor hebt en een formelere stap passend is. Bij een eerste herinnering werkt een neutrale formulering meestal beter: “Volgens onze administratie staat onderstaande factuur nog open.”
Je kunt de brief per e-mail versturen, eventueel met de factuur als bijlage. Vraag om een leesbevestiging als dat binnen jouw werkwijze past. Stuur je per post, bewaar dan een kopie en noteer de verzenddatum. Bij grotere bedragen of een langdurig conflict kan aangetekende verzending later nuttig zijn, maar voor een eerste vriendelijke herinnering is dat meestal niet nodig.
Houd de eerste herinnering oplossingsgericht: maak betalen eenvoudig met een volledig IBAN, een herkenbaar betalingskenmerk en één helder contactpunt voor vragen.
Redactie Sjabloon King
