Tweede betalingsherinnering voorbeeld en sjabloon

Is jouw factuur na een eerste herinnering nog steeds niet betaald? Met een tweede betalingsherinnering vraag je jouw klant nog één keer duidelijk om het openstaande bedrag te voldoen. De toon mag beslist zijn, maar blijft zakelijk en respectvol.

Op deze pagina vind je een bewerkbaar sjabloon en praktische uitleg. Je leest wanneer je deze brief verstuurt, welke gegevens je opneemt en wanneer een tweede herinnering overgaat in een formele aanmaning. Zo houd je jouw debiteurenbeheer overzichtelijk en vergroot je de kans op snelle betaling.

Een heldere brief voorkomt discussie. Vermeld daarom altijd het factuurnummer, de oorspronkelijke vervaldatum, het openstaande bedrag en een concrete uiterste betaaldatum. Bewaar ook een kopie van je berichten en bewijs van verzending.

Wat is een tweede betalingsherinnering?

Een tweede betalingsherinnering is een schriftelijke opvolging voor een factuur die nog niet is betaald, ondanks een eerdere herinnering. Je geeft de klant hiermee opnieuw de gelegenheid om te betalen. Vaak kondig je ook aan welke stap volgt als betaling opnieuw uitblijft, bijvoorbeeld een formele aanmaning of overdracht aan een incassopartner.

Deze brief is vooral praktisch in de zakelijke markt. Voor zakelijke klanten kun je, afhankelijk van jouw overeenkomst en de omstandigheden, al eerder rente of incassokosten in rekening brengen. Duidelijkheid vooraf in jouw algemene voorwaarden en op je factuur helpt hierbij.

Gaat het om een consument? Wees dan extra zorgvuldig. Voordat je buitengerechtelijke incassokosten rekent, moet de consument doorgaans eerst een kosteloze aanmaning krijgen waarin staat dat hij of zij na ontvangst nog veertien dagen heeft om te betalen. Een tweede herinnering is niet automatisch die verplichte aanmaning.

Wanneer stuur je deze herinnering?

Stuur de tweede betalingsherinnering nadat de betaaltermijn op jouw eerste herinnering is verstreken en je nog geen betaling of betalingsafspraak hebt ontvangen. Wacht niet onnodig lang: hoe ouder een factuur wordt, hoe kleiner de kans op snelle betaling meestal is.

Controleer vooraf of de betaling niet onderweg is, of de factuur naar de juiste contactpersoon is gestuurd en of er geen inhoudelijk bezwaar is gemeld. Een kort telefoontje kan soms sneller duidelijkheid geven dan een nieuwe brief.

Kies in deze tweede herinnering een redelijke, concrete termijn. Bijvoorbeeld: “Wij verzoeken je het bedrag uiterlijk op [datum] te voldoen.” Vermijd alleen “zo spoedig mogelijk”, want dat laat te veel ruimte voor interpretatie.

Regels voor betalingsherinneringen in Nederland

Er bestaat geen algemene verplichting om precies twee betalingsherinneringen te versturen voordat je verdere stappen neemt. Wat passend is, hangt onder meer af van jouw overeenkomst, de afgesproken betaaltermijn, de klantrelatie en of jouw wederpartij een consument of onderneming is.

Bij consumenten gelden beschermende regels voor incassokosten. Wil je buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen, dan moet je eerst een correcte kosteloze veertiendagenbrief sturen. Daarin moeten het openstaande bedrag, de betaaltermijn en de gevolgen van uitblijvende betaling duidelijk staan. Lees de uitleg van de ConsuWijzer als je geld wilt innen bij een consument.

Bij zakelijke klanten kunnen afspraken in een contract of algemene voorwaarden belangrijk zijn. Ook kunnen wettelijke handelsrente en incassokosten een rol spelen wanneer een zakelijke factuur te laat wordt betaald. De Kamer van Koophandel biedt ondernemers algemene informatie over factureren, betalingsachterstanden en debiteurenbeheer.

Een betalingsherinnering is geen rechterlijke uitspraak en geeft je niet automatisch het recht om hoge extra kosten toe te voegen. Houd je communicatie feitelijk, controleer de actuele regels en geef de klant een reële mogelijkheid om te reageren.

Wat moet er in een tweede betalingsherinnering staan?

Maak het de ontvanger zo gemakkelijk mogelijk om de juiste factuur te herkennen en direct te betalen. Neem minimaal de volgende onderdelen op:

• Jouw bedrijfsnaam of naam, adresgegevens en contactgegevens.
• De naam en het adres van de klant of opdrachtgever.
• Een duidelijke onderwerpregel, zoals “Tweede betalingsherinnering”.
• De datum van verzending en eventueel een eigen kenmerk.
• Het factuurnummer, de factuurdatum en de oorspronkelijke vervaldatum.
• Het nog openstaande bedrag, inclusief btw als dat op de factuur van toepassing is.
• Een concrete uiterste betaaldatum voor deze herinnering.
• De betaalgegevens: rekeningnummer, tenaamstelling en betalingskenmerk.
• Een verzoek om contact op te nemen bij een bezwaar of betalingsprobleem.
• Een duidelijke, passende aankondiging van de mogelijke vervolgstap.
• De naam, functie en contactgegevens van de afzender.

Voeg de originele factuur eventueel opnieuw als bijlage toe. Dat is vooral handig wanneer je vermoedt dat de eerste factuur verloren is gegaan of bij de verkeerde afdeling terechtkwam.

Verschil met andere brieven bij een openstaande factuur

Stap voor stap je tweede betalingsherinnering invullen

1. Controleer de administratie. Kijk of de factuur daadwerkelijk openstaat. Verwerk eerst recente bankbetalingen, creditfacturen en afspraken over deelbetalingen.
2. Vul de gegevens van beide partijen in. Gebruik de officiële bedrijfsnaam of volledige naam en het juiste correspondentieadres. Stuur de brief bij een organisatie zo mogelijk aan de financiële contactpersoon.
3. Koppel de brief aan de factuur. Noteer het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum en het openstaande bedrag. Vermeld bij meerdere facturen elk nummer en bedrag apart of voeg een overzicht toe.
4. Bepaal de uiterste betaaldatum. Kies een heldere datum die past bij de situatie. Vermeld niet alleen een aantal dagen, maar ook de kalenderdatum.
5. Vul de betaalinstructie volledig in. Zet jouw IBAN, tenaamstelling en het factuurnummer of betalingskenmerk in de brief. Zo verklein je de kans op een verkeerd of niet-herleidbaar betaalde overboeking.
6. Formuleer de vervolgstap zorgvuldig. Kondig alleen aan wat je ook werkelijk kunt en wilt doen. Bij consumenten gebruik je voor incassokosten zo nodig een aparte, juridisch correcte veertiendagenbrief.
7. Voeg de factuur toe en verstuur aantoonbaar. Bewaar de ingevulde brief, bijlagen, verzenddatum en eventuele e-mailwisseling in jouw dossier.

Veelgemaakte fouten

• Een verkeerde factuur, klantnaam of bedrag vermelden.
• Geen uiterste betaaldatum opnemen of een onduidelijke termijn gebruiken.
• Extra kosten dreigen of rekenen zonder te controleren of dat is toegestaan.
• Bij een consument de tweede herinnering verwarren met de verplichte veertiendagenbrief.
• Een dreigende of emotionele toon gebruiken, waardoor de klant minder snel meewerkt.
• Geen contactmogelijkheid bieden voor vragen, klachten of een betalingsregeling.
• Een brief sturen terwijl er al een inhoudelijk geschil over de factuur loopt.
• Niet vastleggen wanneer en op welke manier de herinnering is verzonden.

Praktische tips voor sneller betaald krijgen

Werk met een vaste herinneringsprocedure. Bijvoorbeeld: een vriendelijke eerste herinnering kort na de vervaldatum, gevolgd door deze tweede betalingsherinnering en daarna, indien nodig, een formele aanmaning. Daarmee behandel je klanten consequent en voorkom je dat facturen onnodig blijven liggen.

Maak betalen eenvoudig. Vermeld een goed leesbaar IBAN en betalingskenmerk. Voeg bij e-mail een pdf van de factuur toe. Vraag bij grotere organisaties vooraf wie facturen verwerkt en welk inkoopnummer of referentienummer nodig is.

Blijf vriendelijk, maar wees precies: een juist factuurnummer, een concreet bedrag en een vaste betaaldatum leveren vaak meer op dan een harde formulering.

Redactie Sjabloon King

Krijg je geen reactie? Bel op een rustig moment en bevestig een eventuele betalingsafspraak daarna per e-mail. Leg vast wie je sprak, wat is afgesproken en op welke datum je betaling verwacht. Dit maakt een eventueel vervolgtraject overzichtelijker.

Veelgestelde vragen

Moet ik altijd eerst twee betalingsherinneringen sturen?

Nee. Er is geen algemene regel die voorschrijft dat je altijd twee herinneringen moet versturen. Bij consumenten moet je wel een correcte kosteloze veertiendagenbrief sturen voordat je incassokosten vordert.

Mag ik incassokosten noemen in een tweede betalingsherinnering?

Je kunt een mogelijke vervolgstap aankondigen, maar wees zorgvuldig. Bij consumenten moet je eerst aan de wettelijke eisen voor de veertiendagenbrief voldoen voordat je incassokosten in rekening brengt. Controleer bij zakelijke klanten jouw afspraken en de actuele regels.

Welke betaaltermijn geef ik in de tweede herinnering?

Kies een redelijke termijn en noem een concrete datum. De juiste termijn hangt af van de omstandigheden, de eerdere communicatie en de aard van de klantrelatie. Geef bij twijfel voldoende tijd om te reageren.

Wat doe ik als de klant zegt dat de factuur niet klopt?

Onderzoek het bezwaar eerst. Stuur relevante documenten, zoals de offerte, opdrachtbevestiging, werkbon of leveringsbewijs. Vraag welk deel wordt betwist en maak zo nodig afspraken over betaling van het onbetwiste deel.

Kan ik deze brief per e-mail versturen?

Ja, dat kan meestal. Gebruik een duidelijk onderwerp, voeg de factuur opnieuw toe en bewaar de verzonden e-mail. Bij belangrijke vervolgstappen kan aanvullende, aantoonbare verzending verstandig zijn.

Bronnen

1. ConsuWijzer – Incassokosten en aanmaning.
2. Kamer van Koophandel – Debiteurenbeheer en betalingsachterstanden.
3. Rijksoverheid – Regels over incassokosten.
4. De Nederlandse Rechtspraak – Geldvordering en incasso.