Factuur voor verhuizing maken en invullen

Heb je een verhuizing uitgevoerd voor een particulier of bedrijf? Dan stuur je na afloop een duidelijke factuur voor verhuizing. Daarmee leg je vast welke werkzaamheden je hebt verricht, welke kosten je berekent en binnen welke termijn jouw klant moet betalen.

Een goede verhuisfactuur voorkomt vragen achteraf. De klant ziet bijvoorbeeld apart hoeveel uren zijn gewerkt, welke materialen zijn gebruikt en of er toeslagen gelden voor een verhuislift, extra etage, opslag of kilometerkosten. Met het invulbare sjabloon op deze pagina maak je snel een nette factuur die past bij jouw administratie.

Controleer de gegevens altijd voordat je de factuur verstuurt. Vooral het factuurnummer, de factuurdatum, het btw-tarief en de omschrijving van de werkzaamheden moeten kloppen. Bewaar vervolgens een kopie in jouw administratie.

Wat is een factuur voor verhuizing?

Een factuur voor verhuizing is een betalingsverzoek van een verhuisbedrijf, zzp’er of andere dienstverlener aan een opdrachtgever. Op de factuur staan de geleverde verhuisdiensten en de bijbehorende bedragen. Denk aan het inladen, vervoer, uitladen, monteren van meubels en het inzetten van hulpmiddelen.

Je gebruikt dit document wanneer de werkzaamheden zijn uitgevoerd, tenzij je vooraf een aanbetaling of voorschot factureert. Bij een grotere verhuizing is het gebruikelijk om de factuur te baseren op een eerder geaccepteerde offerte of opdrachtbevestiging. Vermeld dan het offerte- of opdrachtnummer op de factuur.

Ook als je als particulier incidenteel helpt verhuizen en een vergoeding ontvangt, kan een eenvoudig betalingsbewijs nuttig zijn. Ben je ondernemer en breng je btw in rekening, dan moet jouw factuur aan de factuureisen voldoen.

Wanneer stuur je de verhuisfactuur?

Stuur de factuur bij voorkeur kort nadat de verhuizing is afgerond. De klant kan de werkzaamheden dan nog goed plaatsen en jij houdt jouw kasstroom overzichtelijk. Spreek vooraf af of je werkt met een vaste prijs, nacalculatie op basis van uren, een voorschot of een combinatie daarvan.

Bij nacalculatie voeg je de werkelijk gewerkte uren en gebruikte middelen toe. Heb je een vaste prijs afgesproken? Benoem dan duidelijk dat het om de overeengekomen verhuisprijs gaat. Eventuele meerwerkposten, zoals extra sjouwwerk of een onverwacht lange wachttijd, factureer je alleen als daar goede afspraken over zijn gemaakt.

Regels voor een factuur in Nederland

Ondernemers die btw berekenen, moeten een factuur uitreiken die aan de Nederlandse btw-regels voldoet. De factuur moet onder meer een uniek, doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, gegevens van jou en jouw klant, een duidelijke prestatieomschrijving en de btw-specificatie bevatten. De Belastingdienst legt de actuele factuureisen uit op Belastingdienst.nl: waaraan moet een factuur voldoen.

Voor reguliere verhuisdiensten geldt vaak het algemene btw-tarief. De juiste btw-behandeling hangt echter af van de precieze dienst en jouw ondernemingssituatie. Pas je de kleineondernemersregeling toe, dan breng je in beginsel geen btw in rekening. Vermeld in dat geval niet zomaar een btw-bedrag, maar controleer welke factuurvermelding voor jouw situatie nodig is.

Bewaar uitgaande facturen en de onderliggende administratie zorgvuldig. De administratie moet controleerbaar zijn. Dat geldt ook voor urenstaten, offertes, opdrachtbevestigingen, werkbonnen en bewijsstukken van kosten die je doorberekent.

Welke gegevens moeten op de factuur staan?

Een professionele factuur voor verhuizing bevat minimaal de onderstaande onderdelen. Voeg waar nodig extra informatie toe, bijvoorbeeld een referentie van de klant of het nummer van de werkbon.

• Jouw bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats en contactgegevens.
• Jouw btw-identificatienummer en, als dat voor jou geldt, KvK-nummer.
• De naam en het adres van de opdrachtgever.
• Een uniek factuurnummer dat logisch aansluit op jouw nummering.
• De factuurdatum en de datum of periode waarin je de verhuizing uitvoerde.
• Een duidelijke omschrijving van iedere verhuisdienst.
• Het aantal uren, stuks, kilometers of dagdelen en de bijbehorende prijs.
• Bedragen exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag.
• Het totaalbedrag inclusief btw.
• De betaaltermijn, jouw rekeningnummer en een betalingskenmerk.
• Een verwijzing naar de offerte, opdrachtbevestiging of werkbon als die er is.

Verschil met offerte, werkbon en kwitantie

Bij een verhuizing worden vaak meerdere documenten gebruikt. Elk document heeft een ander moment en doel. Zorg dat de gegevens op deze documenten op elkaar aansluiten, maar gebruik ze niet als vervanging van elkaar.

Verhuisposten helder omschrijven

Een algemene regel als ‘verhuizing uitgevoerd’ kan tot onduidelijkheid leiden. Splits de werkzaamheden liever op in herkenbare regels. Dat is handig voor jouw klant én voor jouw eigen administratie. Gebruik de eenheid die bij de afspraak past: uren, dagdelen, kilometers, stuks of een vaste aanneemsom.

Voorbeelden van factuurregels

• Verhuiswerkzaamheden op [datum]: [aantal] uur à € [bedrag] per uur.
• Inzet verhuiswagen op [datum]: [aantal] dagdeel/dagdelen.
• Huur verhuislift: [aantal] uur of dagdeel.
• Transport van [plaats] naar [plaats]: [aantal] kilometer à € [bedrag] per kilometer.
• Levering verhuisdozen: [aantal] stuks.
• Montage en demontage van meubels: [aantal] uur.
• Tijdelijke opslag van inboedel: periode [datum] tot en met [datum].

Maak ook toeslagen inzichtelijk. Bijvoorbeeld een avondtoeslag, weekendtoeslag, parkeerkosten of een vergoeding voor wachttijd. Alleen een verzamelpost ‘diverse kosten’ is minder transparant; specificeer liever wat de klant precies betaalt.

Factuur voor verhuizing invullen: stappenplan

1. Vul jouw bedrijfsgegevens in. Noteer jouw handelsnaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Neem ook jouw btw-id en KvK-nummer op als die van toepassing zijn.
2. Vul de klantgegevens in. Gebruik de officiële naam en het factuuradres van de opdrachtgever. Bij een zakelijke klant kun je ook een contactpersoon, kostenplaats of inkoopreferentie vermelden.
3. Ken een factuurnummer toe. Gebruik een uniek nummer dat past in jouw doorlopende administratie. Pas een bestaand factuurnummer nooit opnieuw toe.
4. Noteer datum en referenties. Vul de factuurdatum in en vermeld de verhuisdatum of verhuisperiode. Voeg het nummer van de offerte, opdracht of werkbon toe wanneer beschikbaar.
5. Beschrijf de werkzaamheden. Zet iedere dienst op een eigen regel. Noteer aantallen, eenheden, tarieven en bedragen exclusief btw.
6. Bereken btw en totaal. Tel eerst de bedragen exclusief btw op. Bereken vervolgens de btw per tarief en vermeld het eindbedrag inclusief btw.
7. Maak betalen eenvoudig. Voeg jouw IBAN, de betaaltermijn en een duidelijk betalingskenmerk toe, bijvoorbeeld het factuurnummer.
8. Controleer en verstuur. Vergelijk de factuur met de offerte, werkbon en gemaakte afspraken. Bewaar daarna een kopie van de definitieve factuur.

Veelgemaakte fouten voorkomen

• Een factuurnummer overslaan, dubbel gebruiken of achteraf wijzigen zonder een duidelijke correctie.
• Alle werkzaamheden onder één onduidelijke verzamelregel zetten.
• De verhuisdatum verwarren met de factuurdatum of beide data helemaal weglaten.
• Btw berekenen zonder het tarief en het btw-bedrag afzonderlijk te tonen.
• Een toeslag rekenen die niet vooraf is afgesproken of onvoldoende is onderbouwd.
• Een betaaltermijn vermelden zonder rekeningnummer of betalingskenmerk.
• Een ontvangen aanbetaling niet verrekenen op de eindfactuur.
• De factuur sturen naar de contactpersoon in plaats van het afgesproken factuuradres.

Praktische tips voor verhuisbedrijven en zzp’ers

Laat de klant na afloop een werkbon ondertekenen. Leg daarop minimaal de datum, begin- en eindtijd, uitgevoerde werkzaamheden, ingezette hulpmiddelen en eventuele bijzonderheden vast. Dit geeft jou een bruikbare basis voor de factuur en helpt bij vragen over meerwerk.

Werk je met een particuliere klant? Verstuur dan een begrijpelijke factuur zonder vakjargon. Vermeld bijvoorbeeld het vertrek- en afleveradres in de omschrijving, maar deel niet meer persoonsgegevens dan nodig is. Voor zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens kun je algemene informatie vinden bij Autoriteit Persoonsgegevens.

Houd een vaste nummering aan voor offertes, werkbonnen en facturen. Een praktische opzet is bijvoorbeeld een afzonderlijke reeks per documentsoort. Zorg er wel voor dat jouw factuurnummers uniek en opeenvolgend in jouw eigen administratie blijven.

Maak van iedere extra kostenpost een aparte factuurregel. Zo weet jouw klant waarvoor hij betaalt en kun jij jouw berekening eenvoudig toelichten.

Redactie Sjabloon King

Veelgestelde vragen

Moet ik altijd btw op een verhuisfactuur zetten?

Nee. Of je btw berekent, hangt af van jouw fiscale positie en de geleverde dienst. Ben je btw-plichtig, dan vermeld je de btw volgens de geldende regels. Pas je een vrijstelling of regeling toe, controleer dan welke vermelding op jouw factuur nodig is.

Kan ik parkeerkosten en tol doorberekenen?

Dat kan als je dit met de klant hebt afgesproken of als het duidelijk uit jouw offerte en voorwaarden volgt. Specificeer deze kosten op een aparte regel en bewaar het onderliggende bewijsstuk.

Wat doe ik met een aanbetaling?

Vermeld de ontvangen aanbetaling als verrekenpost op de eindfactuur. Daardoor ziet de klant het totaalbedrag, het al betaalde bedrag en het resterende saldo duidelijk terug.

Hoe lang geef ik een klant om te betalen?

Gebruik de betaaltermijn die je vooraf bent overeengekomen. Vermeld altijd een concrete uiterste betaaldatum of een heldere termijn, zoals betalen binnen [aantal] dagen na factuurdatum.

Moet de klant de factuur ondertekenen?

Een factuur hoeft meestal niet door de klant te worden ondertekend. Een ondertekende werkbon of opdrachtbevestiging kan wel helpen om aan te tonen welke werkzaamheden zijn afgesproken of uitgevoerd.

Bronnen

1. Belastingdienst – Waaraan moet een factuur voldoen?
2. Belastingdienst – Btw berekenen en aangeven.
3. Kamer van Koophandel – Facturen maken.
4. Autoriteit Persoonsgegevens – Privacy en persoonsgegevens.