Werk je als influencer of contentcreator samen met merken, bureaus of webshops? Dan stuur je na afloop meestal een factuur voor jouw content, bereik, licentie of andere afgesproken werkzaamheden. Een nette factuur voorkomt vragen over de betaling en helpt je jouw administratie op orde te houden.
Met een factuur voor influencers leg je precies vast welke campagne je hebt uitgevoerd, welke prestaties daarbij horen en welk bedrag jouw opdrachtgever moet betalen. Denk aan een Instagram Reel, TikTok-video, YouTube-integratie, productfotografie, aanwezigheid bij een evenement of het gebruiksrecht van jouw beelden.
Op deze pagina vind je een compleet factuursjabloon dat je naar jouw samenwerking kunt aanpassen. Ook lees je welke gegevens op een Nederlandse factuur horen, hoe je btw verwerkt en hoe je veelgemaakte fouten voorkomt.
Wat is een factuur voor een influencer?
Een factuur voor een influencer is een zakelijk betalingsverzoek aan een opdrachtgever. Je gebruikt deze factuur wanneer je tegen betaling content maakt, publiceert, promoot of andere diensten levert. De factuur is een belangrijk administratief document voor jou én voor de klant.
De omschrijving moet aansluiten op wat jullie hebben afgesproken. Vermeld daarom niet alleen een algemene tekst als ‘influencerwerkzaamheden’, maar maak concreet wat je hebt geleverd. Bijvoorbeeld: ‘Productie en plaatsing van één Instagram Reel voor campagne [naam]’ of ‘Gebruiksrecht voor drie productfoto’s, periode van [datum] tot en met [datum]’.
Je verstuurt de factuur doorgaans nadat je de prestatie hebt geleverd, tenzij jullie vooraf een voorschot, deelbetaling of vaste maandvergoeding zijn overeengekomen. Bewaar altijd de opdrachtbevestiging, briefing, e-mails en eventuele overeenkomst bij jouw administratie.
Wanneer stuur je deze factuur?
Je gebruikt dit document bij betaalde samenwerkingen met bedrijven, marketingbureaus, andere ondernemers en organisaties. Ook als je als eenmanszaak werkt of nog maar af en toe betaalde opdrachten doet, kan een zakelijke factuur nodig zijn.
- Je plaatst gesponsorde posts, stories, video’s of podcasts.
- Je maakt content voor de eigen kanalen van een merk.
- Je levert foto’s, video’s, teksten of andere creatieve content.
- Je ontvangt een vaste vergoeding voor ambassadeurschap of communitymanagement.
- Je brengt reis-, productie- of advertentiekosten door aan jouw opdrachtgever.
- Je verkoopt een licentie of gebruiksrecht voor eerder gemaakte content.
- Je factureert een voorschot, tussentermijn of eindbedrag van een campagne.
Ontvang je uitsluitend producten zonder geldvergoeding? Dan is er niet automatisch sprake van een reguliere geldfactuur. De fiscale verwerking van producten, kortingen en ruildeals kan per situatie verschillen. Leg de afspraken over de tegenprestatie wel zorgvuldig vast.
Regels voor een influencerfactuur in Nederland
Als ondernemer moet jouw factuur aan de eisen voor de btw-administratie voldoen. Op de website van de Belastingdienst vind je actuele informatie over factuureisen, btw-tarieven en uitzonderingen. Controleer die informatie vooral wanneer je diensten levert aan buitenlandse opdrachtgevers of wanneer je situatie verandert.
In de meeste gevallen bereken je btw over jouw diensten. Welk tarief geldt, hangt af van de aard van jouw prestatie. Gebruik daarom niet automatisch een tarief omdat een andere creator dat doet. Pas je de kleineondernemersregeling (KOR) toe, dan bereken je in beginsel geen btw en vermeld je geen btw-bedrag op de factuur. Vermeld dan duidelijk dat een vrijstelling of regeling van toepassing is, voor zover dat in jouw situatie klopt.
Je factuur moet een uniek, opeenvolgend factuurnummer hebben. Bewaar verzonden facturen en onderliggende gegevens in jouw administratie. Zorg ook dat jouw naam, adres en btw-identificatienummer juist zijn opgenomen als je btw in rekening brengt. Werk je via een bureau? Controleer vooraf welke partij jouw opdrachtgever is en naar wie je moet factureren.
Welke gegevens moeten op de factuur staan?
Een goede influencerfactuur maakt voor de opdrachtgever direct duidelijk wie factureert, voor welke opdracht en welk bedrag betaald moet worden. Neem minimaal de onderstaande onderdelen op.
- Het woord ‘factuur’ als duidelijke documenttitel.
- Een uniek factuurnummer in een logische, doorlopende nummering.
- De factuurdatum.
- Jouw volledige naam of bedrijfsnaam, adres en woon- of vestigingsplaats.
- Jouw KvK-nummer als je staat ingeschreven en jouw btw-identificatienummer wanneer van toepassing.
- De volledige naam en het adres van de opdrachtgever.
- De datum waarop je de dienst hebt geleverd of de periode waarop de factuur betrekking heeft.
- Een concrete omschrijving van de campagne, content en eventuele gebruiksrechten.
- Het aantal, de prijs per onderdeel en het bedrag exclusief btw.
- Het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag, of een passende vermelding wanneer je geen btw berekent.
- Het totaalbedrag inclusief btw.
- De betaaltermijn, jouw IBAN en de naam van de rekeninghouder.
- Een inkoopordernummer, projectnummer of kostenplaats als de opdrachtgever daarom vraagt.
Verschil met andere documenten
| Document | Moment van gebruik | Doel | Betaling |
|---|
| Offerte | Vóór de samenwerking | Prijs, werkzaamheden en voorwaarden voorstellen | Nog geen betalingsverzoek |
| Opdrachtbevestiging | Na akkoord | Afspraken over campagne en uitvoering bevestigen | Alleen als dit is afgesproken |
| Factuur influencer | Na levering of op een afgesproken termijn | Betaling vragen voor geleverde prestaties | Verschuldigd bedrag staat vermeld |
| Pro-formafactuur | Vóór de definitieve factuur | Een prijsopgave of betaalverzoek vooraf tonen | Is meestal geen definitieve btw-factuur |
| Creditfactuur | Na een fout of korting | Een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk corrigeren | Verlaagt het eerder gefactureerde bedrag |
Factuursjabloon invullen: stap voor stap
- Vul jouw bedrijfsgegevens in. Noteer jouw naam of handelsnaam, adres, contactgegevens, KvK-nummer en btw-identificatienummer als dat van toepassing is.
- Maak een nieuw factuurnummer aan. Kies een nummer dat logisch aansluit op jouw vorige factuur, bijvoorbeeld [jaar]-[volgnummer]. Gebruik een nummer nooit opnieuw.
- Voeg de gegevens van de opdrachtgever toe. Neem de juridische bedrijfsnaam en het factuuradres over uit de briefing of opdrachtbevestiging. Vraag bij twijfel om de juiste tenaamstelling.
- Beschrijf de geleverde prestatie precies. Vermeld platform, aantal uitingen, campagnenaam, publicatiedatum of periode. Voeg gebruiksrechten apart toe als die zijn afgesproken.
- Vul de bedragen in. Zet per regel het aantal, tarief en bedrag exclusief btw. Neem afgesproken kosten alleen op als je ze mag doorbelasten.
- Bereken de btw. Vermeld het juiste btw-tarief en btw-bedrag. Pas je de KOR toe, laat dan geen btw-regels met bedragen staan en gebruik een passende toelichting.
- Noteer de betaalinstructies. Vermeld de vervaldatum of betaaltermijn, jouw IBAN, rekeninghouder en eventueel het factuurnummer als betalingskenmerk.
- Controleer en verstuur. Vergelijk de factuur met de overeenkomst. Sla de definitieve versie op als pdf en bewaar deze in jouw administratie.
Btw, gebruiksrechten en buitenlandse opdrachtgevers
Btw over jouw werkzaamheden
Factureer je aan een Nederlandse zakelijke opdrachtgever, dan is meestal Nederlandse btw van toepassing. Splits op jouw factuur altijd het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaalbedrag. Een aparte regel per btw-tarief voorkomt verwarring als jouw factuur verschillende soorten prestaties bevat.
Gebruik je de KOR, dan reken je in beginsel geen btw aan jouw klant. De voorwaarden en gevolgen van deze regeling kunnen veranderen en zijn afhankelijk van jouw onderneming. Controleer daarom jouw actuele positie voordat je een factuur verstuurt.
Gebruiksrechten apart benoemen
De vergoeding voor het maken van content is niet altijd hetzelfde als de vergoeding voor het gebruik ervan. Een merk kan bijvoorbeeld toestemming vragen om jouw foto of video gedurende een bepaalde periode op eigen sociale media, een website of in advertenties te gebruiken. Zet de duur, kanalen en eventuele geografische reikwijdte in de omschrijving of als aparte factuurregel.
Opdrachtgevers buiten Nederland
Bij een opdrachtgever in een ander land kunnen andere btw-regels gelden. Dat hangt onder meer af van het land en van de vraag of jouw klant ondernemer of consument is. Kijk voor een eerste uitleg over internationaal ondernemen bij Kamer van Koophandel en vraag bij twijfel advies aan een boekhouder of fiscalist. Verstuur geen factuur met ‘btw verlegd’ of zonder btw enkel omdat de opdrachtgever buiten Nederland is gevestigd.
Veelgemaakte fouten op influencerfacturen
- Alleen ‘samenwerking’ of ‘promotie’ vermelden zonder campagne, platform of periode.
- Een oud factuurnummer opnieuw gebruiken of facturen niet opeenvolgend nummeren.
- Factureren aan de merknaam terwijl het marketingbureau de contractspartij is.
- Een btw-bedrag opnemen zonder btw-identificatienummer of zonder correcte berekening.
- Vergeten dat een afgesproken vergoeding exclusief of inclusief btw is.
- Gebruiksrechten, whitelisting of advertentiegebruik niet apart omschrijven.
- Productiekosten, reiskosten of extra revisies berekenen zonder voorafgaande afspraak.
- Geen betaaltermijn, IBAN of betalingskenmerk opnemen.
- Een bewerkbaar document mailen in plaats van een definitieve pdf-versie.
Praktische tips voor sneller betaald krijgen
Vraag al vóór je begint naar het inkoopordernummer, factuuradres en de gewenste aanlevermethode. Grote organisaties verwerken facturen vaak alleen wanneer deze gegevens exact kloppen. Bewaar de contactpersoon van de financiële administratie naast de contactpersoon van de campagne.
Spreek vooraf af of jouw tarief exclusief of inclusief btw is. Zet ook vast wanneer je mag factureren: na goedkeuring van de content, na publicatie, per maand of gedeeltelijk vooraf. Bij grotere campagnes kan een voorschot of facturering in termijnen passend zijn.
Neem de afgesproken campagneperiode en gebruiksrechten letterlijk over op jouw factuur. Daarmee verklein je de kans op discussie over wat jouw vergoeding precies dekt.
Redactie Sjabloon King
Controleer ten slotte of de omschrijving op jouw factuur past bij de overeengekomen prestatie. Een factuur is geen vervanging van een samenwerkingsovereenkomst, maar vormt wel belangrijk bewijs van wat je hebt geleverd en gefactureerd.
Veelgestelde vragen
Moet ik als influencer altijd een factuur sturen?
Als je als ondernemer een betaalde dienst levert aan een zakelijke opdrachtgever, is een factuur meestal gebruikelijk en vaak nodig voor de administratie van beide partijen. Jouw precieze verplichtingen hangen af van jouw fiscale positie en de opdracht.
Mag ik een factuur sturen zonder KvK-nummer?
Dat hangt af van jouw situatie. Een KvK-nummer vermeld je wanneer je staat ingeschreven. Ook zonder inschrijving moet jouw betalingsverzoek duidelijk maken wie de dienst levert, aan wie, welke dienst het betreft en welk bedrag verschuldigd is. Laat je bij twijfel adviseren over jouw ondernemerschap.
Welke betaaltermijn zet ik op mijn factuur?
Gebruik de termijn die je met jouw opdrachtgever hebt afgesproken. Leg die afspraak vooraf schriftelijk vast. Vermeld op de factuur een concrete vervaldatum of een duidelijk aantal dagen na factuurdatum.
Kan ik producten of korting als betaling factureren?
Een ruildeal vraagt om een zorgvuldige vastlegging, omdat producten of diensten een waarde kunnen vertegenwoordigen. Bespreek vooraf welke tegenprestatie geldt en hoe jullie die administratief verwerken. Vraag bij twijfel deskundig advies.
Moet ik een factuur ondertekenen?
Een handtekening is voor een reguliere factuur meestal niet nodig. De juiste gegevens, een uniek nummer, een duidelijke prestatieomschrijving en een correcte btw-vermelding zijn belangrijker.
Bronnen
- Belastingdienst – Eisen aan uw factuur.
- Belastingdienst – Kleineondernemersregeling (KOR).
- Kamer van Koophandel – Internationaal ondernemen.
- Ondernemersplein – Administratie bijhouden.
