Factuur verhuur woning maken en invullen

Verhuur je een woning, kamer of appartement? Dan kan een duidelijke factuur helpen om de maandelijkse huurbetalingen overzichtelijk vast te leggen. Met een factuur voor verhuur van een woning ziet jouw huurder precies welk bedrag verschuldigd is, over welke periode en naar welk rekeningnummer de betaling moet worden overgemaakt.

Een huurfactuur is vooral praktisch bij verhuur via een onderneming, tijdelijke verhuur, verhuur aan een werkgever of wanneer de huurder om een betalingsbewijs vraagt. Ook bij particuliere verhuur kan het document misverstanden voorkomen over huur, voorschotten voor servicekosten of een eventuele verrekening.

Op deze pagina vind je een bewerkbaar voorbeeld en uitleg voor het opstellen van een professionele factuur voor woningverhuur. Pas het document aan jouw huurovereenkomst en de gemaakte afspraken aan.

Wat is een factuur voor verhuur van een woning?

Een factuur voor verhuur van een woning is een betalingsverzoek van de verhuurder aan de huurder. De factuur vermeldt doorgaans de huurperiode, het adres van de woonruimte, de kale huur, eventuele servicekosten en de uiterste betaaldatum.

De factuur is geen vervanging van de huurovereenkomst. De huurovereenkomst bevat de afspraken over de huurrelatie, zoals de duur, opzegging, onderhoud en huurprijs. De factuur maakt vervolgens concreet welk bedrag de huurder voor een bepaalde periode moet betalen.

Je gebruikt een huurfactuur bijvoorbeeld wanneer je:

• maandelijks een gespecificeerd betaalverzoek aan jouw huurder wilt sturen;
• een woning tijdelijk verhuurt en de betalingen per periode wilt vastleggen;
• servicekosten of een voorschot voor nutsvoorzieningen afzonderlijk wilt tonen;
• verhuurt aan een organisatie die een factuur nodig heeft voor de administratie;
• achteraf bewijs wilt hebben van wat je wanneer in rekening hebt gebracht.

Wanneer stuur je de huurfactuur?

In de praktijk wordt huur vaak vooraf betaald, bijvoorbeeld vóór of op de eerste dag van de maand. Kijk altijd eerst naar de betaalafspraak in jouw huurovereenkomst. Daarin kan staan op welke dag de huur uiterlijk op de rekening van de verhuurder moet staan.

Stuur de factuur ruim vóór die datum. Zo heeft de huurder voldoende tijd om de gegevens te controleren en te betalen. Voor een maandhuur kun je de factuur bijvoorbeeld enkele dagen tot twee weken voor het begin van de huurmaand versturen.

Leg in de factuur helder vast of het bedrag betrekking heeft op de komende periode of op een al verstreken periode. Schrijf niet alleen ‘huur april’, maar bijvoorbeeld: ‘Kale huur woning aan [adres] over de periode van 01-04-[jaar] tot en met 30-04-[jaar]’.

Regels voor huur en factureren in Nederland

De afspraken tussen verhuurder en huurder zijn in de eerste plaats vastgelegd in de huurovereenkomst. Bij woonruimte gelden daarnaast wettelijke regels over onder meer huurprijzen, servicekosten, onderhoud, opzegging en huurdersbescherming. Welke regels precies gelden, hangt onder andere af van het type woonruimte en de overeenkomst.

Breng alleen bedragen in rekening die aansluiten bij de huurovereenkomst of een rechtsgeldige wijziging daarvan. Denk aan de kale huur, een afgesproken voorschot servicekosten en eventuele andere duidelijk overeengekomen periodieke kosten. Een waarborgsom is meestal geen maandelijkse kostenpost; vermeld die daarom apart wanneer je deze in rekening brengt.

Voor woonruimte is de verhuur in veel gevallen vrijgesteld van btw. Dat betekent meestal dat je geen btw op de huur vermeldt of berekent. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld bij bepaalde vormen van verhuur of aanvullende prestaties. Controleer jouw situatie daarom bij de Belastingdienst voordat je btw op een huurfactuur zet.

Servicekosten zijn kosten naast de kale huur voor zaken en diensten die de verhuurder levert. De huurder mag om een overzicht vragen van de gemaakte servicekosten. Bewaar daarom facturen, afrekeningen en jouw berekening zorgvuldig. Algemene informatie over huren, huurprijzen en servicekosten vind je bij de Huurcommissie.

Welke gegevens moeten op de factuur staan?

Een goede huurfactuur is controleerbaar. De huurder moet zonder zoeken kunnen zien wie factureert, voor welke woning, over welke periode en welk bedrag betaald moet worden. Neem daarom ten minste de volgende onderdelen op:

• een uniek factuurnummer;
• de factuurdatum;
• naam, adres en contactgegevens van de verhuurder;
• naam en adres van de huurder;
• het adres van de gehuurde woning of kamer;
• de huurperiode met begin- en einddatum;
• een duidelijke omschrijving van iedere post;
• het bedrag van de kale huur;
• eventuele servicekosten, uitgesplitst of als overeengekomen voorschot;
• eventuele verrekeningen, met een heldere toelichting;
• het totaalbedrag dat betaald moet worden;
• de betaaldatum of betalingstermijn;
• jouw IBAN en de naam van de rekeninghouder;
• een betalingskenmerk, bijvoorbeeld het factuurnummer.

Vermeld je bedrijfsgegevens wanneer je als ondernemer verhuurt. Afhankelijk van jouw situatie kunnen dat bijvoorbeeld de handelsnaam, het KvK-nummer en het btw-identificatienummer zijn. Zet een btw-tarief alleen op de factuur als dat daadwerkelijk op jouw verhuur van toepassing is.

Verschil met andere documenten

Let op: een kwitantie en een factuur hebben een ander doel. Een factuur vraagt om betaling; een kwitantie bevestigt juist dat je de betaling al hebt ontvangen. Stuur je een kwitantie, vermeld dan het ontvangen bedrag, de datum van ontvangst en op welke huurperiode de betaling betrekking had.

Huurfactuur invullen: stap voor stap

1. Ken een factuurnummer toe. Gebruik een uniek nummer dat past in jouw administratie, bijvoorbeeld [jaar]-[volgnummer]. Hergebruik nooit een nummer.
2. Vul de gegevens van beide partijen in. Zet jouw naam en adres als verhuurder bovenaan en controleer de schrijfwijze van de naam en het adres van de huurder.
3. Noteer het gehuurde adres. Dit is extra belangrijk wanneer je meer dan één woning verhuurt of wanneer het correspondentieadres van de huurder afwijkt.
4. Omschrijf de huurperiode volledig. Vermeld een begin- en einddatum. Zo is duidelijk op welke maand of periode de factuur betrekking heeft.
5. Voeg de kostenregels toe. Zet kale huur en voorschot servicekosten op afzonderlijke regels. Voeg alleen kosten toe die je hebt afgesproken of die je volgens de overeenkomst mag doorberekenen.
6. Bereken het totaal zorgvuldig. Trek eventuele tegoeden af en tel alle verschuldigde posten op. Vermeld duidelijk of btw niet van toepassing is of niet in rekening wordt gebracht.
7. Vul betaalgegevens en betaaldatum in. Noteer jouw IBAN, rekeninghouder, betalingstermijn en het gewenste betalingskenmerk.
8. Controleer en bewaar het document. Vergelijk de factuur met de huurovereenkomst, sla een kopie op en verstuur een leesbare versie per e-mail of post.

Veelgemaakte fouten bij een huurfactuur

• Geen huurperiode noemen. Zonder periode is onduidelijk waarop de betaling betrekking heeft.
• Kale huur en servicekosten samenvoegen. Door deze posten apart te tonen, blijft de factuur transparant en beter controleerbaar.
• Een willekeurig bedrag voor extra kosten rekenen. Kosten moeten zijn afgesproken, onderbouwd en passen bij de huurrelatie.
• Btw vermelden zonder controle. Woonruimteverhuur is vaak vrijgesteld, maar de omstandigheden kunnen verschillen.
• Een onduidelijke betaaldatum gebruiken. ‘Zo snel mogelijk’ is minder duidelijk dan een concrete datum.
• Een factuurnummer vergeten. Dit maakt het lastiger om betalingen, herinneringen en administratie aan elkaar te koppelen.
• De waarborgsom als huur behandelen. Een borg heeft een ander karakter dan maandelijkse huur en verdient een eigen omschrijving.

Praktische tips voor verhuurders

Gebruik elke maand dezelfde indeling en omschrijvingen. Dat maakt het voor jouw huurder herkenbaar en voor jou eenvoudiger om betalingen te controleren. Bewaar facturen en bankafschriften per woning en per kalenderjaar in een aparte map.

Maak een afzonderlijke regel voor ieder voorschot, bijvoorbeeld voor energie, water, internet of schoonmaak van gemeenschappelijke ruimten. Zet alleen een verzamelpost neer als de huurovereenkomst die indeling ook gebruikt en je de kosten later kunt onderbouwen.

Verandert de huurprijs door indexering, een jaarlijkse verhoging of een nieuwe afspraak? Verwijs dan op de eerste aangepaste factuur kort naar de grondslag, bijvoorbeeld de datum van de schriftelijke aankondiging. Zorg dat de wijziging voldoet aan de afspraken en regels die op jouw huurcontract van toepassing zijn.

Stuur de factuur steeds op een vast moment en gebruik het factuurnummer ook als betalingskenmerk. Daarmee herken je sneller welke betaling bij welke huurperiode hoort.

Redactie Sjabloon King

Veelgestelde vragen

Moet ik elke maand een factuur voor woninghuur sturen?

Nee, dat is niet altijd verplicht. Als de huurovereenkomst duidelijk is en de huurder via een vaste opdracht betaalt, kan dat voldoende zijn. Een maandelijkse factuur is wel handig voor overzicht, administratie en bewijs.

Mag ik btw op de huur van een woning zetten?

De verhuur van woonruimte is vaak vrijgesteld van btw. Of dit in jouw geval zo is, hangt af van de precieze verhuur en eventuele aanvullende diensten. Controleer dit voordat je een btw-bedrag vermeldt.

Kan ik servicekosten op dezelfde factuur zetten?

Ja. Vermeld servicekosten bij voorkeur op een aparte regel naast de kale huur. Benoem of het om een voorschot gaat en houd gegevens bij voor een eventuele jaarlijkse afrekening.

Is een digitale huurfactuur geldig?

Ja, een factuur per e-mail is in de praktijk bruikbaar, zolang de inhoud duidelijk is en je deze kunt bewaren. Verstuur bij voorkeur een niet-wijzigbare versie, bijvoorbeeld als pdf, en bewaar zelf een kopie.

Wat doe ik als de huurder niet op tijd betaalt?

Controleer eerst of de betaaldatum is verstreken en stuur daarna een vriendelijke betalingsherinnering met het factuurnummer, openstaande bedrag en een nieuwe duidelijke betaaldatum. Volg daarbij jouw huurovereenkomst en de regels die voor jouw situatie gelden.

Bronnen

1. Belastingdienst – Btw en onroerende zaken.
2. Huurcommissie – Servicekosten.
3. Rijksoverheid – Huren van een woning.
4. Kamer van Koophandel – Eisen aan een factuur.