Als consultant verkoop je vooral kennis, tijd en resultaat. Een heldere factuur zorgt ervoor dat jouw opdrachtgever direct begrijpt welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd, over welke periode en welk bedrag hij moet betalen. Dat vergroot de kans op een snelle betaling en geeft jouw administratie een professionele basis.
Met het factuursjabloon op deze pagina maak je eenvoudig een factuur voor advies-, interim- of consultancywerk. Je vult jouw bedrijfsgegevens, die van de klant, de werkzaamheden, uren, tarieven en btw in. Het sjabloon is geschikt voor zelfstandige consultants, eenmanszaken en adviesbureaus.
Controleer vóór verzending altijd of de omschrijving, bedragen en betaalgegevens kloppen. Een factuur is niet alleen een betaalverzoek: het is ook een belangrijk administratief bewijsstuk voor jou en jouw opdrachtgever.
Wat is een factuur voor een consultant?
Een factuur voor een consultant is een schriftelijk betaalverzoek voor geleverde adviesdiensten. Denk aan strategisch advies, projectmanagement, IT-consultancy, HR-advies, financiële begeleiding, trainingen of interimwerk. De factuur legt vast wat je hebt geleverd en welk bedrag jouw klant daarvoor verschuldigd is.
Je factureert vaak per uur, per dagdeel, per project of op basis van een vaste maandelijkse vergoeding. Bij urenwerk is een overzichtelijke specificatie extra belangrijk. Vermeld bijvoorbeeld de factuurperiode, het aantal uren, jouw uurtarief en een korte maar concrete omschrijving van de werkzaamheden.
Stuur je factuur bij voorkeur direct na afronding van de werkzaamheden of op het afgesproken vaste moment, bijvoorbeeld aan het einde van iedere maand. Zo sluit de factuur aan op jouw urenregistratie, opdrachtbevestiging en eventuele gemaakte afspraken over betaling.
Wanneer gebruik je dit factuursjabloon?
Dit sjabloon gebruik je wanneer je als ondernemer een klant wilt laten betalen voor consultancy of advieswerk. Het werkt zowel voor zakelijke opdrachtgevers als voor particuliere klanten, al kan de manier waarop je prijzen toont verschillen. Bij consumenten is het verstandig om duidelijk te maken of bedragen inclusief of exclusief btw zijn.
- Je hebt losse adviesuren of dagdelen gewerkt.
- Je factureert een vaste maandelijkse retainer of abonnementsvergoeding.
- Je hebt een project, analyse, rapport of implementatie afgerond.
- Je brengt overeengekomen reis- of andere kosten in rekening.
- Je factureert een voorschot, tussenfactuur of eindfactuur.
Gebruik voor iedere factuur een uniek en opvolgend factuurnummer. Daarmee houd je jouw administratie overzichtelijk en kan jouw klant de factuur gemakkelijk terugvinden. Pas een verstuurde factuur niet stilzwijgend aan; maak bij een fout of korting meestal een creditfactuur en verstuur daarna zo nodig een nieuwe, correcte factuur.
Welke regels gelden voor consultancyfacturen?
Als ondernemer moet je voor de btw-administratie in beginsel facturen uitreiken voor jouw zakelijke prestaties. Op een factuur moeten bepaalde gegevens staan, zoals de factuurdatum, een uniek factuurnummer, jouw gegevens, de gegevens van de afnemer, een duidelijke omschrijving van de dienst en de btw-specificatie. De Belastingdienst zet de actuele factuureisen overzichtelijk uiteen op Belastingdienst.nl.
Voor de meeste adviesdiensten geldt het algemene btw-tarief. Er bestaan uitzonderingen, bijvoorbeeld afhankelijk van de aard van de dienst, de plaats van de afnemer of een bijzondere fiscale regeling. Werk je voor een zakelijke klant in een ander EU-land, dan kunnen andere btw-regels gelden, zoals btw-verlegging. Neem in dat geval niet automatisch Nederlandse btw op zonder de situatie te controleren.
Pas je de kleineondernemersregeling toe, dan bereken je doorgaans geen btw. Vermeld dan duidelijk dat een vrijstelling of regeling van toepassing is en laat btw-bedragen weg. Ook wanneer je vrijgestelde diensten verricht, gelden er specifieke regels. Bewaar je facturen en onderliggende administratie volgens de fiscale bewaarplicht.
Wat moet er op de factuur staan?
Een professionele consultancyfactuur is volledig én begrijpelijk. De klant moet zonder extra uitleg kunnen zien waarvoor hij betaalt. Neem minimaal de volgende onderdelen op.
- Jouw bedrijfsnaam, rechtsvorm, adres, postcode en plaats.
- Jouw btw-identificatienummer, voor zover je btw in rekening brengt.
- Jouw KvK-nummer als je bent ingeschreven in het Handelsregister.
- Naam en adres van de opdrachtgever; bij zakelijke klanten bij voorkeur ook de bedrijfsnaam en contactpersoon.
- Een uniek factuurnummer in een logische, doorlopende nummerreeks.
- De factuurdatum en, als die afwijkt, de datum of periode waarin je de dienst hebt geleverd.
- Een duidelijke omschrijving van de consultancywerkzaamheden.
- De hoeveelheid: bijvoorbeeld het aantal uren, dagdelen of projectonderdelen.
- Het tarief per uur, dagdeel of project, exclusief btw wanneer je btw berekent.
- Het nettobedrag, het toegepaste btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag.
- De betaaltermijn, vervaldatum, IBAN en tenaamstelling.
- Een inkoopordernummer, kostenplaats of referentie van de klant als die daarom vraagt.
Houd je omschrijvingen concreet. “Consultancy” alleen is vaak te vaag. Schrijf liever: “Analyse en advies over procesoptimalisatie, 1 t/m 31 mei” of “Projectleiding implementatie CRM, 12 uur”. Vermijd vertrouwelijke persoonsgegevens of inhoudelijke details die niet nodig zijn voor de factuur.
Verschil met verwante documenten
| Document | Doel | Moment van gebruik | Betalingsverplichting |
|---|---|---|---|
| Factuur | Betaling vragen voor geleverde diensten | Na levering of volgens factuurafspraak | Ja, op basis van opdracht en factuur |
| Offerte | Voorstel doen voor werkzaamheden en prijs | Vóór de opdracht | Nog niet, tenzij de offerte is aanvaard |
| Opdrachtbevestiging | Afspraken over de opdracht vastleggen | Na akkoord, vóór de uitvoering | Indirect: legt de basis voor facturatie |
| Werkurenoverzicht | Gewerkte tijd onderbouwen | Tijdens of na de werkperiode | Nee, het ondersteunt de factuur |
| Creditfactuur | Een eerdere factuur geheel of deels corrigeren | Na een fout, korting of terugbetaling | Verlaagt een eerder gefactureerd bedrag |
Jouw consultancyfactuur voorbereiden
Een goede voorbereiding voorkomt discussie achteraf. Vergelijk de factuur met jouw offerte, overeenkomst of opdrachtbevestiging. Controleer vooral het overeengekomen tarief, de declarabele uren, de kostenafspraken en de betaaltermijn.
Werk je op uurbasis, houd dan gedurende de opdracht een urenregistratie bij. Noteer datum, activiteit, aantal uren en eventueel het projectnummer. Vraag bij grote opdrachten of bij klanten met strenge interne procedures regelmatig akkoord op jouw urenoverzicht. Dat maakt het voor de klant eenvoudiger om de factuur intern te laten goedkeuren.
De Kamer van Koophandel biedt praktische informatie over ondernemen, administratie en factureren via KVK.nl. Kijk ook naar de betaalvoorwaarden van jouw opdrachtgever: grote organisaties vragen geregeld om een PO-nummer, een specifieke tenaamstelling of indiening via een factuurportaal.
