Werk je als zelfstandig kapper, heb je een kapsalon of bied je haarbehandelingen aan huis aan? Dan is een heldere factuur belangrijk. Jouw klant ziet precies welke behandeling is uitgevoerd, wat deze kost en hoe er betaald kan worden. Bovendien is een goede factuur nodig voor jouw administratie en btw-aangifte.
Met het factuursjabloon voor kappers op deze pagina zet je behandelingen, gebruikte producten en eventuele reiskosten overzichtelijk op één document. Je kunt het voorbeeld aanpassen aan jouw huisstijl, diensten en betaalafspraken. Zo verstuur je na een afspraak snel een professionele factuur.
Een factuur hoeft niet ingewikkeld te zijn. Wel moet hij volledig, leesbaar en uniek zijn. Hieronder lees je wanneer je een factuur gebruikt, welke gegevens erop horen en hoe je het sjabloon invult.
Wat is een factuur voor een kapper?
Een factuur voor een kapper is een betaalverzoek voor geleverde haarbehandelingen, producten of aanvullende diensten. Denk aan knippen, wassen, föhnen, kleuren, balayage, permanenten, baardverzorging of de verkoop van shampoo en stylingproducten.
Je stuurt een factuur meestal aan zakelijke klanten, bijvoorbeeld wanneer je haar en make-up verzorgt voor een fotoshoot, bruiloft, productie of evenement. Ook voor particuliere klanten kun je een factuur maken, bijvoorbeeld als zij die nodig hebben voor hun administratie, een werkgever of een verzekering. In een gewone kapsalon wordt vaak direct afgerekend via pin, contant of een betaalverzoek. Dan kan een kassabon of kwitantie voldoende zijn, afhankelijk van de situatie.
Ben je ondernemer en breng je btw in rekening, dan helpt de factuur je om omzet en btw correct te administreren. De klant gebruikt de factuur op zijn beurt als bewijs van de afgenomen dienst of aankoop.
Wanneer heb je een kappersfactuur nodig?
Een factuur is vooral praktisch wanneer er niet meteen aan de balie of na de afspraak wordt betaald. Je legt er ook afspraken over prijzen en betaling mee vast. Gebruik een afzonderlijke factuur per klant of opdrachtgever en geef iedere factuur een eigen nummer.
- Je werkt als ambulant kapper en de klant betaalt achteraf.
- Je verzorgt kapsels voor een bruiloft, modeshow, fotoshoot of bedrijfsfeest.
- Je levert diensten aan een bedrijf, productieteam, modellenbureau of evenementenorganisatie.
- Je factureert meerdere afspraken of medewerkers van één opdrachtgever tegelijk.
- Je verkoopt haarproducten op rekening.
- Een particuliere klant vraagt om een factuur als betalingsbewijs.
Ook als je vooraf een aanbetaling ontvangt, is een factuur of aanbetalingsfactuur verstandig. Vermeld dan duidelijk dat het om een aanbetaling gaat en trek dit bedrag op de eindfactuur af. Daarmee voorkom je dat de klant denkt tweemaal te moeten betalen.
Regels voor facturen in Nederland
Voor ondernemers die btw in rekening brengen, gelden factuureisen. Een factuur moet onder andere een unieke, opeenvolgende factuurnummering hebben, de factuurdatum tonen en duidelijk maken wie de leverancier en afnemer zijn. Ook moeten de geleverde diensten, prijzen en btw goed zijn gespecificeerd.
De Belastingdienst beschrijft welke gegevens op een factuur moeten staan en wanneer vereenvoudigde facturering mogelijk is. Controleer de actuele voorwaarden op Factuureisen van de Belastingdienst, vooral als je met verschillende btw-tarieven, buitenlandse klanten of zakelijke opdrachtgevers werkt.
Voor kappersdiensten geldt vaak het algemene btw-tarief, maar de juiste behandeling hangt af van wat je precies levert. Bij losse productverkoop, samengestelde arrangementen of werkzaamheden in het buitenland kunnen andere aandachtspunten spelen. Vermeld per regel het toepasselijke btw-tarief en bewaar jouw facturen in de administratie.
Ben je vrijgesteld van btw of pas je een bijzondere regeling toe, zet dan geen btw-bedrag op de factuur alsof je die btw in rekening brengt. Vermeld in plaats daarvan de juiste reden of vrijstellingstekst die bij jouw situatie past. Vraag bij twijfel advies aan een boekhouder of fiscalist.
Welke gegevens moeten op de factuur staan?
Een professionele factuur is eenvoudig te controleren. Vul alle gegevens zorgvuldig in en gebruik dezelfde bedrijfsgegevens als in jouw zakelijke administratie. Voor een zakelijke opdrachtgever zijn de gegevens van de afnemer extra belangrijk.
- Jouw bedrijfsnaam of handelsnaam, adres en woonplaats of vestigingsplaats.
- Jouw btw-identificatienummer als je btw in rekening brengt.
- Jouw KvK-nummer, als je onderneming bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven.
- Een uniek factuurnummer dat logisch aansluit op jouw nummering.
- De factuurdatum en, als die afwijkt, de datum waarop je de behandeling of producten hebt geleverd.
- De naam en het adres van de klant of zakelijke opdrachtgever.
- Een duidelijke omschrijving per behandeling, product of kostenpost.
- Het aantal, de prijs per eenheid en het bedrag exclusief btw per regel.
- Het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw.
- Jouw betaalgegevens, bijvoorbeeld IBAN en tenaamstelling.
- Een duidelijke betaaltermijn en eventueel een betalingskenmerk.
Omschrijf de dienst concreet. Schrijf bijvoorbeeld niet alleen “kapper”, maar “dames knippen en föhnen”, “basiskleuring uitgroei” of “bruidskapsel inclusief proefkapsel”. Dat maakt de factuur voor jou en jouw klant veel duidelijker.
Verschil met bon, kwitantie en offerte
| Document | Waarvoor gebruik je het? | Moment | Belangrijk kenmerk |
|---|---|---|---|
| Factuur | Een klant verzoeken om te betalen voor diensten of producten. | Na levering of volgens afspraak. | Bevat factuurnummer, bedragen, btw en betaaltermijn. |
| Kassabon | Een directe verkoop aan de kassa vastleggen. | Bij onmiddellijke betaling. | Is doorgaans kort en gekoppeld aan een kassatransactie. |
| Kwitantie | Bevestigen dat een bedrag is ontvangen. | Nadat er is betaald. | Is een ontvangstbewijs, geen betaalverzoek. |
| Offerte | Vooraf een prijs en voorwaarden voorstellen. | Voor de opdracht. | Is pas bindend na aanvaarding, afhankelijk van de voorwaarden. |
| Prijsopgave | Een indicatie van verwachte kosten geven. | Voor de afspraak of behandeling. | Is vaak minder uitgebreid dan een offerte. |
Voorbereiden: nummering, betaling en administratie
Kies vooraf een vaste manier van factuurnummering. Je kunt bijvoorbeeld starten met een jaartal en volgnummer, zoals 2025-001, maar een andere logische, opeenvolgende reeks kan ook. Gebruik een nummer nooit opnieuw, ook niet als je een factuur verwijdert of corrigeert. Bij een fout maak je meestal een creditfactuur of een gecorrigeerde factuur met een nieuw nummer.
Spreek ook een betaaltermijn af. Bij particuliere klanten is een korte, duidelijke termijn gebruikelijk als je niet direct afrekent. Bij zakelijke klanten kan een andere termijn gelden op basis van jullie afspraak. Schrijf niet alleen “graag snel betalen”, maar noem een concrete datum of het aantal dagen waarbinnen betaling moet plaatsvinden.
Bewaar facturen en onderliggende gegevens zorgvuldig in jouw administratie. De Kamer van Koophandel biedt algemene informatie over administratie en factureren voor ondernemers op kvk.nl. Zorg dat jouw eigen kopie van de factuur identiek blijft aan de versie die je naar de klant stuurt.
