Factuur voor designer maken en invullen

Als designer wil je dat jouw factuur net zo helder en verzorgd is als jouw ontwerpwerk. Een goede factuur laat je opdrachtgever direct zien wat je hebt geleverd, welk bedrag hij moet betalen en wanneer de betaling uiterlijk binnen moet zijn.

Met een factuur voor designerwerk kun je zowel uren als vaste projectprijzen doorberekenen. Denk aan huisstijlontwerp, een logo, webdesign, illustraties, DTP-werk, een socialmedia-template of een correctieronde. Met het sjabloon op deze pagina leg je die werkzaamheden overzichtelijk vast.

Gebruik steeds een uniek factuurnummer en bewaar een kopie van iedere verstuurde factuur. Dat helpt jou bij jouw administratie, bij vragen van een opdrachtgever en bij jouw btw-aangifte.

Wat is een factuur voor een designer?

Een factuur is een betalingsverzoek voor werk dat je hebt uitgevoerd of voor producten en rechten die je hebt geleverd. Voor een designer is dit doorgaans de factuur na afronding van een opdracht, na een afgesproken projectfase of als periodieke factuur voor terugkerende werkzaamheden.

Je kunt rekenen per uur, per dagdeel, per project of per onderdeel. Bij een huisstijl kun je bijvoorbeeld afzonderlijk opnemen: intake en conceptontwikkeling, ontwerp logo, uitwerking kleurenpalet, oplevering bronbestanden en aanvullende correcties. Zo begrijpt jouw opdrachtgever precies waar het totaalbedrag uit bestaat.

Stuur de factuur naar de juiste contactpersoon of administratie. Werk je voor een bedrijf, vraag dan vooraf of zij een inkoopordernummer, kostenplaats of specifieke tenaamstelling op de factuur nodig hebben.

Wanneer stuur je de factuur?

Het moment van factureren spreek je bij voorkeur al af in jouw offerte of opdrachtbevestiging. Bij een kleine opdracht stuur je de factuur vaak na oplevering. Bij een groter ontwerptraject is factureren in delen gebruikelijk, bijvoorbeeld een aanbetaling bij de start, een termijn na goedkeuring van het concept en een slotfactuur bij oplevering.

Factureer niet alleen het zichtbare eindproduct. Ook afgesproken werkzaamheden zoals research, creatieve richting, overleggen, opmaak, correctierondes en voorbereiden van bestanden mogen op de factuur staan. Zorg er wel voor dat deze posten aansluiten op wat je hebt afgesproken.

Lever je digitale bestanden, dan kun je op de factuur kort vermelden welke bestanden zijn geleverd. Afspraken over auteursrecht, gebruiksrechten en overdracht van bronbestanden horen vooral in jouw offerte of overeenkomst. Een factuur kan er wel naar verwijzen, maar vervangt die afspraken niet.

Regels voor facturen in Nederland

Ondernemers die btw in rekening brengen, moeten een factuur opstellen die aan de btw-eisen voldoet. Daarop staan onder meer jouw naam en adres, het factuurnummer, de factuurdatum, de datum van levering of dienst en de btw-gegevens. De Belastingdienst zet de actuele factuureisen overzichtelijk uiteen op Belastingdienst: waaraan moet een factuur voldoen.

Gebruik factuurnummers die elkaar logisch opvolgen. Een nummer mag bijvoorbeeld bestaan uit een jaaraanduiding en een volgnummer, zolang ieder nummer maar uniek is. Wijzig een al verstuurde factuur niet stilzwijgend. Is er iets fout gegaan, corrigeer dit dan met een duidelijke creditfactuur of een nieuwe, goed herleidbare correctie.

Ben je vrijgesteld van btw of gebruik je de kleineondernemersregeling, dan gelden andere vermeldingen op jouw factuur. Neem in dat geval geen btw-bedrag op en vermeld de juiste reden of regeling. Controleer altijd welke situatie op jouw onderneming van toepassing is.

Welke gegevens moeten op jouw designerfactuur staan?

Een professionele factuur bevat voldoende informatie om de dienst, de prijs en de btw te controleren. Vul minimaal de volgende onderdelen in:

• jouw bedrijfsnaam of volledige naam, adres en contactgegevens;
• jouw btw-identificatienummer wanneer je btw berekent;
• jouw KvK-nummer als je bij de Kamer van Koophandel bent ingeschreven;
• de naam en het adres van jouw opdrachtgever;
• een uniek en doorlopend factuurnummer;
• de factuurdatum en de datum of periode waarin je de dienst hebt geleverd;
• een duidelijke omschrijving van het ontwerpwerk;
• het aantal uren, stuks of de projectprijs, plus het gehanteerde tarief;
• het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw;
• jouw betaalgegevens, betaaltermijn en eventuele betalingskenmerk.

Beschrijf de prestatie concreet. Schrijf liever ‘Ontwerp en uitwerking logo voor [projectnaam], 8 uur’ dan alleen ‘designwerk’. Bij een vaste prijs kun je schrijven: ‘Ontwerp huisstijl volgens offerte [nummer]’.

Verschil met andere documenten

Btw, tarieven en rechten bij ontwerpwerk

Voor veel design- en vormgevingsdiensten geldt het algemene btw-tarief. Er kunnen uitzonderingen bestaan, bijvoorbeeld afhankelijk van de precieze prestatie of jouw fiscale positie. Controleer daarom welke btw-regels voor jouw werkzaamheden gelden voordat je factureert.

Maak jouw prijsopbouw helder. Bij uren vermeld je het aantal uren en het uurtarief exclusief btw. Bij een vaste projectprijs vermeld je de overeengekomen prijs exclusief btw. Breng je kosten door, zoals drukproeven, stockmateriaal, verzending of reiskosten, neem die dan als aparte regel op als dat past bij jouw afspraak met de opdrachtgever.

Als zelfstandige houd je zelf jouw administratie bij. Informatie over starten, administratie en ondernemen vind je bij Kamer van Koophandel. Bewaar offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, urenregistraties en correspondentie zorgvuldig bij elkaar.

Factuursjabloon voor designer invullen

1. Vul jouw bedrijfsgegevens in. Zet bovenaan jouw bedrijfsnaam of naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer en btw-id.
2. Voeg de gegevens van de opdrachtgever toe. Gebruik de officiële bedrijfsnaam en het factuuradres. Voeg een contactpersoon toe als dat intern helpt.
3. Kies een uniek factuurnummer. Volg jouw bestaande nummering en gebruik nooit hetzelfde nummer voor twee verschillende facturen.
4. Noteer de juiste data. Vul de factuurdatum in en vermeld ook de uitvoeringsdatum of periode, bijvoorbeeld ‘Werkzaamheden april [jaar]’.
5. Beschrijf iedere post. Benoem het project, de werkzaamheden en aantallen. Vermeld bij uren het aantal en jouw uurtarief; vermeld bij een vaste afspraak de projectprijs.
6. Bereken de btw. Tel eerst alle bedragen exclusief btw op. Bereken vervolgens de btw per tarief en tel die op bij het subtotaal.
7. Maak betalen eenvoudig. Voeg jouw IBAN, tenaamstelling, uiterste betaaldatum en het factuurnummer als betalingskenmerk toe.
8. Controleer en verstuur. Vergelijk de factuur met jouw offerte of opdrachtbevestiging. Sla een definitieve kopie op en stuur deze als pdf of via jouw facturatiesysteem.

Veelgemaakte fouten voorkomen

• Een algemeen omschreven post gebruiken, zonder duidelijkheid over het geleverde ontwerpwerk.
• Een factuurnummer overslaan, hergebruiken of later wijzigen zonder een controleerbare correctie.
• De factuurdatum verwarren met de datum waarop je het werk hebt geleverd.
• Alleen een totaalbedrag vermelden en de btw-uitsplitsing vergeten.
• Btw rekenen terwijl je vrijgesteld bent of de kleineondernemersregeling toepast.
• Een betaaltermijn vergeten, waardoor onduidelijkheid ontstaat over de uiterste betaaldatum.
• Factureren aan een handelsnaam terwijl de opdrachtgever een andere juridische entiteit of een ander factuuradres opgeeft.
• Rechten op ontwerpbestanden als vanzelfsprekend beschouwen zonder deze eerder schriftelijk af te spreken.

Praktische tips voor designers

Gebruik dezelfde projectnaam op jouw offerte, opdrachtbevestiging en factuur. Dit voorkomt vragen bij de administratie van jouw klant. Voeg eventueel het offertenummer of projectnummer toe aan de factuur, zeker bij grotere organisaties.

Werk je met correctierondes? Vermeld op jouw factuur alleen extra correctiewerk wanneer vooraf duidelijk was wanneer het inbegrepen aantal rondes eindigde en welk tarief daarna gold. Een urenoverzicht als bijlage kan handig zijn bij uitgebreide opdrachten.

Maak van jouw factuuromschrijving een korte samenvatting van wat de opdrachtgever daadwerkelijk heeft ontvangen. Dat versnelt interne goedkeuring en verkleint de kans op betalingsvragen.

Redactie Sjabloon King

Plan een vast administratiemoment per week of maand. Verstuur facturen snel na oplevering of op het afgesproken termijnmoment. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat details van de opdracht minder duidelijk zijn voor jou en jouw klant.

Veelgestelde vragen

Moet ik als freelance designer altijd btw op mijn factuur zetten?

Meestal bereken je btw als je btw-plichtig ondernemer bent. Ben je vrijgesteld of neem je deel aan de kleineondernemersregeling, dan factureer je doorgaans geen btw. Controleer jouw eigen fiscale situatie voordat je de factuur verstuurt.

Kan ik een aanbetaling factureren?

Ja, als je dit vooraf met jouw opdrachtgever hebt afgesproken. Vermeld duidelijk dat het om een aanbetaling of termijnfactuur gaat en verwijs naar de opdracht of offerte. Verreken die aanbetaling zichtbaar op de eindfactuur.

Welk btw-tarief geldt voor grafisch ontwerp?

Voor veel ontwerpdiensten geldt het algemene btw-tarief. De juiste toepassing hangt af van jouw concrete prestatie en situatie. Controleer dit bij twijfel voordat je factureert.

Moet ik mijn urenstaat meesturen?

Dat hoeft niet altijd. Bij facturatie per uur kan een urenoverzicht wel prettig zijn, vooral als de opdrachtgever daarom vraagt of als de werkzaamheden omvangrijk zijn. Laat het factuurtotaal altijd zelfstandig leesbaar blijven.

Wat doe ik als een klant niet op tijd betaalt?

Stuur eerst een vriendelijke herinnering met het factuurnummer, bedrag en de inmiddels verstreken betaaldatum. Volg daarna jouw algemene voorwaarden en de wettelijke regels voor incasso en rente. Leg contactmomenten schriftelijk vast.

Bronnen

1. Belastingdienst, Waaraan moet een factuur voldoen?
2. Belastingdienst, Facturen en btw.
3. Kamer van Koophandel, Administratie bijhouden.
4. Rijksoverheid, Betalingstermijnen bij handelstransacties.