Een proforma factuur is een voorlopige factuur die je gebruikt om goederen, diensten, prijzen en leveringsvoorwaarden overzichtelijk te bevestigen. Je klant krijgt daarmee vooraf duidelijkheid over wat je gaat leveren en wat dit naar verwachting kost.
Je kunt hieronder een bewerkbaar proforma factuur voorbeeld invullen en aanpassen aan jouw situatie. Het sjabloon helpt je om professioneel te communiceren, bijvoorbeeld bij een vooruitbetaling, een internationale zending of een bestelling die nog moet worden bevestigd.
Let goed op: een proforma factuur is doorgaans geen officiële btw-factuur en ook geen betalingsbewijs. Maak daarom duidelijk dat het om een proforma document gaat. Zodra je daadwerkelijk factureert, verstuur je een definitieve factuur met een eigen factuurnummer.
Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur is een document dat eruitziet als een factuur, maar vooral een informatieve of voorbereidende functie heeft. Je vermeldt de producten of diensten, aantallen, prijzen, eventuele btw en het totaalbedrag. De ontvanger kan zo zien welke kosten worden verwacht voordat de definitieve levering of facturering plaatsvindt.
De Latijnse term pro forma betekent letterlijk: voor de vorm. In de praktijk gebruik je de proforma factuur als prijsbevestiging, aanvraag voor een vooruitbetaling, bijlage bij een douanezending of basis voor interne goedkeuring bij jouw klant.
Een proforma factuur leidt niet automatisch tot een betalingsverplichting. Dat hangt af van de afspraken die je met de klant hebt gemaakt. Als je betaling vooraf verlangt, leg je die afspraak ook vast in je offerte, overeenkomst, orderbevestiging of duidelijke begeleidende e-mail.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Een proforma factuur is vooral nuttig als de verkoop nog niet volledig is afgerond of wanneer een partij vooraf informatie nodig heeft. Het document biedt een helder financieel overzicht zonder dat je al een definitieve verkoopfactuur uitreikt.
- Je vraagt een klant om een vooruitbetaling voordat je produceert, bestelt of levert.
- Je stuurt goederen naar het buitenland en de vervoerder of douane vraagt om informatie over inhoud en waarde.
- Jouw klant heeft een document nodig voor een inkoopaanvraag, budgetreservering of interne toestemming.
- Je wilt prijzen, aantallen en leveringsgegevens bevestigen na mondeling overleg.
- Je verkoopt aan een nieuwe klant en wilt eerst afspraken vastleggen voordat je definitief factureert.
- Je wilt een voorschot inzichtelijk maken zonder het al als eindfactuur te presenteren.
Bij uitvoer buiten de Europese Unie kan een proforma factuur een praktisch begeleidend document zijn. Welke douaneformaliteiten precies gelden, is afhankelijk van het product, het land van bestemming en de verzendwijze. Kijk voor algemene informatie over internationaal ondernemen op de website van de Kamer van Koophandel.
Regels voor een proforma factuur in Nederland
Voor een proforma factuur bestaan niet dezelfde vaste factuureisen als voor een definitieve btw-factuur. Juist omdat het document geen reguliere btw-factuur is, mag de ontvanger de vermelde btw normaal gesproken niet gebruiken om btw af te trekken als voorbelasting.
Vermeld daarom opvallend bovenaan PROFORMA FACTUUR of GEEN BTW-FACTUUR. Zo voorkom je dat jouw klant, de boekhouding of een toezichthouder het document verwart met de definitieve factuur. Gebruik bij voorkeur een apart proforma-nummer, bijvoorbeeld PF-2025-001, en gebruik dat nummer niet opnieuw als factuurnummer op de uiteindelijke factuur.
Wanneer je daadwerkelijk een belastbare levering of dienst factureert, moet je wel een correcte btw-factuur uitreiken als dat verplicht is. De Belastingdienst legt uit welke gegevens op een factuur horen en wanneer je een factuur moet maken. Raadpleeg daarvoor Belastingdienst.nl.
De termen, bedragen en betaalvoorwaarden op een proforma factuur kunnen onderdeel worden van de afspraken met jouw klant. Zorg daarom dat zij aansluiten op je offerte, algemene voorwaarden en orderbevestiging. Wees vooral zorgvuldig als je vooruitbetaling vraagt: vermeld het bedrag, de betaaltermijn, de betaalgegevens en wat er gebeurt na ontvangst van de betaling.
Welke gegevens moeten erop staan?
Een goede proforma factuur is volledig genoeg om misverstanden te voorkomen. De ontvanger moet direct begrijpen wie levert, aan wie, wat er wordt geleverd, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden.
- De duidelijke aanduiding Proforma factuur en eventueel Geen btw-factuur.
- Een uniek proforma- of referentienummer.
- De datum van opmaak en, indien relevant, de geldigheidsdatum.
- Jouw bedrijfsnaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
- Jouw KvK-nummer en btw-identificatienummer, als je die gegevens gebruikt in je zakelijke communicatie.
- De naam en het volledige adres van de klant of ontvanger.
- Een bestelnummer, offertekenmerk of contactpersoon, als dat van toepassing is.
- Een concrete omschrijving van de goederen of diensten.
- Aantallen, eenheden, stuksprijzen en eventuele kortingen.
- Het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-percentage en het btw-bedrag, indien van toepassing.
- Het totaalbedrag inclusief btw en de gebruikte valuta.
- Betaalinstructies, waaronder IBAN, tenaamstelling, betalingskenmerk en uiterste betaaldatum als je vooruitbetaling vraagt.
- Leveringswijze, verwachte leverdatum, verzendkosten en eventuele aanvullende voorwaarden.
Bij internationale handel zijn ook land van oorsprong, goederencode, gewicht, leveringsconditie en reden van uitvoer soms relevant. Vraag bij twijfel aan je vervoerder, expediteur of douaneadviseur welke informatie voor jouw zending nodig is.
Verschil met een factuur, offerte en orderbevestiging
Deze documenten bevatten soms vergelijkbare bedragen en productregels, maar hun doel is anders. Kies het document dat past bij het stadium van jouw verkoopproces.
| Document | Hoofddoel | Betalings- en btw-status | Gebruiksmoment |
|---|---|---|---|
| Proforma factuur | Voorlopige prijs- en leveringsinformatie geven | Normaal geen definitieve btw-factuur; betaling alleen op basis van duidelijke afspraak | Vóór levering, bij vooruitbetaling of internationale zending |
| Definitieve factuur | Betaling voor geleverde goederen of diensten vragen | Officiële factuur; moet aan de toepasselijke factuureisen voldoen | Bij of na levering, of volgens de gemaakte factuurafspraak |
| Offerte | Een aanbod doen met prijs en voorwaarden | Geen factuur en meestal geen betalingsverzoek | Vóórdat de klant een opdracht geeft |
| Orderbevestiging | Een ontvangen bestelling bevestigen | Geen factuur; legt de geaccepteerde bestelling vast | Nadat de klant heeft besteld |
| Creditnota | Een eerder gefactureerd bedrag corrigeren | Corrigeert een definitieve factuur en de bijbehorende btw | Na een fout, retour of prijsvermindering |
