Intracommunautaire factuur maken

Doe je zaken met een ondernemer in een ander EU-land? Dan kan een gewone Nederlandse factuur onvoldoende zijn. Bij een intracommunautaire levering of dienst gelden vaak bijzondere btw-regels. Met een intracommunautaire factuur leg je helder vast wat je hebt geleverd, aan wie en waarom je wel of geen Nederlandse btw berekent.

Op deze pagina vind je een bewerkbaar sjabloon en een praktische uitleg. Je leest welke gegevens op de factuur horen, wanneer je de tekst ‘btw verlegd’ gebruikt en welke controles je uitvoert voordat je de factuur verstuurt.

De term intracommunautair betekent: handel tussen ondernemingen in verschillende lidstaten van de Europese Unie. Het gaat dus niet automatisch om iedere factuur aan een klant in het buitenland. Vooral de status van jouw klant, het soort prestatie en het land van vertrek of afname zijn bepalend.

Wat is een intracommunautaire factuur?

Een intracommunautaire factuur is een factuur voor een zakelijke transactie binnen de EU waarop de juiste btw-behandeling staat vermeld. In de praktijk gaat het meestal om één van deze situaties: je levert goederen vanuit Nederland aan een ondernemer in een andere EU-lidstaat, of je verricht een dienst voor een ondernemer die in een andere EU-lidstaat is gevestigd.

Bij een levering van goederen aan een ondernemer in een ander EU-land kan het Nederlandse btw-tarief 0% zijn. De afnemer verwerkt dan doorgaans de btw in het eigen land. Bij veel zakelijke diensten geldt dat de btw naar de afnemer wordt verlegd. Je brengt dan geen Nederlandse btw in rekening, maar vermeldt duidelijk dat de btw is verlegd.

Een intracommunautaire factuur is niet hetzelfde als een factuur voor export buiten de EU. Voor transacties met landen buiten de EU gelden andere voorwaarden en bewijsstukken. Ook een verkoop aan een particulier binnen de EU volgt vaak andere regels dan een verkoop aan een ondernemer.

Wanneer heb je deze factuur nodig?

Gebruik dit sjabloon wanneer je als Nederlandse ondernemer factureert aan een zakelijke klant met een geldig btw-identificatienummer in een andere EU-lidstaat. Controleer eerst of de feitelijke situatie past bij de btw-vermelding die je wilt gebruiken.

Goederen leveren aan een EU-ondernemer

Lever je goederen vanuit Nederland aan een ondernemer in een andere EU-lidstaat en worden de goederen daadwerkelijk naar dat andere land vervoerd? Dan kan sprake zijn van een intracommunautaire levering. Je factureert in veel gevallen met 0% Nederlandse btw. Je moet onder meer het btw-nummer van je afnemer controleren en kunnen aantonen dat de goederen Nederland hebben verlaten.

Diensten verrichten voor een EU-ondernemer

Bij veel diensten aan ondernemers is de plaats van dienst het land waar de zakelijke klant is gevestigd. De klant berekent en betaalt dan zelf de lokale btw. Op jouw factuur zet je geen Nederlandse btw, maar wel de vermelding ‘btw verlegd’ of een duidelijke gelijkwaardige tekst.

Situaties waarin extra controle nodig is

Voor sommige diensten gelden uitzonderingen, bijvoorbeeld diensten rond onroerend goed, personenvervoer, toegang tot evenementen en bepaalde culturele of horecadiensten. Ook bij montage, voorraad in een ander land, ketentransacties of verkoop aan particulieren kunnen de regels anders uitpakken. Vraag bij twijfel advies voordat je factureert.

Welke btw-regels gelden in Nederland?

Voor een intracommunautaire levering van goederen moet je in het algemeen aan voorwaarden voldoen om het nultarief toe te passen. Je afnemer is een ondernemer of rechtspersoon met een btw-nummer in een andere EU-lidstaat, de goederen gaan naar een ander EU-land en je administratie bevat voldoende bewijs van het vervoer. Daarnaast verwerk je de transactie doorgaans in je btw-aangifte en opgaaf ICP.

Voor diensten aan een ondernemer in een ander EU-land geldt vaak de verleggingsregeling. Vermeld dan het btw-nummer van de afnemer en een duidelijke aanduiding dat de btw is verlegd. De afnemer voldoet de btw volgens de regels van zijn of haar land. De precieze verwerking in je aangifte hangt af van de soort dienst en de situatie.

Controleer een buitenlands btw-nummer vóór je factureert en bewaar de uitkomst bij je administratie. Via VIES van de Europese Commissie kun je de geldigheid van EU-btw-nummers controleren. Een geldig nummer alleen is niet genoeg: beoordeel ook of je klant daadwerkelijk handelt als ondernemer en leg je onderbouwing vast.

De factuurregels, aangifteverplichtingen en voorwaarden voor het nultarief kunnen veranderen. De Belastingdienst biedt actuele informatie over btw bij zakendoen met andere EU-landen. Bewaar facturen, correspondentie, bestelgegevens, transportdocumenten en betaalbewijzen zorgvuldig in je administratie.

Wat moet op een intracommunautaire factuur staan?

Een factuur voor een EU-transactie bevat de gewone verplichte factuurgegevens én aanvullende informatie over de btw-behandeling. Zorg dat alle gegevens onderling overeenkomen: de klantnaam op de order, het adres, het btw-nummer en het aflever- of vestigingsland.

• Jouw volledige bedrijfsnaam, adres en woon- of vestigingsplaats.
• Jouw btw-identificatienummer en, als relevant, jouw KvK-nummer.
• De volledige naam, het adres en het land van de zakelijke afnemer.
• Het btw-identificatienummer van de afnemer, inclusief landcode.
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
• De factuurdatum en, indien afwijkend, de datum waarop je leverde of de dienst verrichtte.
• Een duidelijke omschrijving van goederen of diensten, met aantallen, eenheden en periode waar nodig.
• De prijs per regel exclusief btw, eventuele korting en het bedrag exclusief btw.
• De toegepaste btw-behandeling: bijvoorbeeld 0% bij een intracommunautaire levering of ‘btw verlegd’ bij een dienst.
• Het totaalbedrag dat je klant moet betalen, de valuta, betaaltermijn en betaalgegevens.
• Bij goederen: indien relevant het afleveradres en een verwijzing naar transport- of ordergegevens.

Verschil met andere facturen

Voorbereiding: controleer de transactie

Neem niet alleen de factuurtekst over. Bepaal eerst of je goederen of diensten levert, wie je klant juridisch is en waar de prestatie plaatsvindt. Vraag je klant om de officiële bedrijfsnaam, het volledige factuuradres en het btw-identificatienummer. Leg ook vast wie het vervoer regelt en naar welk land de goederen gaan.

Controleer het btw-nummer op de dag waarop je de transactie verwerkt en bewaar een schermafdruk of andere registratie van de controle. Bij goederen verzamel je transportbewijzen, zoals een getekende vrachtbrief, een vervoerdersverklaring, afleverbevestiging of andere zakelijke documenten die het grensoverschrijdende vervoer ondersteunen.

Gebruik per factuur één heldere btw-vermelding. Zet niet tegelijk ‘0% btw’ en ‘btw verlegd’ zonder dat je precies weet welke regeling van toepassing is.

Redactie Sjabloon King

Stap voor stap het sjabloon invullen

1. Vul je eigen bedrijfsgegevens in. Noteer je officiële handelsnaam, adres, btw-id, KvK-nummer en contactgegevens. Gebruik de gegevens waaronder je onderneming factureert.
2. Voeg de gegevens van je afnemer toe. Vul de juridische naam, het volledige adres met land en het gecontroleerde EU-btw-nummer van de klant in.
3. Kies een uniek factuurnummer. Hanteer een logische, doorlopende nummering. Gebruik een nummer niet opnieuw, ook niet als een factuur later wordt gecrediteerd.
4. Vermeld factuur- en prestatiedatum. Staat de levering of dienst op een andere datum dan de factuurdatum? Neem die datum of periode apart op.
5. Beschrijf de prestatie precies. Noteer bijvoorbeeld artikelnummer, aantal, soort, dienstperiode, uren of projectnaam. Een omschrijving als ‘werkzaamheden’ is meestal te vaag.
6. Bereken de bedragen. Zet per regel de hoeveelheid, prijs exclusief btw, korting en het regelbedrag. Tel alle regels op tot het subtotaal.
7. Neem de juiste btw-tekst op. Gebruik bij een intracommunautaire goederenlevering alleen 0% als je aan de voorwaarden voldoet. Gebruik bij een verlegde dienst de tekst ‘btw verlegd’ en vermeld geen Nederlands btw-bedrag.
8. Vul betaling en aanvullende gegevens aan. Vermeld valuta, betaaltermijn, IBAN, tenaamstelling en eventueel ordernummer, afleveradres of transportreferentie.
9. Controleer en archiveer. Vergelijk de factuur met de order en bewaar de definitieve versie samen met de btw-nummercontrole en relevante bewijsstukken.

Veelgemaakte fouten

• Factureren met 0% btw zonder een geldig btw-nummer van de afnemer te hebben gecontroleerd.
• Geen onderscheid maken tussen een goederenlevering en een dienst.
• De tekst ‘btw verlegd’ gebruiken bij een intracommunautaire goederenlevering waarop het nultarief hoort te staan, of andersom.
• Het btw-nummer van de klant vergeten of alleen een algemeen bedrijfsnummer opnemen.
• Geen bewijs bewaren dat goederen naar een andere EU-lidstaat zijn vervoerd.
• Een vaag omschreven prestatie of geen datum/periode van levering opnemen.
• Toch Nederlandse btw berekenen én vermelden dat de btw is verlegd.
• Een factuur aan een particulier behandelen alsof de klant een zakelijke EU-afnemer is.
• Vergeten de transactie, indien van toepassing, op te nemen in de opgaaf ICP.

Praktische tips voor je administratie

Werk met een vaste controlelijst voordat je een EU-factuur verstuurt. Controleer minimaal de klantstatus, het btw-nummer, het land, de aard van de prestatie, de btw-tekst en de benodigde onderliggende documenten. Zo voorkom je dat een correct uitziende factuur niet aansluit op je administratie.

Bewaar een dossier per transactie. Daarin kunnen de offerte of opdracht, correspondentie, controle van het btw-nummer, pakbonnen, transportdocumenten, afleverbevestiging, factuur en betaling staan. Dit helpt je niet alleen bij een belastingcontrole, maar ook bij vragen of betalingsgeschillen met je klant.

Factureer je in een andere valuta dan euro? Vermeld dan duidelijk de valuta en zorg dat je administratie de bedragen op een consistente manier verwerkt. Controleer ook of je klant specifieke eisen stelt, zoals een inkoopordernummer of een elektronische factuurindeling.

Veelgestelde vragen

Moet ik altijd 0% btw rekenen aan een klant in een ander EU-land?

Nee. Het land van je klant is niet het enige criterium. Bij goederen kan het nultarief gelden als aan de voorwaarden is voldaan. Bij veel diensten wordt de btw verlegd. Voor particulieren en uitzonderingssituaties kunnen andere regels gelden.

Wat betekent ‘btw verlegd’ op de factuur?

Dit betekent dat jij geen Nederlandse btw in rekening brengt en dat de afnemer de btw volgens de regels van het eigen land verwerkt. Deze vermelding komt veel voor bij zakelijke diensten binnen de EU.

Is een btw-nummer van de klant voldoende voor het nultarief?

Nee. Bij een goederenlevering moet je doorgaans ook kunnen aantonen dat de goederen naar een andere EU-lidstaat zijn vervoerd. Controleer bovendien of het nummer geldig is en of de klant als ondernemer handelt.

Moet ik het btw-nummer van mijn klant op de factuur zetten?

Ja, dat is bij intracommunautaire transacties in de praktijk een belangrijk gegeven. Neem het volledige nummer met landcode nauwkeurig over en controleer het vooraf.

Kan ik dit sjabloon gebruiken voor een particuliere klant in de EU?

Niet zonder extra controle. De btw-regels voor verkoop aan consumenten verschillen van de zakelijke regels. Pas de factuur en btw-behandeling daarom niet automatisch toe op particuliere verkopen.

Bronnen

1. Belastingdienst, Btw bij zakendoen met het buitenland.
2. Belastingdienst, Opgaaf intracommunautaire prestaties.
3. Europese Commissie, VIES VAT number validation.
4. Kamer van Koophandel, Zakendoen in het buitenland.