Verkoop je producten aan een zakelijke klant of consument? Dan leg je de verkoop meestal vast met een factuur. Een duidelijke factuur helpt jouw klant om op tijd te betalen en zorgt ervoor dat jouw administratie overzichtelijk blijft.
Met het sjabloon op deze pagina stel je een factuur voor productverkoop op die je kunt aanpassen aan jouw onderneming. Je vult onder meer jouw bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant, de productregels, de btw en de betaalafspraak in.
Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Voor ondernemers is het ook een belangrijk administratief bewijsstuk. Controleer daarom vóór verzending altijd of alle verplichte gegevens en bedragen kloppen.
Wat is een factuur voor productverkoop?
Een factuur voor productverkoop is een document waarmee je betaling vraagt voor producten die je hebt geleverd. Denk aan kleding, onderdelen, kantoorartikelen, meubels, voedingsmiddelen of digitale producten. Op de factuur staat precies wat de klant heeft gekocht, hoeveel stuks zijn geleverd en welk bedrag de klant moet betalen.
Je stuurt de factuur meestal nadat je de producten hebt geleverd. Bij vooruitbetaling kun je ook vooraf een factuur sturen. Vermeld dan duidelijk dat het om vooruitbetaling gaat en lever de producten volgens de gemaakte afspraak.
Voor zakelijke verkopen is een factuur vaak noodzakelijk voor de btw-administratie. Jouw zakelijke klant kan de in rekening gebrachte btw onder voorwaarden als voorbelasting aftrekken. Daarom moeten de gegevens op de factuur volledig en juist zijn.
Wanneer gebruik je dit factuursjabloon?
Gebruik dit sjabloon wanneer je producten verkoopt en daarvoor zelf een factuur opstelt. Het is geschikt voor eenmalige verkopen, bestellingen via jouw webshop, leveringen aan winkels en terugkerende leveringen aan vaste klanten.
- Je levert fysieke producten aan een bedrijf of particulier.
- Je verkoopt meerdere productsoorten in één bestelling.
- Je wilt aantallen, artikelomschrijvingen en stukprijzen overzichtelijk tonen.
- Je brengt btw in rekening over de verkoop.
- Je spreekt met de klant een betalingstermijn af.
- Je wilt een factuur koppelen aan een bestelling, pakbon of offerte.
Verkoop je uitsluitend diensten, dan kun je dit format nog steeds gebruiken. Vervang de productregels dan door een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden, uren en het uurtarief.
Regels voor facturen in Nederland
Ben je btw-ondernemer, dan moet jouw factuur aan de factuureisen voldoen. Je vermeldt onder andere een unieke, opeenvolgende factuurnummering, de factuurdatum, jouw naam en adres, de gegevens van de afnemer en de btw-specificatie. De Belastingdienst geeft een actueel overzicht van de vereisten voor facturen en factuureisen.
Je bewaart uitgaande facturen als onderdeel van jouw administratie. Zorg dat je facturen later nog goed leesbaar zijn en dat de nummers logisch op elkaar volgen. Een nummer mag je niet opnieuw gebruiken, ook niet als een factuur is geannuleerd. Maak in dat geval een creditfactuur of leg de correctie op een andere controleerbare manier vast.
Je bent niet altijd verplicht om voor elke verkoop aan een particulier een uitgebreide factuur uit te reiken. Toch is een factuur vaak verstandig, bijvoorbeeld bij online verkoop, garantie, grotere aankopen of wanneer de klant daarom vraagt. Voor sommige verkopen gelden vereenvoudigde regels. Controleer bij twijfel welke situatie op jouw verkoop van toepassing is.
Welke gegevens moeten op de factuur staan?
Een professionele productfactuur is voor de klant direct begrijpelijk en bevat de gegevens die jij nodig hebt voor jouw administratie. Neem in ieder geval de volgende onderdelen op.
- De aanduiding Factuur.
- Een uniek en opeenvolgend factuurnummer.
- De factuurdatum.
- Jouw bedrijfsnaam of volledige naam, adres en woonplaats.
- Jouw btw-identificatienummer, als je btw in rekening brengt.
- Jouw KvK-nummer, als je onderneming in het Handelsregister staat ingeschreven.
- Naam en adres van de klant. Vermeld bij zakelijke klanten ook de bedrijfsnaam.
- De leverdatum of periode waarin je de producten hebt geleverd, als die afwijkt van de factuurdatum.
- Een heldere omschrijving per product, met bijvoorbeeld artikelnummer, aantal en eenheid.
- De prijs exclusief btw per productregel en eventuele korting.
- Het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag, uitgesplitst per tarief.
- Het totaalbedrag exclusief btw, het totale btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw.
- De uiterste betaaldatum, jouw IBAN en een betalingskenmerk of factuurnummer.
Ben je vrijgesteld van btw of pas je een bijzondere btw-regeling toe, zet dan niet zomaar een btw-tarief op de factuur. Vermeld in plaats daarvan de juiste toelichting die bij jouw situatie hoort. Bij internationale leveringen kunnen aanvullende gegevens nodig zijn.
Verschil met verwante documenten
| Document | Moment | Doel | Belangrijk verschil |
|---|---|---|---|
| Factuur | Na of rond de levering | Betaling vragen en verkoop administreren | Bevat bedragen, btw en betaalgegevens. |
| Offerte | Vóór de bestelling | Een aanbod doen | Is nog geen betalingsverzoek of definitieve verkoopregistratie. |
| Pakbon | Bij de levering | Controleren welke producten zijn geleverd | Vermeldt vaak geen prijzen en geen btw. |
| Orderbevestiging | Na ontvangst van de bestelling | De gemaakte afspraken bevestigen | Bevestigt de order, maar is niet altijd een factuur. |
| Creditfactuur | Na een correctie of retour | Een eerder gefactureerd bedrag corrigeren | Verwijst naar de oorspronkelijke factuur en verlaagt het bedrag. |
Productregels en btw correct verwerken
Maak voor elk product een aparte regel. Vermeld een omschrijving die jouw klant én jijzelf later nog herkennen. Alleen “artikelen” of “diverse goederen” is meestal te vaag. Gebruik bijvoorbeeld “Waterfles roestvrij staal, zwart, 750 ml” of “Artikel 3142 – montagebeugel aluminium”.
Vermeld het aantal, de eenheid, de prijs per stuk en het bedrag exclusief btw. Geef je korting? Toon die als aparte regel of verwerk deze transparant in de productregel. Laat goed zien hoe je tot het subtotaal komt.
Bereken de btw per toepasselijk tarief en zet de totalen overzichtelijk onder de tabel. Raadpleeg bij twijfel over tarieven, vrijstellingen of de verwerking van btw de informatie van de Belastingdienst. Reken je geen btw, dan moet de factuur duidelijk maken waarom er geen btw is berekend.
