Lever je producten of diensten aan een klant buiten Nederland? Dan heb je een duidelijke factuur voor buitenlandse klant nodig. De basis is vergelijkbaar met een Nederlandse factuur, maar de btw-behandeling, taal, valuta en betaalgegevens verdienen extra aandacht.
Met het bewerkbare sjabloon op deze pagina maak je snel een professionele factuur die past bij jouw levering. Vul de gegevens van jezelf en jouw klant in, kies de juiste omschrijving en controleer vooral de btw-regels die op jouw situatie van toepassing zijn.
Een heldere buitenlandse factuur voorkomt vertraging bij betaling en maakt jouw administratie overzichtelijker. Bewaar bovendien documenten die onderbouwen waar je hebt geleverd en aan wie, zeker wanneer je het nultarief of een verleggingsregeling toepast.
Wat is een factuur voor een buitenlandse klant?
Een factuur voor een buitenlandse klant is een betalingsverzoek voor geleverde goederen of diensten aan een afnemer die buiten Nederland is gevestigd. Het document legt vast wat je hebt geleverd, voor welk bedrag, welke belastingbehandeling geldt en hoe de klant kan betalen.
De klant kan gevestigd zijn in een andere EU-lidstaat of buiten de Europese Unie. Dat verschil is belangrijk. Bij zakelijke transacties binnen de EU spelen het btw-identificatienummer van de afnemer en de opgaaf intracommunautaire prestaties vaak een rol. Bij leveringen buiten de EU kunnen andere regels gelden, bijvoorbeeld rond uitvoer en douanedocumenten.
Wanneer gebruik je dit sjabloon?
- Je verkoopt goederen aan een ondernemer in een ander EU-land.
- Je verricht diensten voor een bedrijf dat buiten Nederland is gevestigd.
- Je levert producten aan een particuliere klant in het buitenland.
- Je exporteert goederen naar een klant buiten de EU.
- Je stuurt een voorschotfactuur, eindfactuur of creditfactuur naar een buitenlandse afnemer.
Welke regels gelden in Nederland?
Als Nederlandse ondernemer moet je facturen opnemen in jouw administratie en moeten ze aan de factuureisen voor de btw voldoen. Welke btw je vermeldt, hangt onder meer af van wat je levert, waar de afnemer is gevestigd, of die afnemer ondernemer is en waar de prestatie voor de btw plaatsvindt.
Voor een zakelijke levering van goederen naar een andere EU-lidstaat kan onder voorwaarden het nultarief gelden. Je moet dan onder meer beschikken over een geldig btw-identificatienummer van jouw afnemer en kunnen aantonen dat de goederen Nederland hebben verlaten. Bij bepaalde zakelijke diensten binnen de EU wordt de btw vaak naar de afnemer verlegd. Vermeld dan een duidelijke tekst zoals ‘btw verlegd’ op de factuur.
Bij klanten buiten de EU kunnen de regels voor export van goederen of diensten verschillen. Ook bij particuliere klanten, digitale diensten en afstandsverkopen gelden bijzondere aandachtspunten. Controleer jouw situatie daarom altijd via de informatie van de Belastingdienst voordat je de factuur verstuurt.
Taal, valuta en betaalwijze
Je mag een factuur in een andere taal en valuta opstellen als jouw klant dat begrijpt en ermee kan werken. Engels is vaak praktisch bij internationale handel. Zorg er wel voor dat jouw administratie de bedragen en btw goed kan verwerken. Vermeld bij betaling in een vreemde valuta duidelijk de gebruikte munteenheid, bijvoorbeeld EUR, USD of GBP.
Neem voor internationale betalingen altijd jouw IBAN en BIC/SWIFT-code op. Vermeld ook de rekeninghouder en vraag de klant om het factuurnummer als betalingskenmerk te gebruiken. Zo zijn betalingen eenvoudiger te herkennen.
Wat moet er op de factuur staan?
Een buitenlandse factuur moet volledig en controleerbaar zijn. De precieze aanvullende gegevens hangen af van de btw-situatie, maar onderstaande onderdelen vormen een goede basis.
- Jouw volledige bedrijfsnaam, adres en contactgegevens.
- De naam en het volledige adres van de klant.
- Jouw btw-identificatienummer en, waar nodig, dat van de zakelijke klant.
- Jouw KvK-nummer wanneer je in Nederland staat ingeschreven.
- Een uniek, doorlopend factuurnummer.
- De factuurdatum en de datum waarop je hebt geleverd of de dienst hebt verricht.
- Een duidelijke omschrijving van elk product of elke dienst.
- De hoeveelheid, het tarief en het bedrag per regel.
- Het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag, of een passende reden waarom je geen Nederlandse btw berekent.
- Het totaalbedrag en de gebruikte valuta.
- De betaaltermijn, IBAN, BIC/SWIFT-code en betalingsreferentie.
- Een eventuele tekst over btw-verlegging, het nultarief of vrijstelling, passend bij jouw situatie.
Verschil met andere documenten
| Document | Doel | Wanneer gebruik je het? | Belangrijk kenmerk |
|---|---|---|---|
| Factuur voor buitenlandse klant | Betaling vragen voor een levering of dienst | Na of rond levering aan een klant buiten Nederland | Extra aandacht voor btw, valuta en internationale betaalgegevens |
| Offerte | Een aanbod doen | Vóórdat de klant akkoord geeft | Is nog geen betalingsverzoek |
| Proformafactuur | Waarde en inhoud van een zending tonen | Bijvoorbeeld voor douane of voorafgaande informatie | Is meestal geen definitieve factuur voor de administratie |
| Creditfactuur | Een eerder gefactureerd bedrag corrigeren | Bij retouren, prijsafspraken of fouten | Verwijst naar de oorspronkelijke factuur |
| Pakbon | De geleverde goederen specificeren | Bij verzending of aflevering | Bevat doorgaans geen betaalverzoek |
Btw bij een buitenlandse klant bepalen
Begin niet met het factuursjabloon, maar met de vraag waar jouw klant gevestigd is en wat je precies levert. Een dienst kan voor de btw anders worden behandeld dan een levering van goederen. Ook maakt het verschil of jouw klant ondernemer of particulier is.
Controleer bij een zakelijke klant in de EU het btw-identificatienummer. Gebruik daarvoor bij voorkeur het controlesysteem van de Europese Commissie en leg de controle vast in jouw administratie. De Kamer van Koophandel biedt daarnaast praktische achtergrondinformatie over internationaal ondernemen via KVK.
Veelvoorkomende vermeldingen
Welke tekst je precies nodig hebt, hangt af van de transactie. Bij een verleggingsregeling is ‘btw verlegd’ een gebruikelijke vermelding. Bij een intracommunautaire goederenlevering kan een verwijzing naar het nultarief nodig zijn. Gebruik geen standaardzin zonder eerst vast te stellen of deze werkelijk klopt voor jouw factuur.
Reken je Nederlandse btw, vermeld dan het toepasselijke tarief en het btw-bedrag overzichtelijk. Reken je geen Nederlandse btw, laat de btw-regels niet zomaar leeg: leg op de factuur duidelijk uit waarom geen Nederlandse btw in rekening wordt gebracht.
