Lever je iedere maand, ieder kwartaal of jaarlijks dezelfde dienst? Dan bespaar je tijd met een terugkerende factuur. Dit is een factuur voor een vaste, herhaaldelijke prestatie, zoals een abonnement, onderhoudscontract, huur van apparatuur of doorlopende dienstverlening.
Met het sjabloon op deze pagina leg je de factuurgegevens overzichtelijk vast. Je hoeft per periode meestal alleen de factuurdatum, factuurnummer, prestatieperiode en eventueel het bedrag aan te passen. Zo blijft jouw administratie duidelijk voor zowel je klant als de Belastingdienst.
Een terugkerende factuur is geen aparte wettelijke factuursoort. Dezelfde eisen gelden als voor iedere andere factuur. Wel is het extra belangrijk dat je helder maakt op welke periode de rekening betrekking heeft en dat je nummering doorloopt.
Wat is een terugkerende factuur?
Een terugkerende factuur, ook wel periodieke factuur genoemd, is een factuur die je op vaste momenten verstuurt voor een doorlopende levering of dienst. Denk aan een maandabonnement, hosting, schoonmaakwerk, onderhoud, coaching of softwaregebruik.
De factuur kan elke periode inhoudelijk bijna gelijk zijn. Dat betekent niet dat je steeds exact hetzelfde document opnieuw kunt gebruiken. Iedere factuur moet een eigen, unieke plaats in jouw factuurnummering hebben. Ook moeten de datum en de geleverde periode kloppen.
Wanneer gebruik je dit sjabloon?
- Je brengt maandelijks een abonnement in rekening.
- Je factureert een vaste service- of onderhoudsvergoeding.
- Je levert doorlopend diensten aan een zakelijke klant.
- Je berekent periodiek huur, licenties of gebruikskosten.
- Je wilt vooraf of achteraf per vaste periode factureren.
Maak vooraf heldere afspraken met jouw klant over de prijs, frequentie, betaaltermijn, opzegging en eventuele prijswijzigingen. Die afspraken horen meestal in een overeenkomst of algemene voorwaarden; de factuur is vervolgens de concrete betalingsvraag voor een bepaalde periode.
Regels voor facturen in Nederland
Als ondernemer moet je jouw administratie goed bijhouden. Verstuur je een factuur aan een andere ondernemer of rechtspersoon, dan gelden doorgaans factuureisen voor de btw. Op de website van de Belastingdienst vind je actuele informatie over factureren, btw en de gegevens die op een factuur moeten staan.
In het algemeen vermeld je onder meer jouw naam en adres, die van de afnemer, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de omschrijving van de prestatie, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Als je gebruikmaakt van een bijzondere btw-regeling, zoals de kleineondernemersregeling, kan de factuur anders worden opgesteld.
Bewaar verzonden en ontvangen facturen in jouw administratie. Zorg dat ze leesbaar en controleerbaar blijven. Een pdf-factuur per e-mail is gebruikelijk, maar ook een papieren factuur kan. Kies vooral een werkwijze waarmee je facturen makkelijk terugvindt en jouw nummering niet onderbreekt.
Welke gegevens moeten op de terugkerende factuur staan?
Gebruik de onderstaande onderdelen als controlelijst. Niet elk onderdeel is in iedere situatie hetzelfde, maar een zakelijke factuur bevat doorgaans deze gegevens.
- De titel Factuur.
- Jouw bedrijfsnaam of naam, adres, postcode en plaats.
- Jouw btw-identificatienummer, als je btw in rekening brengt.
- Jouw KvK-nummer, wanneer je als onderneming in het Handelsregister staat ingeschreven.
- Naam en adres van jouw klant.
- Een uniek en opeenvolgend factuurnummer.
- De factuurdatum.
- De datum of periode waarin je hebt geleverd, bijvoorbeeld 01-05-2025 tot en met 31-05-2025.
- Een duidelijke omschrijving van het abonnement, de dienst of het product.
- Het aantal, de eenheidsprijs en het bedrag exclusief btw.
- Het juiste btw-tarief en het btw-bedrag, of een duidelijke vermelding waarom geen btw wordt berekend.
- Het totaalbedrag inclusief btw.
- Jouw betaalgegevens, betaaltermijn en betalingskenmerk.
Vermeld bij een vooruitbetaling expliciet dat het om de komende periode gaat. Factureer je achteraf, benoem dan de periode die al is geleverd. Zo weet jouw klant precies waarvoor er wordt betaald.
Verschil met andere documenten
| Document | Doel | Moment van gebruik | Kenmerk |
|---|---|---|---|
| Terugkerende factuur | Betaling vragen voor een vaste periodieke prestatie | Elke maand, kwartaal of andere afgesproken cyclus | Nieuwe factuur met uniek nummer en duidelijke periode |
| Eenmalige factuur | Betaling vragen voor een losse levering of opdracht | Na of rond één afzonderlijke prestatie | Geen vaste herhaling nodig |
| Offerte | Een aanbod doen aan een potentiële klant | Vóórdat de opdracht is overeengekomen | Is geen betalingsverzoek of btw-factuur |
| Betalingsherinnering | Herinneren aan een openstaande factuur | Na het verstrijken van de betaaltermijn | Verwijst naar een bestaande factuur |
| Creditfactuur | Een eerdere factuur geheel of deels corrigeren | Bij een fout, korting, retour of annulering | Vermeldt de oorspronkelijke factuur |
Afspraken achter de periodieke factuur
Een factuur vervangt geen goede afspraak over een doorlopende dienst. Leg vóór de eerste factuur vast wat je levert, vanaf wanneer, hoe vaak je factureert, welk bedrag geldt en hoe de overeenkomst kan eindigen. Zeker bij abonnementen en onderhoudsdiensten voorkomt dit discussie.
Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je vooraf per kalendermaand factureert, met betaling binnen veertien dagen. Bij een wijziging in het aantal gebruikers, uren of locaties kun je vervolgens een aangepaste factuur sturen. Zorg dat jouw factuuromschrijving aansluit bij die afspraak.
Werk je met automatische incasso? Vermeld op de factuur dan dat het bedrag automatisch wordt geïncasseerd, inclusief de geplande incassodatum als die bekend is. Een incasso-opdracht en een factuur zijn verschillende zaken: voor incasso heb je ook een geldige machtiging van de klant nodig.
