Werk je als zzp’er, freelancer of dienstverlener op basis van een uurtarief? Dan heb je een factuur nodig waarop jouw gewerkte uren helder zijn gespecificeerd. Zo ziet jouw klant direct welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd, hoeveel tijd je eraan hebt besteed en welk bedrag daarvoor verschuldigd is.
Met een factuur uurloon sjabloon zet je die informatie overzichtelijk op papier. Je vult jouw bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant, de gewerkte uren, het uurtarief en de btw in. De uitkomst is een professionele factuur die jouw klant kan verwerken en die jij goed kunt bewaren voor jouw administratie.
Gebruik het sjabloon op deze pagina als basis en pas het aan jouw situatie aan. Controleer altijd zorgvuldig of de gegevens, bedragen en btw-behandeling kloppen voordat je de factuur verstuurt.
Wat is een factuur op basis van uren?
Een factuur op basis van uren is een betalingsverzoek voor diensten die je per uur hebt geleverd. In plaats van een vaste prijs voor een complete opdracht bereken je het bedrag door het aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met jouw afgesproken uurtarief.
Dit type factuur komt veel voor bij bijvoorbeeld consultants, tekstschrijvers, ontwerpers, monteurs, schoonmakers, interim-professionals, coaches en andere zelfstandigen. Je kunt per regel een datum, activiteit, aantal uren en tarief opnemen. Bij langere opdrachten kun je ook per week, maand of projectonderdeel factureren.
Een duidelijk urenoverzicht beperkt vragen achteraf. Zeker als je klant vooraf om een specificatie vraagt of als je volgens een overeenkomst periodiek factureert, is het verstandig om jouw urenregistratie goed bij te houden.
Wanneer gebruik je een urenfactuur?
Je gebruikt een urenfactuur wanneer jij en jouw klant een uurtarief hebben afgesproken. De factuur volgt meestal na afloop van een werkperiode, zoals een week of maand, maar kan ook na afronding van een kleiner onderdeel van een opdracht worden verstuurd.
- Je werkt als zelfstandige voor een opdrachtgever tegen een vast uurtarief.
- Je declareert advies-, ontwerp-, onderhouds- of uitvoeringsuren.
- Je wilt uren per datum, medewerker, activiteit of project inzichtelijk maken.
- Je rekent aanvullende kosten, zoals reiskosten of materialen, apart door.
- Je factureert periodiek voor een doorlopende opdracht.
Spreek vooraf af welk uurtarief geldt, of je reistijd doorberekent, hoe je uren afrondt en welke betaaltermijn de klant krijgt. Leg belangrijke afspraken bij voorkeur vast in een offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst.
Regels voor een factuur in Nederland
Voor ondernemers gelden factuureisen. Een factuur moet onder meer duidelijk maken wie de leverancier en afnemer zijn, wanneer de factuur is uitgereikt, wat is geleverd en hoe de btw is berekend. Als je btw-plichtig bent, is een correcte factuur belangrijk voor zowel jouw btw-administratie als die van jouw zakelijke klant.
Vermeld in ieder geval een uniek en doorlopend factuurnummer. Gebruik dus niet opnieuw een nummer dat je al eerder hebt gebruikt. Bewaar verzonden facturen, urenregistraties en onderliggende afspraken in jouw administratie. De Belastingdienst legt de algemene eisen voor facturen uit op Belastingdienst.nl.
Bereken je btw, zet dan per btw-tarief het bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het btw-bedrag op de factuur. Pas je een vrijstelling, de kleineondernemersregeling of een verleggingsregeling toe, dan hoort daar meestal een passende vermelding bij. Welke tekst nodig is, hangt af van jouw situatie. Controleer dit voordat je factureert.
Welke gegevens moeten op jouw factuur uurloon staan?
Een goede urenfactuur is volledig, leesbaar en controleerbaar. Gebruik een duidelijke omschrijving die aansluit bij de opdracht. Alleen “werkzaamheden” is vaak te algemeen; “advieswerkzaamheden project X, april” geeft meer houvast.
- Jouw bedrijfsnaam of jouw eigen naam en jouw adres.
- De naam en het adres van jouw klant.
- Jouw btw-identificatienummer, als je btw berekent.
- Jouw KvK-nummer, als je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
- De factuurdatum en, indien afwijkend, de datum of periode waarin je de diensten leverde.
- Een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden.
- Het aantal gewerkte uren en jouw uurtarief exclusief btw.
- Het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag.
- Het totaalbedrag inclusief btw.
- De betaaltermijn, uiterste betaaldatum en jouw IBAN.
- Eventuele aanvullende kosten, zoals reiskosten of materialen, apart gespecificeerd.
Verschil met andere documenten
| Document | Doel | Moment van gebruik | Belangrijk kenmerk |
|---|---|---|---|
| Factuur uurloon | Betaling vragen voor daadwerkelijk gewerkte uren | Na of tijdens de uitvoering van de opdracht | Uren maal uurtarief, met btw en betaalgegevens |
| Offerte | Een voorstel doen voor prijs en werkzaamheden | Vóór de opdracht | Bevat afspraken en een geschatte of vaste prijs |
| Urenregistratie | Gewerkte tijd vastleggen | Doorlopend tijdens het werk | Intern overzicht, vaak de onderbouwing van de factuur |
| Werkbon | Uitgevoerde werkzaamheden laten bevestigen | Op of direct na locatiebezoek | Kan een handtekening van de klant bevatten |
| Creditfactuur | Een eerder gefactureerd bedrag corrigeren | Na een fout, retour of prijsaanpassing | Verwijst naar de oorspronkelijke factuur |
Uurtarief, btw en aanvullende kosten
Vermeld jouw uurtarief normaal gesproken exclusief btw. Vermenigvuldig vervolgens de uren met dat tarief en tel eventuele afgesproken kosten erbij op. Bereken daarna de btw over het juiste bedrag. Maak onderscheid tussen verschillende btw-tarieven wanneer die van toepassing zijn.
Heb je een afspraak over een minimumaantal uren, afronding per kwartier of een toeslag voor avond- of weekendwerk? Neem die informatie dan duidelijk op in de omschrijving of als aparte regel. Daarmee voorkom je dat een klant moet raden hoe jouw bedrag is opgebouwd.
Reiskosten kun je bijvoorbeeld vermelden als “Reiskosten 42 km à € [bedrag]” of als een overeengekomen vaste vergoeding. Zet ook materialen, licenties en andere doorberekende uitgaven op een eigen factuurregel. Voor algemene informatie over ondernemen en administreren kun je terecht bij Kamer van Koophandel.
