Vraag je een deel van het bedrag vooraf voor een opdracht, product of reservering? Dan leg je die afspraak professioneel vast met een aanbetalingsfactuur. Daarmee weet jouw klant precies welk bedrag vooraf betaald moet worden, waarvoor de betaling bedoeld is en wanneer je de rest factureert.
Op deze pagina vind je een gratis, bewerkbaar aanbetalingsfactuur voorbeeld. Je kunt het sjabloon aanpassen aan jouw onderneming en opdracht. Zo verstuur je een overzichtelijke factuur die aansluit op jouw offerte en administratie.
Een duidelijke aanbetalingsfactuur voorkomt misverstanden over btw, betaaltermijnen en het resterende bedrag. Dat is prettig voor jou én voor je klant, zeker bij grotere opdrachten of werk waarvoor je vooraf materiaal moet inkopen.
Wat is een aanbetalingsfactuur?
Een aanbetalingsfactuur is een factuur waarmee je een klant vraagt om vooraf een deel van de afgesproken prijs te betalen. Je ziet ook de termen voorschotfactuur, vooruitbetalingsfactuur en factuur voor een aanbetaling. In de praktijk gaat het steeds om dezelfde situatie: de klant betaalt al voordat je de volledige levering of dienst hebt afgerond.
Je gebruikt dit document bijvoorbeeld wanneer je een maatwerkproduct maakt, een groot project uitvoert, materialen moet bestellen of een datum voor een klant reserveert. Een aanbetaling kan je helpen om jouw kosten en risico te beperken.
De hoogte van de aanbetaling spreek je vooraf af, bij voorkeur schriftelijk in de offerte, opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden. Vermeld op de factuur altijd duidelijk dat het om een aanbetaling gaat en op welke opdracht of offerte deze betrekking heeft.
Wanneer stuur je een factuur voor een aanbetaling?
Stuur de aanbetalingsfactuur nadat de klant jouw offerte heeft geaccepteerd of nadat jullie de opdracht op een andere duidelijke manier zijn overeengekomen. Stuur je de factuur vóórdat er een afspraak is, dan kan onduidelijkheid ontstaan over wat de klant precies krijgt.
Veel ondernemers gebruiken een aanbetaling in de volgende situaties:
- Je start een project met een langere doorlooptijd.
- Je moet vooraf materialen, voorraad of externe diensten inkopen.
- Je levert een product dat speciaal voor de klant wordt gemaakt.
- Je reserveert tijd, capaciteit, een locatie of een datum.
- De totale opdrachtsom is hoog en je wilt het betalingsrisico spreiden.
- Je werkt met vaste projectfasen en wilt per fase factureren.
Het is verstandig om ook vast te leggen wat er gebeurt als de opdracht verandert of wordt geannuleerd. Of een aanbetaling dan geheel of gedeeltelijk wordt terugbetaald, hangt af van jullie afspraak, de omstandigheden en de eventuele voorwaarden die van toepassing zijn.
Regels voor een aanbetalingsfactuur in Nederland
Een aanbetalingsfactuur is een gewone factuur met een bijzonder doel. Daarom moet de factuur in beginsel voldoen aan de gebruikelijke factuureisen. Denk aan jouw bedrijfsgegevens, die van de klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving en de btw-gegevens.
Bij ondernemers onderling is een correcte factuur extra belangrijk voor de btw-administratie. Je moet btw verwerken volgens de regels die voor jouw levering of dienst gelden. De precieze verwerking kan verschillen per situatie, bijvoorbeeld bij diensten, goederen, internationale prestaties of een vrijstelling. Raadpleeg de informatie van de Belastingdienst als je wilt controleren welke factuurgegevens en btw-afspraken voor jouw situatie gelden.
Maak een aanbetalingsfactuur niet achteraf onnodig onduidelijk door dezelfde aanbetaling nogmaals als volledig nieuw bedrag op de eindfactuur te zetten. Vermeld op de eindfactuur het totaal van de opdracht, de al gefactureerde en ontvangen aanbetaling en het resterende bedrag dat de klant nog moet betalen.
Bewaar je facturen en bijbehorende administratie zorgvuldig. Gebruik een doorlopende, logische nummering en pas verzonden facturen niet stilzwijgend aan. Is een correctie nodig, maak dan een duidelijke correctie of creditfactuur die verwijst naar de oorspronkelijke factuur.
Welke gegevens moeten erin staan?
Een professioneel aanbetalingsfactuur voorbeeld bevat meer dan alleen een bedrag en een betaalverzoek. Met onderstaande onderdelen maak je voor de klant duidelijk wat de betaling betekent.
- Jouw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens.
- Jouw KvK-nummer en btw-identificatienummer, voor zover van toepassing.
- De naam en het factuuradres van de klant.
- Een uniek, opvolgend factuurnummer.
- De factuurdatum en een heldere betaaltermijn of uiterste betaaldatum.
- Een omschrijving zoals: aanbetaling voor opdracht [naam of nummer].
- De datum van de offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst waarop de factuur betrekking heeft.
- Het bedrag exclusief btw, het gebruikte btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw.
- De hoogte van de aanbetaling, bijvoorbeeld een percentage of een vast bedrag.
- Jouw IBAN, rekeningnaam en eventueel betalingskenmerk.
- Een vermelding dat de aanbetaling op de eindfactuur wordt verrekend.
Verschil met andere documenten
| Document | Doel | Wanneer gebruik je het? | Gevolg voor betaling |
|---|---|---|---|
| Aanbetalingsfactuur | Een deel van de prijs vooraf factureren. | Na opdrachtbevestiging en vóór volledige levering. | De klant betaalt een voorschot; je verrekent dit later. |
| Offerte | Een voorstel doen voor prijs en werkzaamheden. | Vóórdat de klant de opdracht geeft. | Nog geen betaalverzoek, tenzij anders afgesproken. |
| Opdrachtbevestiging | Afspraken over de opdracht vastleggen. | Nadat de klant akkoord heeft gegeven. | Kan de basis vormen voor een aanbetaling. |
| Eindfactuur | Het volledige eindbedrag van de opdracht afrekenen. | Na levering of volgens de afgesproken eindfase. | Vermeldt en verrekent de eerdere aanbetaling. |
| Pro-formafactuur | Een indicatief document voor informatie of formaliteiten geven. | Bijvoorbeeld voorafgaand aan een bestelling of verzending. | Is niet automatisch een definitieve factuur. |
De aanbetaling en de eindfactuur
De aanbetalingsfactuur is onderdeel van één opdracht. Zorg daarom dat de relatie met de eindfactuur zichtbaar blijft. Gebruik bijvoorbeeld hetzelfde opdrachtnummer, projectnummer of offertennummer op beide facturen.
Stel dat de totale opdracht € 2.000 exclusief btw bedraagt en je spreekt een aanbetaling van 40% af. Dan factureer je eerst € 800 exclusief btw, plus de btw die van toepassing is. Op de eindfactuur neem je vervolgens de volledige opdracht op en trek je de eerder gefactureerde aanbetaling duidelijk af. De klant ziet zo direct welk bedrag nog openstaat.
Werk je in meerdere fasen, dan kun je kiezen voor meerdere termijnfacturen. Benoem dan per factuur welke fase wordt gefactureerd, bijvoorbeeld ontwerp, uitvoering en oplevering. Zorg dat de som van alle facturen aansluit op de totaalprijs die jullie hebben afgesproken.
Vermeld op iedere factuur zowel een opdrachtnummer als het eerdere factuurnummer waarop je voortbouwt. Dat maakt de verrekening voor jouw klant en boekhouding direct controleerbaar.
Redactie Sjabloon King
