Werk je als zelfstandig vertaler, dan is een duidelijke factuur onmisbaar. Je gebruikt de factuur om jouw vertaaldiensten in rekening te brengen en om je administratie op orde te houden. Een professionele factuur laat bovendien direct zien wat je hebt vertaald, tegen welk tarief en wanneer jouw opdrachtgever moet betalen.
Met het sjabloon voor een factuur voor vertaler maak je snel een document dat past bij jouw werkzaamheden. Of je nu per woord, per uur, per pagina of per project factureert: je kunt de omschrijving en bedragen eenvoudig aanpassen. Controleer vóór verzending altijd of alle verplichte factuurgegevens zijn ingevuld.
Hieronder lees je wanneer je deze factuur gebruikt, welke regels gelden en hoe je elk onderdeel zorgvuldig invult. Daarna kun je het bewerkbare model direct op jouw eigen situatie afstemmen.
Wat is een factuur voor vertaler?
Een factuur voor vertaler is een betalingsverzoek voor geleverde vertaaldiensten. Als ondernemer stuur je deze doorgaans nadat je een vertaalopdracht volledig hebt uitgevoerd. Bij grotere opdrachten kun je ook afspraken maken over een aanbetaling, deelbetalingen of periodieke facturatie.
De factuur beschrijft concreet wat je hebt gedaan. Bijvoorbeeld: vertaling van een Engelstalige gebruikershandleiding naar het Nederlands, revisie van een juridische tekst of ondertiteling van videomateriaal. Een duidelijke omschrijving voorkomt onduidelijkheid over de opdracht en ondersteunt jouw administratie.
Je kunt als vertaler op verschillende manieren rekenen: een woordtarief, uurtarief, paginatarief, projectprijs of minimumtarief. Vermeld altijd de gekozen eenheid, het aantal, het tarief en het bedrag exclusief btw. Dan kan jouw opdrachtgever de factuur gemakkelijk controleren.
Wanneer stuur je deze factuur?
Stuur de factuur zodra de afgesproken werkzaamheden zijn afgerond, tenzij je vooraf andere betaalmomenten hebt vastgelegd. Bij een korte opdracht is dat vaak direct na oplevering. Bij een langdurige vertaling kun je bijvoorbeeld maandelijks factureren voor de werkzaamheden van die maand.
Gebruik ook een factuur wanneer je naast vertalen aanvullende werkzaamheden uitvoert, zoals terminologieonderzoek, tekstredactie, proeflezen, lokalisatie of projectmanagement. Neem deze werkzaamheden dan als afzonderlijke regels op. Zo ziet jouw opdrachtgever precies hoe het totaalbedrag is opgebouwd.
Heb je vooraf een offerte uitgebracht? Laat op de factuur dan eventueel het offertenummer of projectnummer terugkomen. De factuur blijft een zelfstandig document, maar de verwijzing helpt beide partijen om de opdracht terug te vinden.
Regels voor facturen in Nederland
Als je als btw-ondernemer factureert, moet jouw factuur voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst. Je vermeldt onder meer een uniek, opvolgend factuurnummer, de factuurdatum, jouw bedrijfsgegevens, de gegevens van jouw afnemer, een duidelijke prestatieomschrijving en de btw-specificatie.
Een factuurnummer gebruik je maar één keer. Kies daarom een logische nummering, bijvoorbeeld [jaartal]-[volgnummer], en houd deze consequent aan. Pas een verzonden factuur niet stilzwijgend aan. Is er iets fout gegaan, dan corrigeer je dit normaal gesproken met een creditfactuur en eventueel een nieuwe factuur.
De btw-behandeling van vertaaldiensten hangt onder andere af van jouw btw-status, de aard van de dienst en de vestigingsplaats van jouw opdrachtgever. Voor algemene informatie over factuurvereisten kun je de factuureisen van de Belastingdienst raadplegen. Controleer bij internationale opdrachten extra zorgvuldig welke btw-regels gelden.
Val je onder de kleineondernemersregeling, dan breng je in beginsel geen btw in rekening. Vermeld in dat geval op jouw factuur dat een vrijstelling of regeling van toepassing is, voor zover dat bij jouw situatie hoort. Neem geen btw-bedrag op als je geen btw mag of hoeft te berekenen.
Welke gegevens moeten op jouw factuur staan?
Een professionele factuur voor vertaaldiensten bevat niet alleen de prijs, maar ook alle gegevens die de opdrachtgever en de Belastingdienst nodig hebben. Vul de onderstaande onderdelen volledig en controleer vooral namen, nummers en bedragen.
- Jouw handelsnaam of volledige naam en jouw adres.
- Jouw btw-identificatienummer als je btw in rekening brengt.
- Jouw KvK-nummer, wanneer je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven.
- De naam en het adres van jouw opdrachtgever.
- Een uniek, doorlopend factuurnummer.
- De factuurdatum en, als die afwijkt, de datum of periode waarin je de dienst hebt geleverd.
- Een heldere omschrijving van de vertaaldienst, inclusief taalcombinatie, document of project.
- De hoeveelheid, bijvoorbeeld het aantal woorden, uren, pagina's of projecten.
- Het tarief per eenheid en het bedrag exclusief btw per factuurregel.
- Het subtotaal, het toegepaste btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw.
- Jouw IBAN, de betaaltermijn en eventueel een betalingskenmerk.
De juiste omschrijving voor vertaaldiensten
Een omschrijving als “vertaalwerkzaamheden” is vaak te algemeen. Benoem liever het soort werk, de taalrichting en de periode of het project. Vermeld geen vertrouwelijke inhoud die niet nodig is voor de factuur. Bij gevoelige opdrachten kun je bijvoorbeeld een intern projectnummer gebruiken.
Voorbeelden van factuurregels
- Vertaling gebruikershandleiding Engels – Nederlands, 4.250 woorden à € [0,00] per woord.
- Revisie Nederlandse webteksten, [aantal] uur à € [0,00] per uur.
- Lokalisatie productpagina's voor webshop, vaste projectprijs.
- Ondertiteling en vertaling video [projectnummer], [aantal] minuten à € [0,00] per minuut.
- Terminologieonderzoek voor project [naam of nummer], [aantal] uur à € [0,00] per uur.
Maak vooraf met jouw opdrachtgever duidelijke afspraken over de bron- en doeltaal, het volume, revisierondes, spoedtoeslagen en eventuele kosten van derden. De Kamer van Koophandel biedt praktische informatie over ondernemen en administreren via KVK.nl. Leg belangrijke afspraken bij voorkeur vast in een offerte of opdrachtbevestiging voordat je begint.
Verschil met verwante documenten
| Document | Doel | Moment van gebruik | Belangrijk kenmerk |
|---|---|---|---|
| Factuur | Betaling vragen voor geleverde diensten | Na oplevering of volgens betaalafspraak | Bevat factuurnummer, bedragen en btw-specificatie |
| Offerte | Voorstel doen voor prijs en werkzaamheden | Vóór de opdracht | Is een prijs- en werkafspraak, geen betalingsverzoek |
| Opdrachtbevestiging | Afspraken over de opdracht vastleggen | Na acceptatie, vóór de uitvoering | Bevestigt onder meer planning, omvang en voorwaarden |
| Creditfactuur | Een eerder gefactureerd bedrag corrigeren | Na een fout, korting of annulering | Vermindert het bedrag van een eerdere factuur |
| Betaalherinnering | Herinneren aan een openstaande factuur | Na het verlopen van de betaaltermijn | Verwijst naar de oorspronkelijke factuur |
