Factuur voor schoonmaker: gratis voorbeeld

Werk je als zelfstandig schoonmaker of bied je schoonmaakdiensten aan naast ander werk? Dan helpt een overzichtelijke factuur je om professioneel te factureren en sneller betaald te krijgen. Op deze pagina vind je een bewerkbaar voorbeeld voor een factuur voor schoonmaakwerk.

Het sjabloon is geschikt voor bijvoorbeeld periodieke schoonmaak bij een kantoor, een eenmalige opleveringsschoonmaak, glazenwassen of particuliere huishoudelijke hulp. Je kunt uren, een vast tarief, gebruikte materialen en eventuele reiskosten helder specificeren.

Een goede factuur is meer dan een betaalverzoek. Voor ondernemers vormt deze ook een belangrijk onderdeel van je administratie. Controleer daarom altijd of jouw gegevens, bedragen en btw-behandeling kloppen voordat je de factuur verstuurt.

Wat is een factuur voor schoonmaakwerk?

Een factuur voor schoonmaakwerk is een schriftelijk betalingsverzoek aan jouw opdrachtgever. Hierop staat welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd, wanneer dat gebeurde, welk bedrag je rekent en wanneer de klant moet betalen.

Je kunt factureren op basis van gewerkte uren, per schoonmaakbeurt, per ruimte of met een vaste maandprijs. Bij terugkerende opdrachten is een factuur per week, vier weken of maand gebruikelijk. Spreek vooraf met de klant af welke manier van berekenen je gebruikt.

Voorbeeld: je maakt iedere dinsdag een praktijkruimte schoon. Je rekent 3 uur tegen € 27,50 per uur. Op je factuur vermeld je de periode, bijvoorbeeld 1 tot en met 31 maart, het aantal uren, het uurtarief en het totaalbedrag.

Wanneer heb je deze factuur nodig?

Gebruik dit document zodra je als ondernemer een schoonmaakdienst hebt geleverd waarvoor je betaald moet worden. Dat kan bij zakelijke klanten zijn, maar ook bij particulieren. Een factuur voorkomt discussie over de prijs, de periode en de uitgevoerde werkzaamheden.

• Periodieke schoonmaak van kantoren, winkels of praktijken.
• Huishoudelijke schoonmaak bij een particuliere klant.
• Eenmalige dieptereiniging of opleveringsschoonmaak.
• Schoonmaak na een verbouwing, evenement of verhuizing.
• Glasbewassing, vloeronderhoud of andere aanvullende werkzaamheden.
• Doorberekening van vooraf afgesproken materialen of reiskosten.

Ben je niet zelfstandig maar in loondienst bij een schoonmaakbedrijf? Dan stuur je normaal gesproken zelf geen factuur naar de klant. Je werkgever factureert de opdrachtgever en jij ontvangt loon.

Regels voor facturen in Nederland

Als ondernemer moet je administratie aan de fiscale regels voldoen. Een factuur moet daarom bepaalde gegevens bevatten. Welke gegevens precies nodig zijn, hangt onder meer af van jouw btw-situatie, de klant en het soort prestatie. De actuele uitleg over factuureisen vind je bij de Belastingdienst: waaraan moet een factuur voldoen.

In de meeste gevallen bereken je btw over schoonmaakdiensten. Vermeld dan het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw apart en duidelijk. Pas alleen een afwijkende btw-behandeling toe als die echt op jouw situatie van toepassing is.

Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan breng je geen btw in rekening en trek je doorgaans geen btw af. Vermeld in dat geval op de factuur dat een vrijstelling van omzetbelasting van toepassing is. Zet geen btw-percentage of btw-bedrag op de factuur.

Facturen moeten opeenvolgend genummerd zijn. Kies bijvoorbeeld voor F-2025-001, F-2025-002 en F-2025-003. Een uniek nummer helpt jou, je klant en de Belastingdienst om betalingen en documenten terug te vinden. Bewaar facturen en onderliggende administratie volgens de bewaarplicht die voor ondernemers geldt.

Welke gegevens moeten op de factuur staan?

Vul het sjabloon volledig in voordat je het naar de klant stuurt. Bij zakelijke klanten is vooral het juiste adres en, waar nodig, het btw-identificatienummer belangrijk. Voor particuliere klanten noteer je ten minste naam en adresgegevens.

• Het woord factuur en een uniek, opvolgend factuurnummer.
• De factuurdatum en de datum waarop je de dienst hebt geleverd, of de periode waarop de factuur betrekking heeft.
• Jouw naam of bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats en contactgegevens.
• Jouw KvK-nummer, als je bent ingeschreven, en jouw btw-identificatienummer als je btw in rekening brengt.
• Naam en adres van de opdrachtgever.
• Een duidelijke omschrijving van het schoonmaakwerk.
• Het aantal uren, het uurtarief of een afgesproken vaste prijs.
• De bedragen exclusief btw, het btw-tarief en btw-bedrag, wanneer btw van toepassing is.
• Het totaalbedrag dat de klant moet betalen.
• Jouw IBAN, tenaamstelling, uiterste betaaldatum en eventuele betalingskenmerk.

Vermeld niet meer persoonsgegevens dan nodig is. Zeker bij particuliere klanten is een naam en adres meestal voldoende voor je administratie. Ga zorgvuldig om met klantgegevens en deel facturen alleen via een veilige, passende manier.

Verschil met andere documenten

Je factuur voorbereiden

Een goede voorbereiding voorkomt correcties achteraf. Leg per opdracht vast op welke datum je hebt gewerkt, hoeveel tijd je hebt besteed en welke extra kosten je volgens afspraak mag doorberekenen. Een eenvoudige urenregistratie of afgetekende werkbon is hierbij nuttig.

Spreek ook vooraf af of prijzen inclusief of exclusief btw zijn. Bij een offerte aan een particuliere klant is een prijs inclusief btw vaak het duidelijkst. Bij zakelijke opdrachtgevers worden prijzen regelmatig exclusief btw afgesproken. Neem daarnaast een redelijke betaaltermijn op in jouw offerte of algemene voorwaarden.

Start je als ondernemer? Lees op de website van KVK over starten met een eigen bedrijf welke praktische zaken, zoals administratie en inschrijving, aandacht vragen. Dat helpt je om je facturen vanaf het begin consequent in te richten.

Factuur voor schoonmaakwerk invullen: stappenplan

1. Geef de factuur een nummer. Gebruik het volgende vrije nummer uit jouw vaste nummerreeks. Gebruik een nummer nooit opnieuw, ook niet wanneer je een factuur verwijdert of opnieuw maakt.
2. Vul jouw gegevens in. Noteer je naam of bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer en btw-id als dat voor jou geldt.
3. Vul de klantgegevens in. Controleer bij een bedrijf de officiële bedrijfsnaam en het factuuradres. Vraag eventueel naar een inkoopordernummer of referentie.
4. Vermeld datum en periode. Zet zowel de factuurdatum als de uitvoeringsdatum of factuurperiode neer. Schrijf bijvoorbeeld: schoonmaakwerkzaamheden van 1 tot en met 31 maart.
5. Specificeer jouw werkzaamheden. Beschrijf concreet wat je hebt gedaan: regulier kantooronderhoud, dieptereiniging sanitair of glasbewassing. Voeg het aantal uren en jouw tarief toe, of noteer de vaste prijs.
6. Bereken de bedragen. Tel alle regels exclusief btw op. Bereken daarna de btw en controleer of het totaal inclusief btw klopt. Gebruik je de KOR, laat je btw-regels weg en voeg de juiste vrijstellingstekst toe.
7. Voeg betaalgegevens toe. Vermeld jouw IBAN, tenaamstelling, betaaltermijn en het factuurnummer als betalingskenmerk.
8. Controleer en verstuur. Controleer namen, rekenwerk en spelling. Bewaar een kopie van de definitieve factuur in jouw administratie en stuur de klant een pdf of ander onveranderbaar bestand.

Stuur je factuur zo snel mogelijk na het werk of aan het einde van de afgesproken periode. Hoe duidelijker de omschrijving en betaalinstructie, hoe kleiner de kans op vragen of vertraging.

Redactie Sjabloon King

Veelgemaakte fouten voorkomen

• Geen of dubbel factuurnummer gebruiken. Houd één doorlopende nummerreeks bij, ook als je verschillende klanten hebt.
• Alleen “schoonmaak” schrijven. Benoem de periode, locatie of soort werkzaamheden en het aantal uren. Daarmee is de rekening beter controleerbaar.
• Btw verkeerd verwerken. Reken btw alleen als dat op jouw situatie van toepassing is en toon bedragen exclusief en inclusief btw duidelijk.
• Een onduidelijke betaaltermijn noemen. Schrijf een concrete uiterste betaaldatum of een heldere termijn, bijvoorbeeld “binnen 14 dagen na factuurdatum”.
• Verkeerde klantgegevens invullen. Vraag zakelijke klanten altijd naar het juiste factuuradres en een eventuele referentie.
• Geen betalingskenmerk vermelden. Vraag de klant om het factuurnummer bij de betaling te zetten. Zo koppel je betalingen sneller aan de juiste factuur.
• Facturen alleen in een chat bewaren. Sla de definitieve versie systematisch op in je administratie, met eventuele werkbonnen en betaalbewijzen.

Praktische tips voor schoonmakers

Maak voor vaste klanten een vaste werkwijze. Je kunt bijvoorbeeld op de eerste werkdag van elke maand de uren van de vorige maand controleren en dezelfde dag factureren. Dat geeft jou rust en zorgt voor voorspelbaarheid bij de klant.

Werk je met verschillende tarieven? Maak dan voor elke dienst een aparte regel. Denk aan regulier schoonmaakwerk, glasbewassing, dieptereiniging en reiskosten. Vermijd één totaalbedrag als de klant vooraf om een uitsplitsing heeft gevraagd.

Reken je materialen door, benoem dan welke materialen het zijn en wat je rekent. Nog beter is het om vóór de opdracht af te spreken of schoonmaakmiddelen door jou of door de klant worden geleverd. Zo voorkom je verrassingen op de factuur.

Is een factuur niet op tijd betaald? Stuur eerst een vriendelijke herinnering met factuurnummer, bedrag en vervaldatum. Bewaar correspondentie over de betaling bij de factuur. Blijft betaling uit, bekijk dan welke vervolgstappen passen bij jouw afspraak met de klant.

Veelgestelde vragen

Moet ik als particuliere schoonmaker altijd een factuur sturen?

Als je als ondernemer schoonmaakdiensten levert, is een factuur meestal verstandig en vaak nodig voor een correcte administratie. Werk je via een regeling of als werknemer, dan kan de situatie anders zijn. Controleer welke vorm van werken op jou van toepassing is.

Mag ik een factuur zonder btw maken?

Dat kan alleen wanneer je geen btw hoeft te berekenen, bijvoorbeeld omdat je onder de KOR valt of omdat een andere vrijstelling geldig is. Vermeld dan de reden op de factuur en zet geen btw-bedrag op de rekening.

Welke betaaltermijn kan ik gebruiken?

Spreek de termijn vooraf af met jouw klant en neem deze op in je offerte of voorwaarden. Vermeld op de factuur altijd duidelijk wanneer betaling uiterlijk binnen moet zijn.

Moet de klant een factuur ondertekenen?

Nee, een factuur hoeft doorgaans niet ondertekend te worden. Een handtekening of akkoord op een werkbon kan wel nuttig zijn als bewijs dat de werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Kan ik reiskosten op mijn factuur zetten?

Ja, als je dit vooraf met de klant hebt afgesproken. Zet reiskosten op een aparte regel met een duidelijke omschrijving, bijvoorbeeld een vast voorrijkostenbedrag of het afgesproken aantal kilometers.

Bronnen

1. Belastingdienst, Waaraan moet een factuur voldoen?
2. Belastingdienst, Kleineondernemersregeling.
3. Kamer van Koophandel, Starten met een eigen bedrijf.
4. Rijksoverheid, Btw en ondernemen.