Geef je als zelfstandig bijlesdocent les aan leerlingen, studenten of cursisten? Dan heb je een overzichtelijke factuur nodig om jouw lesuren en eventuele reiskosten in rekening te brengen. Een goede factuur laat direct zien wie heeft lesgegeven, welke lessen zijn geleverd, wat daarvoor wordt berekend en wanneer de betaling uiterlijk moet binnen zijn.
Op deze pagina vind je een bewerkbaar sjabloon voor een factuur voor bijlesdocenten. Je kunt het gebruiken voor losse lessen, een reeks bijlessen, examentraining, taalcoaching of huiswerkbegeleiding. Pas de velden aan jouw situatie aan en verstuur de factuur als pdf, zodat zowel jij als jouw klant een nette administratie houdt.
Factureer je aan de ouder of verzorger van een minderjarige leerling? Vermeld dan die persoon als klant en noteer eventueel de naam van de leerling bij de omschrijving. Zo is duidelijk wie de betalingsverplichting heeft en op welke begeleiding de factuur betrekking heeft.
Wat is een factuur voor een bijlesdocent?
Een factuur voor een bijlesdocent is een betalingsverzoek voor gegeven onderwijs, begeleiding of coaching. Als ondernemer gebruik je de factuur om jouw geleverde diensten vast te leggen en betaling te vragen van een particulier, school, studiebegeleidingsbureau of andere opdrachtgever.
De factuur bevat meestal een factuurnummer, factuurdatum, jouw bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant, een omschrijving van de lessen en het totaalbedrag. Bij bijles is het verstandig om per regel de lesdatum of periode, het vak, het aantal uren en jouw uurtarief te vermelden.
Je hebt dit document bijvoorbeeld nodig wanneer je iedere maand de lessen van een vaste leerling verzameld factureert. Ook kun je na een losse proefles, een intensieve examentraining of een pakket van tien uur een factuur sturen. Spreek vooraf duidelijk af of je per les, per uur, per pakket of per maand factureert.
Wanneer stuur je de factuur?
Het meest praktische moment hangt af van jouw afspraken met de klant. Veel bijlesdocenten versturen maandelijks een factuur met alle werkelijk gevolgde lessen uit die maand. Dat voorkomt discussie over gemiste of verplaatste lessen en geeft ouders of opdrachtgevers een helder overzicht.
Bij een lespakket kun je vooraf factureren, bijvoorbeeld voordat een traject begint. Leg dan in jouw voorwaarden of afspraak vast wat er gebeurt als lessen worden afgezegd of niet kunnen doorgaan. Bij een zakelijke opdrachtgever is het gebruikelijk om te factureren nadat je de werkzaamheden hebt uitgevoerd, tenzij jullie iets anders zijn overeengekomen.
Stuur de factuur zo snel mogelijk na de afgesproken factuurperiode. Controleer daarbij altijd of de lesuren overeenkomen met jouw agenda en of de juiste contactpersoon als afnemer op de factuur staat.
Regels voor facturen in Nederland
Als ondernemer moet je administratie aansluiten op de regels voor de omzetbelasting en inkomstenbelasting. Een factuur moet daarom voldoende gegevens bevatten om de levering of dienst en de berekende belasting te kunnen controleren. De Belastingdienst legt uit welke gegevens op een factuur horen via de informatie over factuureisen.
Of je btw moet rekenen over bijles, hangt af van de aard van jouw werkzaamheden en jouw positie. Onderwijs kan onder voorwaarden zijn vrijgesteld van btw, maar dat geldt niet automatisch voor iedere vorm van huiswerkbegeleiding, coaching of particuliere bijles. Lever je diensten met btw, vermeld dan het toegepaste tarief, het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw.
Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR), dan breng je geen btw in rekening. Vermeld in dat geval duidelijk dat een vrijstelling van omzetbelasting geldt vanwege de KOR. Als jouw onderwijsdienst btw-vrijgesteld is, vermeld je eveneens dat de prestatie is vrijgesteld van omzetbelasting. Kies alleen een vermelding die echt op jouw situatie van toepassing is.
Bewaar verzonden facturen, betaalbewijzen en de onderliggende lesregistratie zorgvuldig. Een consequente nummering zonder dubbele nummers of onverklaarde hiaten helpt je administratie controleerbaar te houden.
Welke gegevens moeten op jouw factuur staan?
Gebruik onderstaande lijst als controle voordat je een factuur verstuurt. Bij een factuur aan een bedrijf zijn volledige gegevens extra belangrijk, omdat de opdrachtgever de factuur vaak in de eigen administratie verwerkt.
- Jouw naam of bedrijfsnaam en volledig adres.
- Jouw KvK-nummer, als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven.
- Jouw btw-identificatienummer wanneer je btw in rekening brengt.
- Een uniek factuurnummer uit een doorlopende nummerreeks.
- De factuurdatum.
- Naam en adres van de klant of opdrachtgever.
- De datum of periode waarin je de bijles hebt gegeven.
- Een duidelijke omschrijving, bijvoorbeeld: bijles wiskunde havo 4, 3 uur.
- Het aantal uren of lessen, jouw tarief en het bedrag per regel.
- Het subtotaal, de btw-specificatie als die van toepassing is en het totaalbedrag.
- Jouw IBAN, de naam van de rekeninghouder en een betaaltermijn.
- Bij vrijstelling of de KOR: een passende vermelding over het niet berekenen van btw.
Verschil met verwante documenten
| Document | Doel | Moment van gebruik | Belangrijk kenmerk |
|---|---|---|---|
| Factuur voor bijles | Betaling vragen voor geleverde lessen | Na afloop van een les of factuurperiode | Bevat factuurnummer, bedragen en betaaltermijn |
| Offerte voor bijles | Een voorstel doen voor tarieven en begeleiding | Vóór de start van het traject | Is pas bindend na aanvaarding of afspraak |
| Betalingsherinnering | Herinneren aan een openstaande factuur | Na het verlopen van de betaaltermijn | Verwijst naar het factuurnummer en openstaande bedrag |
| Kwitantie | Bevestigen dat je betaling hebt ontvangen | Na betaling, vooral bij contante betaling | Is een ontvangstbewijs en geen betalingsverzoek |
| Lesovereenkomst | Afspraken over begeleiding vastleggen | Voor of bij de start van de lessen | Regelt onder meer tarief, annulering en planning |
Btw, vrijstelling en de KOR
De btw-behandeling van bijles vraagt aandacht. De omschrijving ‘bijles’ zegt op zichzelf niet genoeg: de inhoud van jouw dienst, jouw kwalificaties, de opdrachtgever en de manier waarop je werkt kunnen van belang zijn. Neem bij twijfel contact op met een boekhouder, fiscalist of de Belastingdienst voordat je factureert.
Reken je btw, maak de berekening dan transparant. Zet per btw-tarief het bedrag exclusief btw en het bijbehorende btw-bedrag op de factuur. Breng je geen btw in rekening door de KOR of een btw-vrijstelling, zet dan geen btw-bedrag op nul zonder toelichting. Gebruik in plaats daarvan een duidelijke tekst over de reden waarom btw niet wordt berekend.
Ben je net gestart als zelfstandig docent? Op de startpagina voor ondernemers van de Kamer van Koophandel vind je algemene informatie over starten, administratie en ondernemen. Controleer daarnaast regelmatig of jouw facturatie nog past bij jouw actuele situatie.
