Als nagelstylist wil je na een behandeling snel en netjes kunnen afrekenen. Een duidelijke factuur laat zien wat je hebt gedaan, welk bedrag je rekent en wanneer jouw klant moet betalen. Dat is professioneel, voorkomt vragen en helpt je om jouw administratie op orde te houden.
Met een factuur voor nagelstylist kun je onder meer manicure, BIAB, gellak, kunstnagels, nabehandelingen, reparaties en nail art afzonderlijk vermelden. Gebruik het bewerkbare sjabloon op deze pagina als basis en pas het aan jouw nagelstudio, tarieven en betaalwijze aan.
Werk je vooral met particuliere klanten die direct in de salon betalen? Dan is een bon of kwitantie vaak ook praktisch. Stuur je een betaalverzoek of factureer je achteraf, bijvoorbeeld aan een zakelijke klant of voor een bruidsarrangement, dan is een volledige factuur de logische keuze.
Wat is een factuur voor een nagelstylist?
Een factuur is een betalingsverzoek waarin je vastlegt welke producten of diensten je hebt geleverd. Voor een nagelstylist gaat het meestal om een behandeling in de salon of aan huis. De factuur vormt ook een belangrijk administratief bewijs voor jouw omzet en, als je btw berekent, voor jouw btw-administratie.
Je maakt een factuur zodra je een klant achteraf laat betalen, een zakelijke opdrachtgever factureert of een aanbetaling en restantbedrag wilt vastleggen. Ook als een particuliere klant direct betaalt, mag je een factuur uitreiken wanneer die daarom vraagt. Bewaar altijd een kopie in jouw eigen administratie.
Voorbeelden van factuurregels
- Nieuwe set BIAB inclusief kleur;
- Gellak op natuurlijke nagels;
- Manicurebehandeling;
- Verwijderen van kunstnagels of gellak;
- Reparatie van één nagel;
- Nail art, steentjes of chrome-effect;
- Voorrijkosten voor een behandeling aan huis;
- Verkoop van nagelolie of verzorgingsproducten.
Wanneer gebruik je dit factuursjabloon?
Dit sjabloon is geschikt voor zelfstandige nagelstylisten, thuissalons, mobiele nagelstylisten en eigenaren van een nagelstudio. Je kunt het gebruiken voor één losse behandeling, maar ook voor een uitgebreider arrangement met meerdere regels.
Vul per behandeling de datum, een duidelijke omschrijving, het aantal en de prijs in. Bij een eenvoudige manicure kun je bijvoorbeeld één regel gebruiken. Bij een bruidsarrangement is het juist verstandig om de aanbetaling, proefset, behandeling en eventuele reiskosten apart te benoemen. Zo begrijpt de klant precies waar het totaalbedrag uit bestaat.
Lever je regelmatig aan bedrijven, zoals een schoonheidssalon dat jou inhuurt? Vermeld dan naast de naam van jouw contactpersoon ook de officiële bedrijfsnaam en het factuuradres van de opdrachtgever. Dat maakt verwerking in hun administratie eenvoudiger.
Regels voor facturen in Nederland
Als ondernemer moet jouw factuur aan bepaalde eisen voldoen, vooral wanneer je btw in rekening brengt. De factuur moet onder andere een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, jouw gegevens, de gegevens van de afnemer en een duidelijke omschrijving van de prestatie bevatten. Ook moeten de bedragen en btw helder zijn uitgesplitst.
Gebruik een doorlopende nummering die je niet opnieuw start of willekeurig wijzigt. Bijvoorbeeld: 2025-001, 2025-002 en daarna 2025-003. Een nummer hoeft niet per se een jaartal te bevatten, zolang iedere factuur maar uniek is en de volgorde logisch blijft.
De meeste nagelbehandelingen vallen in de praktijk onder het algemene btw-tarief. Pas alleen een ander tarief toe als dat werkelijk op jouw prestatie van toepassing is. Werk je met de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening en vermeld je ook geen btw-bedrag. Kijk voor de actuele factuureisen en uitzonderingen op de informatie van de Belastingdienst over factuureisen.
Particulier of zakelijk factureren
Aan een particuliere klant hoef je meestal niet alle gegevens te vragen die je van een zakelijke klant nodig hebt. Toch is het verstandig om ten minste de naam en een contactmogelijkheid vast te leggen als je de factuur niet direct aan de balie overhandigt. Bij zakelijke klanten neem je de bedrijfsnaam en het volledige adres op. Vraag zo nodig naar het btw-identificatienummer van de klant, met name wanneer de situatie daarom vraagt.
Bewaar jouw uitgaande facturen, betaalbewijzen en relevante afspraken zorgvuldig. Een goede administratie maakt het eenvoudiger om je omzet te controleren en aangifte te doen. De algemene ondernemersinformatie en administratieve aandachtspunten vind je ook bij de Kamer van Koophandel.
Wat moet er op een factuur voor nagelstylist staan?
Gebruik onderstaande onderdelen als controlelijst voordat je de factuur verstuurt. Een verzorgde lay-out is prettig, maar volledige en correcte gegevens zijn belangrijker dan een uitgebreid ontwerp.
- Jouw handelsnaam of eigen naam en volledig bedrijfsadres;
- Jouw KvK-nummer, als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven;
- Jouw btw-id, als je btw in rekening brengt;
- Een uniek, opeenvolgend factuurnummer;
- De factuurdatum;
- De naam en het adres van de klant of opdrachtgever;
- De behandeldatum of periode waarin je de dienst hebt geleverd;
- Een concrete omschrijving van iedere behandeling of verkocht product;
- Het aantal, de prijs per eenheid en het bedrag per regel;
- Het subtotaal exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag;
- Het totaalbedrag inclusief btw;
- Jouw IBAN, tenaamstelling en een duidelijke betaaltermijn;
- Bij toepassing van de kleineondernemersregeling: een duidelijke vermelding dat je geen btw berekent.
Verschil met een bon, offerte en kwitantie
| Document | Hoofddoel | Wanneer gebruik je het? | Belangrijk kenmerk |
|---|---|---|---|
| Factuur | Betaling vragen en omzet vastleggen | Bij achteraf betalen of zakelijke facturering | Bevat factuurnummer, bedragen en vaak btw-specificatie |
| Kassabon | Aankoop direct bevestigen | Bij onmiddellijke betaling in de salon | Meestal kort en direct gekoppeld aan de betaling |
| Kwitantie | Ontvangst van betaling bevestigen | Bij contante betaling of betaling op verzoek | Bewijst dat een bedrag al is voldaan |
| Offerte | Prijsvoorstel doen | Vóór een behandeling of arrangement | Is geen betalingsbewijs en bevat een geldigheidsduur |
| Betaalverzoek | Een snelle betaalherinnering sturen | Bij een laag bedrag of informele afspraak | Vervangt niet altijd een volledige btw-factuur |
