Factuur schilder: gratis en professioneel sjabloon

Heb je schilderwerk afgerond, dan wil je jouw klant snel en correct laten betalen. Met een duidelijke factuur voor schilderwerk ziet je klant direct welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd, welke materialen je hebt gebruikt en welk bedrag er nog openstaat.

Dit gratis sjabloon helpt je om een professionele schilderfactuur te maken. Het is geschikt voor zzp'ers, eenmanszaken en schilderbedrijven die werken voor particulieren, verenigingen van eigenaren of zakelijke opdrachtgevers. Je kunt de regels eenvoudig aanpassen aan een kleine herstelklus, volledig binnenschilderwerk of onderhoud aan de buitenzijde.

Een nette factuur voorkomt vragen achteraf en geeft jouw administratie structuur. Vul alle onderdelen zorgvuldig in, bewaar een kopie en sluit aan bij de offerte of opdrachtbevestiging die je eerder met jouw klant hebt afgesproken.

Wat is een factuur voor schilderwerk?

Een factuur voor een schilder is een betalingsverzoek voor geleverd schilderwerk, materiaal en eventuele bijkomende kosten. Je stuurt de factuur doorgaans na afronding van de werkzaamheden. Bij een grotere opdracht kun je ook tussentijds factureren, bijvoorbeeld na een voorbereidende fase of per afgerond deel van het project.

Op de factuur omschrijf je zo concreet mogelijk wat je hebt gedaan. Denk aan afplakken, schuren, plamuren, gronden, lakken, sausen of het schilderen van kozijnen. Vermeld ook de locatie, periode of ruimte als dat helpt om de werkzaamheden herkenbaar te maken.

Een heldere omschrijving is belangrijk wanneer je klant jouw factuur vergelijkt met een offerte. Bijvoorbeeld: “Buitenschilderwerk voorgevel: reinigen, schuren, gronden en aflakken van 6 houten kozijnen” is duidelijker dan alleen “schilderwerk”.

Wanneer stuur je deze factuur?

Je verstuurt de factuur wanneer je recht hebt op betaling volgens jouw afspraak met de klant. Bij een kleine particuliere klus is dat vaak na oplevering. Bij projecten die meerdere dagen of weken duren, is het verstandig om vooraf in de offerte vast te leggen of je een aanbetaling, termijnfacturen of een eindfactuur gebruikt.

Stuur de factuur bij voorkeur direct na oplevering. Daarmee blijft het werk vers in het geheugen van jouw klant en begint de afgesproken betalingstermijn meteen te lopen. Controleer vooraf of aanvullende werkzaamheden, meerwerk en gebruikte materialen zijn goedgekeurd.

Werk je voor een zakelijke klant, vraag dan op tijd naar een eventueel verplicht inkoopordernummer, kostenplaatsnummer of e-mailadres voor digitale facturen. Ontbreekt zo'n referentie, dan kan verwerking onnodig vertraging oplopen.

Regels voor een schilderfactuur in Nederland

Een factuur moet aan de eisen voor de omzetbelasting voldoen. Als ondernemer vermeld je onder meer jouw bedrijfsgegevens, die van de afnemer, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving en de btw. De Belastingdienst legt de algemene factuureisen uit op Aan welke eisen moet een factuur voldoen?.

Voor schilderwerk geldt meestal het algemene btw-tarief. In bepaalde situaties kan voor werkzaamheden aan een woning een ander btw-tarief gelden, bijvoorbeeld wanneer aan de wettelijke voorwaarden voor ouderdom van de woning en de aard van het werk is voldaan. Beoordeel dit per opdracht en per factuurregel. Pas geen tarief toe omdat een klant erom vraagt; jij blijft verantwoordelijk voor een juiste factuur en aangifte.

Ben je vrijgesteld van btw of doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening. Vermeld op jouw factuur dan de reden waarom geen btw wordt berekend, bijvoorbeeld dat een vrijstelling of de kleineondernemersregeling van toepassing is. Zorg er ook voor dat jouw factuurnummering zonder gaten en dubbelingen aansluit op jouw administratie.

Een factuur mag digitaal worden verstuurd, bijvoorbeeld als pdf per e-mail. Zorg dat de factuur leesbaar blijft en bewaar jouw verkoopfacturen en onderliggende administratie volgens de geldende bewaarplicht.

Welke gegevens moeten op de factuur staan?

Gebruik onderstaande lijst als controle voordat je de rekening verstuurt. Voeg waar nodig extra informatie toe, zoals het projectadres of een referentienummer uit de offerte.

• Jouw bedrijfsnaam, vestigingsadres, postcode en plaats.
• Jouw btw-identificatienummer, als je btw in rekening brengt.
• Jouw KvK-nummer, als je onderneming in het Handelsregister staat ingeschreven.
• De volledige naam en het adres van de klant.
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
• De factuurdatum en, als die afwijkt, de datum of periode waarin je het werk hebt uitgevoerd.
• Een duidelijke omschrijving van de schilderwerkzaamheden, aantallen, uren of oppervlakten.
• De gebruikte materialen en eventuele voorrijkosten, steigerkosten of afvalkosten.
• De prijs exclusief btw per regel of het toegepaste uurtarief en aantal uren.
• Het btw-tarief, het btw-bedrag en de totalen exclusief en inclusief btw.
• De betalingstermijn, jouw IBAN en een duidelijke betaalomschrijving.
• Een vermelding van de toepasselijke regeling als je geen btw in rekening brengt.

Verschil met offerte, werkbon en kwitantie

Deze documenten horen vaak bij dezelfde opdracht, maar hebben ieder een ander doel. Gebruik ze niet door elkaar. Vooral een offerte is geen betalingsverzoek en een kwitantie gebruik je pas nadat je betaling hebt ontvangen.

Zo vul je het factuursjabloon voor schilderwerk in

1. Vul jouw eigen bedrijfsgegevens in. Neem de gegevens over zoals je die zakelijk gebruikt. Controleer vooral jouw bedrijfsnaam, adres, btw-id en IBAN.
2. Vul de klantgegevens volledig in. Gebruik bij een particulier de naam en het factuuradres. Vermeld bij een bedrijf de officiële bedrijfsnaam en, indien gevraagd, de naam van de contactpersoon.
3. Ken een nieuw factuurnummer toe. Gebruik een eigen logische reeks, bijvoorbeeld SCH-2025-001. Het nummer moet uniek zijn en passen binnen jouw administratie.
4. Verwijs naar de opdracht. Vermeld eventueel het offertenummer, werkbonnummer, projectadres of de periode waarin je hebt gewerkt. Dit maakt controle voor jouw klant eenvoudiger.
5. Splits de werkzaamheden uit. Maak afzonderlijke regels voor arbeidsuren, voorbereiding, materiaal, huur van materieel en overige kosten. Benoem aantallen, eenheden en tarieven.
6. Bereken de bedragen. Tel eerst de regels exclusief btw op. Bereken vervolgens de btw per toepasselijk tarief en tel die op bij het subtotaal. Rond bedragen consequent af op twee decimalen.
7. Neem duidelijke betaalinformatie op. Vermeld het totaalbedrag, de uiterste betaaldatum, jouw IBAN en het factuurnummer als betaalreferentie.
8. Controleer en verstuur. Vergelijk de factuur met jouw offerte en werkbon. Sla de definitieve versie op als pdf en bewaar een kopie in jouw administratie.

Veelgemaakte fouten op schilderfacturen

Een goede factuur is niet alleen netjes vormgegeven, maar ook inhoudelijk controleerbaar. Vermijd vooral deze fouten:

• Alleen “schilderwerk” vermelden zonder uitleg over ruimtes, onderdelen of periode.
• Materialen en arbeidsloon samenvoegen terwijl de offerte deze posten apart noemt.
• Geen factuurnummer gebruiken of hetzelfde nummer opnieuw gebruiken.
• Een btw-tarief toepassen zonder te controleren of de voorwaarden daadwerkelijk zijn vervuld.
• De factuurdatum verwarren met de datum waarop het werk is uitgevoerd.
• Een betalingstermijn noemen, maar geen concrete uiterste betaaldatum of betaalgegevens opnemen.
• Meerwerk factureren zonder dat hierover vooraf duidelijke afspraken zijn gemaakt.
• Een ontvangen aanbetaling niet verrekenen op de eindfactuur.

Praktische tips voor sneller betaald krijgen

Maak jouw factuur herkenbaar door dezelfde omschrijvingen te gebruiken als in jouw offerte. Als je bijvoorbeeld in de offerte “keuken en hal” hebt genoemd, gebruik die woorden dan ook op de factuur. Dat verlaagt de kans dat een klant om uitleg vraagt.

Maak bij grotere opdrachten vooraf afspraken over deelbetalingen. Je kunt bijvoorbeeld een factuur sturen voor een overeengekomen aanbetaling, een termijn na het voorbereidende werk en een eindfactuur na oplevering. Leg de momenten en bedragen vooraf schriftelijk vast.

Vermeld bij particuliere opdrachten duidelijk of prijzen inclusief of exclusief btw zijn. Een particulier let meestal op het eindbedrag inclusief btw, terwijl een zakelijke klant vaak eerst naar het bedrag exclusief btw kijkt.

Stuur jouw factuur op dezelfde dag als de oplevering en voeg, als dat passend is, een korte samenvatting van het afgeronde werk toe. Een herkenbare en complete factuur wordt vaak sneller verwerkt.

Redactie Sjabloon King

Houd jouw klantgegevens actueel en bewaar offertes, werkbonnen, foto's van de oplevering en eventuele akkoordberichten bij de factuur. Voor algemene informatie over ondernemen, administratie en factureren kun je ook terecht bij Kamer van Koophandel.

Veelgestelde vragen

Moet ik als schilder altijd btw op mijn factuur zetten?

Meestal wel als je btw-plichtig ondernemer bent. Er zijn uitzonderingen, zoals een vrijstelling of deelname aan de kleineondernemersregeling. Controleer welke situatie voor jouw onderneming en opdracht geldt.

Mag ik arbeidsloon en materiaal op één factuur zetten?

Ja, maar zet ze bij voorkeur op aparte regels. Jouw klant ziet dan precies waar het totaalbedrag uit bestaat en je kunt verschillende btw-behandelingen beter onderbouwen als dat nodig is.

Welke betalingstermijn kan ik hanteren?

Je kunt een redelijke betalingstermijn met jouw klant afspreken en die op de factuur zetten. Sluit aan bij de termijn uit jouw offerte of algemene voorwaarden. Voor zakelijke klanten kunnen aanvullende wettelijke regels gelden.

Wat doe ik als de klant niet op tijd betaalt?

Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering met factuurnummer, openstaand bedrag en nieuwe uiterste betaaldatum. Blijft betaling uit, volg dan jouw afgesproken incassoprocedure en houd rekening met de regels die voor jouw type klant gelden.

Kan ik een factuur achteraf aanpassen?

Wijzig een al verstuurde factuur niet stilzwijgend. Is een correctie nodig, maak dan doorgaans een creditfactuur en stuur daarna zo nodig een nieuwe, juiste factuur met een nieuw nummer.

Bronnen

1. Belastingdienst – Aan welke eisen moet een factuur voldoen?
2. Belastingdienst – Btw-tarieven.
3. Kamer van Koophandel – Factuur maken.
4. Rijksoverheid – Administratie bijhouden als ondernemer.