Werk je als oppas en wil je jouw gewerkte uren netjes declareren? Met een factuur voor oppaswerk maak je voor ouders of verzorgers duidelijk welk werk je hebt gedaan, op welke dagen en voor welk bedrag. Dat voorkomt misverstanden over uren, tarieven en de betaaldatum.
Een goed ingevulde factuur is vooral belangrijk als je regelmatig oppast, als zelfstandig ondernemer werkt of afspraken met meerdere gezinnen hebt. Ook wanneer je incidenteel oppast, kan een heldere factuur of betaaloverzicht prettig zijn. Gebruik het bewerkbare sjabloon op deze pagina en pas alle velden aan jouw situatie aan.
Let goed op jouw arbeidsrelatie. Niet iedere oppas werkt als ondernemer en niet elke betaling vraagt om een zakelijke factuur. Heb je vragen over werken als zelfstandige, loon of belasting? Controleer dan eerst welke situatie op jou van toepassing is.
Wat is een factuur voor oppaswerk?
Een factuur voor oppaswerk is een betalingsverzoek van een oppas aan de ouder, verzorger of organisatie die de oppasdienst afneemt. Op de factuur staan de geleverde diensten en de vergoeding. Meestal gaat het om het aantal opgepaste uren maal het afgesproken uurtarief.
Je kunt per oppasbeurt een regel opnemen, maar je kunt ook alle uren van een week of maand samenvoegen. Vermeld dan altijd duidelijk over welke periode de factuur gaat. Bijvoorbeeld: oppaswerk van 1 tot en met 31 mei, inclusief een specificatie per datum.
Een factuur is geschikt wanneer je zelfstandig werkzaamheden verricht en een zakelijke administratie voert. Werk je in loondienst bij een gezin, dan ontvang je in beginsel loon en geen factuur. Bij informele of incidentele oppasafspraken kan een eenvoudig betaaloverzicht voldoende zijn, maar vraag de opdrachtgever wat die nodig heeft.
Wanneer heb je deze factuur nodig?
Gebruik een oppasfactuur zodra je betaling wilt vragen voor verrichte oppasdiensten. Dat kan na elke dienst, wekelijks of maandelijks. Spreek vooraf met de ouder of verzorger af welke manier het beste werkt.
- Je past als zelfstandige regelmatig op bij één of meer gezinnen.
- Je werkt via een bemiddelaar en moet jouw uren of diensten zelf declareren.
- Je levert aanvullende diensten, zoals kinderen ophalen, lichte maaltijdvoorbereiding of huiswerkbegeleiding, en wilt die apart specificeren.
- De opdrachtgever vraagt om een factuur voor de eigen administratie.
- Je wilt zelf een overzicht bewaren van inkomsten, openstaande bedragen en betaalde facturen.
Bespreek vooraf ook praktische punten, zoals avondtoeslag, reiskosten, een minimumaantal uren en de vergoeding als ouders later thuiskomen. Neem zulke afspraken alleen op de factuur op als ze vooraf zijn overeengekomen.
Welke regels gelden in Nederland?
De inhoud van jouw factuur hangt onder meer af van jouw positie. Ben je ondernemer voor de btw, dan moet jouw factuur aan de factuureisen voldoen. Denk aan een uniek factuurnummer, factuurdatum, jouw gegevens, de gegevens van jouw klant, een duidelijke omschrijving, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. De Belastingdienst legt de actuele eisen uit op Aan welke eisen moet een factuur voldoen?.
Oppaswerk is niet automatisch vrijgesteld van btw. Of je btw moet berekenen, hangt af van de precieze dienstverlening en jouw fiscale situatie. Ook kan de kleineondernemersregeling relevant zijn als je aan de voorwaarden voldoet. Pas geen btw-vrijstelling of 0%-tarief toe zonder dat je zeker weet dat dit voor jouw werkzaamheden geldt.
Ben je geen ondernemer voor de btw, dan maak je geen btw-factuur. Je kunt wel een betalingsverzoek of declaratie sturen met een duidelijke specificatie van uren en bedrag. Zet er dan geen btw op en vermeld ook geen btw-nummer. Gebruik alleen bedrijfsgegevens, zoals een KvK-nummer, als die daadwerkelijk op jou van toepassing zijn.
Bij opvang aan huis kunnen bovendien regels rond dienstverband, loonadministratie en arbeidsvoorwaarden een rol spelen. De Rijksoverheid biedt algemene informatie over werken en arbeidsverhoudingen via Arbeidsovereenkomst en cao. Bij twijfel is het verstandig om jouw situatie voor te leggen aan een boekhouder, administratiekantoor of juridisch adviseur.
Welke gegevens moeten op de factuur staan?
Een professionele oppasfactuur is overzichtelijk en volledig. Vul alleen gegevens in die passen bij jouw situatie, maar laat belangrijke betaalinformatie niet weg.
- Jouw volledige naam of bedrijfsnaam, adres, postcode en woonplaats.
- Jouw contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer.
- De naam en het adres van de ouder, verzorger of organisatie die betaalt.
- Een uniek en oplopend factuurnummer.
- De factuurdatum en een duidelijke periode waarin je hebt opgepast.
- Een omschrijving van de diensten, bijvoorbeeld datum, begintijd, eindtijd en aantal uren.
- Het afgesproken uurtarief en eventuele apart overeengekomen kosten, zoals reiskosten.
- Het subtotaal, eventuele btw en het totaal te betalen bedrag.
- Jouw IBAN, de naam van de rekeninghouder en een betalingstermijn.
- Bij btw-plicht: jouw btw-identificatienummer, eventueel KvK-nummer en de verplichte btw-specificatie.
Bescherm persoonsgegevens. Noteer bijvoorbeeld niet meer informatie over de kinderen dan nodig is om de dienst te herkennen. Een neutrale omschrijving als ‘oppaswerk gezin [achternaam]’ is meestal voldoende.
Verschil met verwante documenten
| Document | Doel | Wanneer gebruiken? | Kenmerk |
|---|---|---|---|
| Factuur voor oppas | Betaling vragen voor geleverde oppasdiensten | Na een dienst of per afgesproken periode | Bevat uren, tarief, totaalbedrag en betaalgegevens |
| Urenstaat oppas | Gewerkte tijd registreren | Tijdens of direct na elke oppasbeurt | Is een onderbouwing, maar niet altijd een betaalverzoek |
| Kwitantie | Betaling bevestigen | Nadat je contant of op een andere manier bent betaald | Vermeldt dat het bedrag is ontvangen |
| Betaalverzoek | Laagdrempelig om betaling vragen | Bij een eenmalige, eenvoudige afspraak | Vaak minder uitgebreid dan een zakelijke factuur |
| Arbeidsovereenkomst | Werkafspraken vastleggen | Bij werken in loondienst | Regelt de arbeidsrelatie en vervangt geen loonstrook |
