Een creditfactuur gebruik je wanneer je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk moet terugdraaien. Bijvoorbeeld omdat je te veel hebt gefactureerd, een artikel is geretourneerd of een korting pas achteraf is afgesproken. Met een duidelijke creditfactuur blijft jouw administratie controleerbaar en weet je klant precies welk bedrag wordt verrekend of terugbetaald.
Op deze pagina vind je een bewerkbaar creditfactuur voorbeeld. Je vult jouw bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant, een eigen creditfactuurnummer en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur in. Ook lees je welke btw-gegevens belangrijk zijn en hoe je veelgemaakte fouten voorkomt.
Een creditfactuur wordt in de praktijk ook vaak creditnota of correctiefactuur genoemd. Het belangrijkste is dat uit het document ondubbelzinnig blijkt dat het om een vermindering van een eerdere levering of dienst gaat.
Wat is een creditfactuur?
Een creditfactuur is een factuur met een negatief bedrag. Daarmee corrigeer je een eerder gefactureerd bedrag. Je stuurt dus geen aangepaste versie van de oude factuur als die al definitief is verstuurd, maar maakt een apart document dat naar de oorspronkelijke factuur verwijst.
Je kunt een creditfactuur gebruiken voor een volledige creditering, bijvoorbeeld als een bestelling wordt geannuleerd. Ook kun je slechts een deel crediteren, bijvoorbeeld één geretourneerd product, verkeerd berekende verzendkosten of een achteraf toegekende korting.
De creditfactuur zorgt ervoor dat jouw omzet, de btw en eventueel de openstaande post bij de klant correct worden aangepast. Heeft de klant de oorspronkelijke factuur nog niet betaald? Dan kan de klant het creditbedrag verrekenen. Is de factuur al betaald? Dan betaal je het bedrag terug of spreek je een verrekening met een volgende factuur af.
Wanneer heb je een creditfactuur nodig?
Je maakt een creditfactuur zodra een eerder verstuurde factuur niet meer volledig klopt en er geld moet worden teruggegeven of verrekend. Bewaar de oorspronkelijke factuur en de creditfactuur samen in jouw administratie. Zo is voor jou, jouw klant en de Belastingdienst duidelijk waarom de correctie is gemaakt.
- Een klant retourneert producten en krijgt het aankoopbedrag terug.
- Je hebt een te hoog aantal, een verkeerde prijs of onjuiste kosten gefactureerd.
- Je verleent achteraf korting, bijvoorbeeld wegens vertraging of een gemaakte afspraak.
- Een dienst is geheel of gedeeltelijk niet uitgevoerd.
- Een bestelling of opdracht wordt na facturering geannuleerd.
- Je moet btw en omzet over een eerder gefactureerde prestatie verlagen.
Voor algemene informatie over facturen, factuurvereisten en administratie kun je de informatie van de Belastingdienst raadplegen. De precieze verwerking kan verschillen per situatie, bijvoorbeeld bij buitenlandse klanten, verlegde btw of een marge- of vrijstellingsregeling.
Regels voor een creditfactuur in Nederland
Een creditfactuur moet net als een gewone factuur voldoen aan de factuureisen die voor jouw situatie gelden. Vermeld daarom altijd jouw bedrijfsnaam en adres, de gegevens van de afnemer, een uniek en doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving en de btw-gegevens.
Gebruik voor de creditfactuur een eigen, uniek nummer binnen jouw factuurnummering. Het nummer van de oorspronkelijke factuur is geen vervanging voor het nummer van de creditfactuur. Vermeld juist beide nummers: jouw nieuwe creditfactuurnummer én het nummer van de factuur die je corrigeert.
Geef de bedragen herkenbaar negatief weer. Dat kan met een minteken voor de aantallen en bedragen, of met een heldere aanduiding zoals ‘te crediteren’. Zorg er vooral voor dat het totaalbedrag inclusief btw duidelijk als krediet of negatief saldo is te herkennen.
De btw op een creditfactuur volgt in beginsel het btw-tarief van de oorspronkelijke levering of dienst. Crediteer je een post met 21% btw, dan neem je ook op de creditfactuur 21% btw op als negatieve correctie. Bij een combinatie van tarieven specificeer je de correctie per tarief. De Belastingdienst verwacht dat je jouw administratie zodanig inricht dat omzet en btw goed zijn te controleren.
Welke gegevens moeten erop staan?
Een professioneel document voorkomt vragen en discussie. Neem daarom minstens de onderstaande gegevens op. Voeg bij een gedeeltelijke correctie ook een korte, concrete reden toe, zoals ‘retour ontvangen op [datum]’ of ‘prijsafspraak aangepast’.
- De duidelijke titel ‘Creditfactuur’ of ‘Creditnota’.
- Jouw volledige bedrijfsnaam, adres en contactgegevens.
- Jouw btw-identificatienummer en, wanneer van toepassing, jouw KvK-nummer.
- Naam en adres van de klant of afnemer.
- Een uniek, opeenvolgend creditfactuurnummer.
- De datum waarop je de creditfactuur uitreikt.
- Het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur.
- Een heldere omschrijving van de gecrediteerde producten of diensten.
- Aantallen, prijzen exclusief btw, kortingen en negatieve regelbedragen.
- Het toegepaste btw-tarief, de negatieve btw per tarief en het totaal inclusief btw.
- De reden van creditering en de manier waarop je het bedrag afhandelt.
- Jouw betaalgegevens als je terugbetaalt, of een verwijzing naar verrekening met een volgende factuur.
Verschil tussen een creditfactuur en andere documenten
| Document | Doel | Effect op bedrag | Wanneer gebruik je het? |
|---|---|---|---|
| Creditfactuur | Een definitieve factuur corrigeren | Verlaagt omzet, btw en vordering | Na retour, fout, annulering of korting achteraf |
| Gewone factuur | Betaling vragen voor geleverde goederen of diensten | Verhoogt omzet, btw en vordering | Na levering, dienst of volgens afspraak |
| Herinnering | Attenderen op een openstaande factuur | Wijzigt de oorspronkelijke factuur niet | Als de betaaltermijn is verlopen |
| Offerte | Een voorstel doen vóór de opdracht | Geen boekhoudkundige correctie | Voordat klant akkoord geeft |
| Betalingsbevestiging | Bevestigen dat een betaling is ontvangen | Wijzigt factuurbedragen niet | Na ontvangst van een betaling |
