Factuur kleine onderneming: gratis sjabloon

Als kleine ondernemer wil je vooral tijd besteden aan jouw klanten en werkzaamheden. Toch is een goede factuur onmisbaar: je gebruikt deze om betaling te vragen, je omzet bij te houden en je btw-administratie op orde te houden.

Met een vast factuursjabloon werk je sneller en professioneler. Je hoeft alleen de gegevens van jouw klant, de geleverde producten of diensten, de bedragen en de betaalafspraak in te vullen. Zo stuur je een factuur die duidelijk is voor je klant én bruikbaar is voor jouw administratie.

Op deze pagina lees je welke gegevens op een factuur voor een kleine onderneming horen, hoe je het sjabloon invult en welke fouten je beter voorkomt. Het sjabloon kun je aanpassen aan jouw eigen huisstijl en manier van werken.

Wat is een factuur voor een kleine onderneming?

Een factuur is een betalingsverzoek voor producten die je hebt geleverd of werkzaamheden die je hebt uitgevoerd. Je vermeldt daarin wie de verkoper is, wie de afnemer is, wat je hebt geleverd, welk bedrag je in rekening brengt en wanneer de klant moet betalen.

Een kleine onderneming gebruikt in de praktijk dezelfde soort factuur als iedere andere ondernemer. De omvang van jouw bedrijf verandert de basisvereisten niet. Wel kan jouw situatie verschillen: misschien factureer je uren, verkoop je producten, werk je met een vaste prijs of gebruik je de kleineondernemersregeling.

Je maakt een factuur zodra je een zakelijke levering of dienst hebt verricht waarvoor je betaling vraagt. Bij vooruitbetaling kun je ook vooraf een factuur sturen. Zorg er dan voor dat de omschrijving helder maakt waarop het bedrag betrekking heeft.

Wanneer heb je een factuur nodig?

Voor leveringen en diensten aan andere ondernemers is een factuur meestal nodig. Jouw zakelijke klant gebruikt de factuur vaak voor de eigen administratie en, als btw van toepassing is, mogelijk voor btw-aftrek. Ook particulieren waarderen een duidelijke factuur als bewijs van aankoop of uitgevoerde werkzaamheden.

Stuur de factuur bij voorkeur kort na afronding van je werk of levering. Daarmee maak je de betaalafspraak concreet en verklein je de kans dat een betaling wordt vergeten. Bewaar altijd een kopie in jouw administratie, digitaal of op papier.

Voorbeelden uit de praktijk

• Een zelfstandig fotograaf factureert een zakelijke fotoshoot inclusief nabewerking.
• Een webdesigner factureert uren voor onderhoud aan een website.
• Een kleine winkel factureert producten aan een zakelijke afnemer.
• Een klusbedrijf factureert arbeid, materialen en eventuele voorrijkosten apart.
• Een ondernemer met een abonnement factureert maandelijks een vaste servicevergoeding.

Regels voor facturen in Nederland

Een factuur moet aan bepaalde administratieve en btw-regels voldoen. Welke gegevens precies verplicht zijn, hangt onder meer af van wat je levert, aan wie je levert en of je btw berekent. In de meeste gewone binnenlandse situaties maak je een volledige factuur met onder meer een uniek nummer, factuurdatum, omschrijving, bedragen en btw-gegevens.

Je factuurnummers moeten elkaar logisch opvolgen en ieder nummer mag maar één keer voorkomen. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met 2025-001 en daarna doorlopend nummeren. Kies een systeem dat je consequent kunt blijven gebruiken. De Belastingdienst legt de vereisten en uitzonderingen uit op Aan welke eisen moet een factuur voldoen?.

Bewaar verzonden en ontvangen facturen als onderdeel van je administratie. Een administratie moet in beginsel gedurende de daarvoor geldende bewaartermijn beschikbaar blijven. Dat geldt ook als je je facturen via een boekhoudprogramma maakt of uitsluitend digitaal verstuurt.

Btw en de kleineondernemersregeling

Ben je aangemeld voor de kleineondernemersregeling (KOR), dan bereken je in de regel geen btw aan je klant. Vermeld dan geen btw-tarief en geen btw-bedrag op je factuur. Neem in plaats daarvan een duidelijke tekst op waaruit blijkt dat een vrijstelling van omzetbelasting van toepassing is. Gebruik alleen deze regelingstekst als je daadwerkelijk aan de KOR deelneemt.

Bereken je wel btw, zet dan per tarief de vergoeding exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag duidelijk op de factuur. Controleer bij bijzondere prestaties, buitenlandse klanten of verlegde btw welke regels voor jouw situatie gelden. Voor actuele ondernemersinformatie kun je ook terecht bij Kamer van Koophandel.

Welke gegevens moeten op jouw factuur staan?

Een complete factuur voorkomt vragen, discussie en vertraging bij de betaling. Gebruik onderstaande lijst als controle voordat je de factuur verstuurt.

• Het woord Factuur als duidelijke aanduiding van het document.
• Jouw bedrijfsnaam of jouw eigen naam, volledig adres en contactgegevens.
• De naam en het adres van jouw klant.
• Een uniek, doorlopend factuurnummer.
• De factuurdatum.
• De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd, of de periode waarop de factuur betrekking heeft.
• Een duidelijke omschrijving van ieder product of iedere dienst.
• De hoeveelheid, bijvoorbeeld uren, stuks of maanden, als dat van toepassing is.
• De prijs per eenheid en het bedrag exclusief btw.
• Het btw-tarief en het btw-bedrag per tarief, als je btw in rekening brengt.
• Het totaalbedrag inclusief btw.
• Jouw btw-identificatienummer wanneer je btw berekent en dit op de factuur moet vermelden.
• Jouw KvK-nummer als jouw onderneming in het Handelsregister staat ingeschreven.
• Een betaaltermijn, betaaldatum of uiterste betaaldatum.
• Jouw IBAN en de betalingsomschrijving die de klant moet gebruiken.

Verschil met verwante documenten

Jouw factuursjabloon stap voor stap invullen

1. Vul jouw bedrijfsgegevens in. Zet bovenaan je bedrijfsnaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Voeg je KvK-nummer en btw-id toe als die voor jouw situatie van toepassing zijn.
2. Voeg de klantgegevens toe. Controleer de spelling van de naam en het factuuradres. Vraag zakelijke klanten eventueel naar een inkoopordernummer of referentie.
3. Kies een nieuw factuurnummer. Gebruik nooit opnieuw een nummer dat al op een verzonden factuur staat. Houd je nummering overzichtelijk en doorlopend.
4. Vermeld datum en leveringsmoment. Noteer de factuurdatum en daarnaast de datum of periode waarin je hebt geleverd, bijvoorbeeld: ‘Werkzaamheden uitgevoerd in maart 2025’.
5. Beschrijf je werkzaamheden of producten. Wees concreet. Schrijf bijvoorbeeld ‘8 uur onderhoud website’ in plaats van alleen ‘werkzaamheden’.
6. Bereken de regels en totalen. Vul hoeveelheid, prijs per eenheid en regelbedrag exclusief btw in. Tel vervolgens het subtotaal, de btw en het totaal inclusief btw op.
7. Pas de btw-tekst aan. Gebruik de btw-regels als je btw berekent. Neem alleen de KOR-tekst op als je onder de kleineondernemersregeling valt.
8. Maak betalen eenvoudig. Vermeld jouw IBAN, de betaaltermijn en het factuurnummer als betalingskenmerk. Controleer ten slotte alle bedragen en gegevens voordat je de factuur als pdf verstuurt.

Veelgemaakte fouten op een factuur

• Hetzelfde factuurnummer twee keer gebruiken of nummers zonder duidelijke systematiek kiezen.
• Alleen een totaalbedrag noemen, zonder omschrijving van de geleverde producten of diensten.
• De leveringsdatum of periode vergeten.
• Btw optellen zonder het juiste tarief of bedrag per tarief te vermelden.
• Btw berekenen terwijl je onder de KOR valt, of de KOR-tekst gebruiken terwijl je wel btw moet berekenen.
• De naam of het factuuradres van de klant niet goed controleren.
• Geen duidelijke betaaltermijn, IBAN of betalingskenmerk opnemen.
• Een factuur achteraf wijzigen zonder duidelijke correctie, terwijl een creditfactuur nodig kan zijn.
• De factuur alleen versturen en geen kopie bewaren in jouw administratie.

Praktische tips voor kleine ondernemers

Werk met één vaste indeling voor al je facturen. Dat geeft een professionele indruk en maakt jouw administratie sneller. Bewaar een leeg basissjabloon en maak voor elke nieuwe klant een kopie. Wijzig nooit een al verzonden factuur zonder vast te leggen wat je hebt aangepast.

Maak de omschrijving zo concreet dat iemand die jouw werk niet kent begrijpt waarvoor je factureert. Voeg bij projecten eventueel een opdrachtnaam, projectnummer of periode toe. Dat is ook handig wanneer een klant later een vraag heeft.

Controleer vóór verzending altijd drie punten: het factuurnummer, het totaalbedrag en jouw IBAN. Juist deze kleine fouten zorgen vaak voor onnodige vertraging in de betaling.

Redactie Sjabloon King

Spreek vooraf een betaaltermijn af en zet die steeds op je factuur. Als betaling uitblijft, stuur je eerst een vriendelijke herinnering met verwijzing naar het factuurnummer en de oorspronkelijke vervaldatum. Houd contact zakelijk en bewaar ook die correspondentie.

Veelgestelde vragen

Moet ik als kleine ondernemer altijd btw op mijn factuur zetten?

Nee. Als je btw-plichtig bent, bereken en vermeld je meestal btw. Neem je deel aan de KOR, dan bereken je in beginsel geen btw en gebruik je een passende vrijstellingstekst. Controleer welke regeling op jou van toepassing is.

Mag ik een factuur zelf maken in Word of Excel?

Ja. Een factuur hoeft niet uit een boekhoudprogramma te komen. Wel moet de inhoud volledig, leesbaar en correct zijn. Bewaar de definitieve versie die je verstuurt in jouw administratie.

Welke betaaltermijn kan ik gebruiken?

Je kunt een redelijke betaaltermijn afspreken en op de factuur vermelden. Maak hierover bij voorkeur al afspraken in je offerte, opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden. Voor zakelijke en consumententransacties kunnen verschillende regels gelden.

Wat doe ik als ik een fout op een verzonden factuur ontdek?

Bij een kleine administratieve fout kun je soms een gecorrigeerde factuur sturen met een duidelijke verwijzing. Moet het bedrag omlaag of vervalt de factuur geheel of gedeeltelijk, dan is vaak een creditfactuur nodig. Bewaar beide documenten.

Is een handtekening verplicht op een factuur?

Nee, een handtekening is normaal gesproken niet vereist. De noodzakelijke gegevens, correcte bedragen en een goede administratie zijn belangrijker. Je kunt wel jouw naam of bedrijfsnaam als afsluiting opnemen.

Bronnen

1. Belastingdienst – Aan welke eisen moet een factuur voldoen?
2. Belastingdienst – Kleineondernemersregeling (KOR)
3. Kamer van Koophandel – Administratie bijhouden
4. Rijksoverheid – Btw voor ondernemers