Een factuur in Excel is een praktische keuze als je af en toe factureert en zelf overzicht wilt houden over jouw bedragen, btw en openstaande betalingen. Met een goed opgebouwd sjabloon vul je de gegevens van jouw klant en de geleverde producten of diensten snel in.
Een factuur is meer dan alleen een betaalverzoek. Voor de btw-administratie moet je factuur aan bepaalde eisen voldoen. Daarom is het belangrijk dat je niet alleen het totaalbedrag vermeldt, maar ook bijvoorbeeld een uniek factuurnummer, de factuurdatum, jouw btw-identificatienummer en de btw-specificatie.
Op deze pagina vind je een bewerkbaar factuursjabloon voor Excel en lees je stap voor stap hoe je dit correct gebruikt. Zo verstuur je een nette, duidelijke factuur die jouw klant gemakkelijk kan verwerken en betalen.
Wat is een factuur in Excel?
Een factuur is een document waarmee je jouw klant om betaling vraagt voor geleverde goederen of diensten. In Excel maak je deze factuur in een rekenblad. Dat biedt als voordeel dat je bedragen automatisch kunt laten optellen en btw automatisch kunt laten berekenen.
Een Excel-factuur is vooral geschikt voor zzp’ers, starters, verenigingen en kleine ondernemingen die een beperkt aantal facturen versturen. Denk aan een fotograaf die een bruiloft heeft gefotografeerd, een klusser die werkzaamheden afrondt of een tekstschrijver die een opdracht oplevert.
Gebruik per verkoop of opdracht een afzonderlijke factuur. Bewaar vervolgens een kopie van de definitieve versie in jouw administratie. Het is verstandig om na verzending een PDF van de factuur te maken, zodat de inhoud niet per ongeluk wijzigt.
Wanneer gebruik je een factuursjabloon in Excel?
Je gebruikt een factuursjabloon wanneer je betaling wilt vragen voor werk, producten of kosten die je aan een klant doorberekent. Met vaste cellen voor gegevens en berekeningen werk je sneller en verklein je de kans op rekenfouten.
- Je hebt producten geleverd aan een zakelijke of particuliere klant.
- Je hebt diensten verricht, zoals advies, ontwerpwerk, onderhoud of lessen.
- Je vraagt een aanbetaling of tussentijdse termijn van een opdracht.
- Je declareert vooraf afgesproken kosten naast jouw werkzaamheden.
- Je wilt een eerdere factuur corrigeren met een creditfactuur.
Voor een eenmalige, eenvoudige verkoop aan een consument kan een kassabon soms voldoende zijn. Lever je als ondernemer goederen of diensten aan een andere ondernemer, dan is een volledige factuur doorgaans de gebruikelijke en noodzakelijke manier om de transactie vast te leggen.
Welke factuurregels gelden in Nederland?
De Belastingdienst stelt eisen aan facturen die je voor de btw opstelt. De precieze gegevens hangen onder meer af van de soort levering, de plaats van levering en of je klant ondernemer of particulier is. Voor de meeste binnenlandse zakelijke facturen geldt dat je duidelijk moet kunnen aantonen wie levert, wat is geleverd, wanneer dat gebeurde en welk btw-bedrag van toepassing is.
Je factuurnummers moeten elkaar logisch opvolgen en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Je kunt bijvoorbeeld nummeren als 2025-001, 2025-002 en 2025-003, maar je mag ook een doorlopende nummerreeks gebruiken. Kies een systeem dat je consequent kunt blijven toepassen.
De factuurdatum en de datum waarop je hebt geleverd of de dienst hebt verricht, zijn niet altijd hetzelfde. Vermeld daarom de leveringsdatum of prestatieperiode als die afwijkt van de factuurdatum. Controleer de actuele eisen bij de Belastingdienst: waaraan facturen moeten voldoen.
Ben je vrijgesteld van btw of pas je een bijzondere regeling toe, dan kan een afwijkende factuurtekst nodig zijn. Zet nooit zomaar 0% btw op een factuur. Controleer eerst welk tarief of welke vermelding op jouw situatie van toepassing is.
Welke gegevens moeten op jouw factuur staan?
Een professionele factuur geeft jouw klant alle informatie om te betalen en bevat de gegevens die je voor jouw administratie nodig hebt. Neem in ieder geval onderstaande onderdelen op.
- Jouw bedrijfsnaam of volledige naam, adres, postcode en vestigingsplaats.
- De naam en het adres van jouw klant.
- Een uniek en opeenvolgend factuurnummer.
- De factuurdatum.
- De datum van levering, de uitvoeringsdatum of de periode waarin je de dienst verrichtte, wanneer deze afwijkt van de factuurdatum.
- Een heldere omschrijving van ieder product of iedere dienst.
- Het aantal, de hoeveelheid of het aantal uren, voor zover relevant.
- De prijs exclusief btw, eventuele kortingen en het toegepaste btw-tarief.
- Het btw-bedrag per tarief en het totaalbedrag inclusief btw.
- Jouw btw-identificatienummer als je btw in rekening brengt.
- Jouw KvK-nummer wanneer je bent ingeschreven in het Handelsregister.
- Jouw IBAN, de tenaamstelling en een duidelijke betaaltermijn.
Gebruik begrijpelijke omschrijvingen. Schrijf bijvoorbeeld niet alleen “werkzaamheden”, maar “8 uur schilderwerk woonkamer, uitgevoerd op 12 mei” of “ontwerp en oplevering logo volgens offerte OF-024”. Dat voorkomt vragen en discussie over de factuur.
Verschil tussen een factuur en verwante documenten
| Document | Moment van gebruik | Doel | Belangrijk verschil |
|---|---|---|---|
| Factuur | Na of rond levering | Betaling vragen voor geleverde goederen of diensten | Bevat betaalbedrag en meestal een btw-specificatie. |
| Offerte | Vooraf | Een voorstel doen voor prijs en werkzaamheden | Is nog geen betalingsverzoek en heeft geen factuurnummer nodig. |
| Prijsopgave | Vooraf | Een indicatie of prijs noemen | Is vaak minder uitgebreid en niet altijd een bindend aanbod. |
| Betalingsherinnering | Na het verstrijken van de betaaltermijn | Herinneren aan een onbetaalde factuur | Verwijst naar een bestaande factuur in plaats van een nieuwe vordering. |
| Creditfactuur | Na correctie of retour | Een factuurbedrag geheel of gedeeltelijk terugdraaien | Vermeldt het nummer van de oorspronkelijke factuur. |
Je factuur in Excel voorbereiden
Een goed Excel-bestand bestaat uit een vaste lay-out en beveiligde rekenformules. Maak invoervelden voor klantinformatie, factuurgegevens en factuurregels duidelijk herkenbaar. Laat de cellen met uitkomsten, zoals subtotaal en btw, door formules berekenen.
Voor een eenvoudige factuurregel kun je de hoeveelheid vermenigvuldigen met de prijs per eenheid. Het bedrag exclusief btw is dan bijvoorbeeld de hoeveelheid maal het uurtarief. Bereken vervolgens per btw-tarief het btw-bedrag en tel alles op tot het totaal inclusief btw.
Gebruik bij voorkeur een apart tabblad voor jouw vaste bedrijfsgegevens en een tabblad met een overzicht van verzonden facturen. Zo kun je gemakkelijker controleren welk factuurnummer als volgende beschikbaar is. Ondernemers die structureel veel facturen versturen, kunnen op termijn beter overstappen op boekhoudsoftware. De Kamer van Koophandel biedt informatie over administratie voor ondernemers.
