Met een goed factuur voorbeeld maak je sneller een professionele rekening voor jouw klant. Je hoeft niet telkens opnieuw na te denken over de vaste onderdelen: jouw bedrijfsgegevens, het factuurnummer, de btw en de betaalgegevens staan overzichtelijk op de juiste plek.
Op deze pagina vind je een bewerkbaar factuursjabloon en uitleg voor gebruik in Nederland. Vul de velden zorgvuldig in, pas de omschrijving en bedragen aan en controleer de factuur voordat je deze verstuurt. Zo is voor jouw klant én jouw administratie duidelijk waarvoor er betaald wordt.
Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Voor ondernemers is het ook een belangrijk administratief bewijsstuk. Een volledige en logisch opgebouwde factuur helpt je bij je boekhouding, btw-aangifte en het opvolgen van openstaande betalingen.
Wat is een factuur en wanneer gebruik je die?
Een factuur is een document waarmee je een klant vraagt om te betalen voor geleverde goederen of diensten. Je vermeldt onder andere wat je hebt geleverd, welk bedrag de klant moet betalen, welke btw van toepassing is en vóór welke datum betaling wordt verwacht.
Je stuurt meestal een factuur nadat je de levering hebt gedaan of de werkzaamheden hebt uitgevoerd. Bij grotere opdrachten kun je ook een deelfactuur of aanbetalingsfactuur sturen. Denk aan een schilder die na afloop factureert, een tekstschrijver die maandelijks uren factureert of een webwinkel die een zakelijke bestelling in rekening brengt.
Een factuur is vooral gebruikelijk bij zakelijke transacties. Verkoop je aan een particulier, dan kan een bon of betaalverzoek soms voldoende zijn. Zodra je btw in rekening brengt of jouw klant een zakelijke administratie voert, is een volledige factuur doorgaans de meest praktische keuze.
Welke regels gelden voor facturen in Nederland?
Ondernemers moeten hun administratie zo inrichten dat hun omzet, kosten en btw goed controleerbaar zijn. Een factuur moet daarom duidelijke, juiste en volledige gegevens bevatten. De factuurdatum en nummering moeten aansluiten op jouw administratie en de bedragen moeten herleidbaar zijn naar de geleverde prestatie.
Breng je btw in rekening, dan gelden aanvullende factuureisen. Je vermeldt dan onder meer jouw btw-identificatienummer, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag. De Belastingdienst legt de vereisten en uitzonderingen uit op Belastingdienst: waaraan moeten facturen voldoen.
Bewaar verzonden en ontvangen facturen zorgvuldig in jouw administratie. Digitale facturen zijn toegestaan, mits ze leesbaar blijven en je de echtheid van de herkomst en de integriteit van de inhoud kunt waarborgen. Bewaar documenten niet alleen in je e-mailbox, maar ook op een vaste, goed beveiligde administratieve plek.
Welke gegevens moeten op jouw factuur staan?
De precieze inhoud hangt af van jouw situatie, bijvoorbeeld of je ondernemer bent voor de btw, zaken doet met een particulier of een bijzondere btw-regeling gebruikt. Met de onderstaande gegevens maak je in de meeste gewone situaties een volledige en bruikbare factuur.
- Jouw bedrijfsnaam of volledige naam, adres, postcode en plaats.
- De naam en het adres van jouw klant.
- Een uniek factuurnummer uit een doorlopende en logische nummerreeks.
- De factuurdatum.
- De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd, als die afwijkt van de factuurdatum.
- Een heldere omschrijving van de geleverde goederen of werkzaamheden.
- De hoeveelheid, het aantal uren of de omvang van de levering.
- De prijs per eenheid exclusief btw en eventuele kortingen.
- Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw.
- Jouw btw-identificatienummer als je btw in rekening brengt.
- Jouw KvK-nummer wanneer je bent ingeschreven in het Handelsregister.
- Betaalinstructies, zoals IBAN, tenaamstelling, betalingstermijn en betalingskenmerk.
Gebruik je de kleineondernemersregeling, de margeregeling, verleg je btw of geldt een vrijstelling? Dan kan een specifieke vermelding nodig zijn en ziet de berekening anders uit. Controleer daarom altijd welke regeling voor jouw onderneming en prestatie geldt.
Factuur, offerte, kwitantie en betaalverzoek vergeleken
| Document | Doel | Moment | Kenmerk |
|---|---|---|---|
| Factuur | Betaling vragen voor een levering of dienst | Voor of na levering, afhankelijk van de afspraak | Bevat gespecificeerde bedragen en vaak btw |
| Offerte | Een voorstel doen voor prijs en werkzaamheden | Vóór de opdracht | Wordt na acceptatie een basis voor de afspraak |
| Kwitantie | Bevestigen dat een bedrag is ontvangen | Nadat er is betaald | Is een betalingsbewijs, geen betaalverzoek |
| Betaalverzoek | Snel om betaling vragen | Wanneer je een bedrag wilt innen | Vaak kort en minder geschikt voor zakelijke btw-administratie |
| Creditfactuur | Een eerdere factuur geheel of deels corrigeren | Na een fout, retour of korting achteraf | Verwijst naar de oorspronkelijke factuur |
Factuurnummering en btw goed verwerken
Een factuurnummer is uniek en maakt elke factuur terugvindbaar. Kies een vaste methode die bij jouw administratie past, bijvoorbeeld [jaar]-[volgnummer] of [klantcode]-[volgnummer]. Het belangrijkste is dat je een nummer maar één keer gebruikt en de reeks consequent toepast. Verwijder een reeds verstuurde factuur niet zomaar; corrigeer die zo nodig met een creditfactuur.
Bereken de btw per tarief. Heb je op één factuur posten met verschillende tarieven, groepeer die dan duidelijk. Vermeld per groep de grondslag exclusief btw, het tarief en het berekende btw-bedrag. Rond bedragen consequent af op twee decimalen.
Twijfel je welk btw-tarief of welke factuurvermelding geldt? Raadpleeg dan actuele informatie via Rijksoverheid: btw of vraag advies aan jouw boekhouder, accountant of fiscalist. Dat is vooral verstandig bij internationale klanten, vrijgestelde prestaties en bijzondere regelingen.
