Een duidelijke factuur in Word helpt je om professioneel te factureren. Je zet overzichtelijk op papier welke goederen of diensten je hebt geleverd, welk bedrag jouw klant moet betalen en binnen welke termijn. Met een bewerkbaar sjabloon hoef je niet telkens opnieuw de opmaak te maken.
De factuur moet niet alleen netjes ogen, maar ook de juiste gegevens bevatten. Dat is belangrijk voor jouw administratie, voor de btw-aangifte en voor de administratie van jouw klant. Controleer daarom altijd namen, bedragen, btw en factuurnummers voordat je de factuur verstuurt.
Op deze pagina vind je een praktisch Word-sjabloon voor een factuur, uitleg over de Nederlandse factuureisen en invultips. Pas de onderdelen tussen vierkante haken aan jouw situatie aan en sla elke factuur daarna zorgvuldig op.
Wat is een factuur in Word?
Een factuur is een betalingsverzoek voor producten die je hebt geleverd of werkzaamheden die je hebt uitgevoerd. Als ondernemer stuur je de factuur doorgaans aan jouw zakelijke klant. Daarop staan onder meer de omschrijving van de levering, de prijs, de btw en het te betalen totaalbedrag.
Een factuur in Word is een factuur die je bewerkt in Microsoft Word of een vergelijkbaar tekstverwerkingsprogramma. Dat is vooral handig als je af en toe factureert, een eigen huisstijl wilt toepassen of een factuur eerst handmatig wilt opstellen. Je kunt het document na controle als pdf opslaan en per e-mail versturen.
Gebruik een factuur bijvoorbeeld na het afronden van een ontwerpklus, adviesopdracht, reparatie, verkoop of levering. Bij vooruitbetaling kun je vooraf een factuur sturen. Vermeld dan duidelijk waarvoor je factureert en wanneer je de prestatie verwacht te leveren.
Wanneer heb je een factuur nodig?
Je hebt een factuur nodig wanneer je als ondernemer een prestatie levert aan een andere ondernemer of rechtspersoon en daar een vergoeding voor ontvangt. In veel zakelijke situaties is een factuur nodig om de btw te kunnen verantwoorden. Ook jouw klant gebruikt de factuur als bewijsstuk voor de eigen administratie.
Bij verkoop aan particulieren gelden soms minder uitgebreide factuureisen. Toch is een volledige factuur vaak verstandig: de afspraak en betaling zijn dan voor beide partijen duidelijk. Voor bepaalde verkopen, zoals kleine bedragen of kassaverkopen, kunnen vereenvoudigde regels gelden. Stem jouw werkwijze af op de aard van jouw onderneming en administratie.
Factuur, voorschot of herinnering
Een factuur is het formele betalingsverzoek voor een geleverde of af te nemen prestatie. Vraag je vooraf een deel van het bedrag, dan kun je een voorschotfactuur gebruiken. Is de betaaltermijn verstreken, dan stuur je geen nieuwe factuur maar een betalingsherinnering of aanmaning. Verwijs daarin naar het oorspronkelijke factuurnummer.
Regels voor facturen in Nederland
Facturen maken deel uit van jouw bedrijfsadministratie. Je moet ze daarom op een betrouwbare manier bewaren, samen met bijvoorbeeld offertes, opdrachten, betaalbewijzen en inkoopfacturen. De gegevens moeten leesbaar blijven en goed terug te vinden zijn. De Belastingdienst geeft informatie over btw, administratieve verplichtingen en factureren.
Als je btw in rekening brengt, moet jouw factuur aan de factuureisen voldoen. De precieze invulling hangt onder meer af van de klant, het soort levering en de toegepaste btw-regeling. Vermeld je een vrijstelling, een verleggingsregeling of de kleineondernemersregeling, dan is extra aandacht nodig. Neem in dat geval de juiste tekst op en bereken niet zomaar btw.
Gebruik een doorlopende en unieke nummering. Je hoeft niet per kalenderjaar opnieuw bij nummer 1 te beginnen, zolang elk factuurnummer maar uniek is en de nummering logisch aansluit op jouw administratie. Pas een al verstuurde factuur niet stilzwijgend aan; maak bij een correctie doorgaans een creditfactuur of een aanvullende factuur.
Welke gegevens moeten op jouw factuur staan?
Een zakelijke factuur moet voldoende duidelijk maken wie factureert, aan wie je factureert, wat is geleverd en hoe het bedrag is opgebouwd. Neem minimaal de volgende gegevens op:
- jouw volledige bedrijfsnaam en het bedrijfsadres;
- de volledige naam en het adres van jouw klant;
- jouw btw-identificatienummer als je btw in rekening brengt;
- jouw KvK-nummer, als jouw onderneming bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven;
- een uniek factuurnummer;
- de factuurdatum;
- de leveringsdatum of de periode waarin je de dienst hebt verricht, als die afwijkt van de factuurdatum;
- een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten;
- de hoeveelheid, het aantal uren of de omvang van de levering;
- de prijs exclusief btw en eventuele kortingen;
- het toegepaste btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw;
- jouw betaalgegevens en de betaaltermijn.
Werk je met verschillende btw-tarieven, groepeer de regels dan per tarief. Zo kan jouw klant meteen zien welk bedrag onder welk tarief valt. Vermeld bedragen bij voorkeur in euro’s en rond consistent af op twee decimalen.
Verschil tussen factuur en verwante documenten
| Document | Doel | Moment | Betalingsverplichting |
|---|---|---|---|
| Factuur | Betaling vragen voor een levering of dienst | Bij of na levering, soms vooraf | Ja, volgens de gemaakte afspraak |
| Offerte | Prijs en voorwaarden voorstellen | Vóór de opdracht | Nog niet, tenzij de offerte is aanvaard |
| Proforma factuur | Bedrag vooraf informeren of douane ondersteunen | Vóór de definitieve factuur | Meestal niet als fiscale factuur bedoeld |
| Voorschotfactuur | Een vooruitbetaling vragen | Vóór afronding van de opdracht | Ja, voor het gevraagde voorschot |
| Creditfactuur | Een eerdere factuur geheel of deels corrigeren | Na een fout, retour of korting achteraf | Verlaagt het eerder gefactureerde bedrag |
Jouw factuur in Word voorbereiden
Zet eerst jouw vaste bedrijfsgegevens in het sjabloon: bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer en btw-id. Plaats eventueel jouw logo bovenaan, maar zorg dat de verplichte informatie goed leesbaar blijft. Een rustige indeling werkt beter dan een document met te veel kleuren, lettertypen of losse tekstvakken.
Kies voor iedere factuur een nieuw nummer volgens jouw eigen vaste systeem. Bijvoorbeeld een combinatie van een jaartal en een volgnummer, of een doorlopende reeks. Houd in een overzicht bij welk nummer je hebt gebruikt, voor welke klant en voor welk bedrag. Daarmee voorkom je dubbele nummers en kun je later sneller zoeken.
Een Word-bestand is makkelijk te wijzigen. Bewaar daarom naast het bewerkbare bronbestand altijd een definitieve pdf van de verzonden factuur. Dat voorkomt onduidelijkheid wanneer je later per ongeluk gegevens in het Word-bestand aanpast.
