Wil je een factuur maken zonder ingewikkeld boekhoudprogramma? Met Google Docs kun je een nette, professionele factuur opstellen, aanpassen en als pdf versturen. Dat is vooral handig wanneer je af en toe factureert of een eigen indeling wilt gebruiken.
Op deze pagina vind je een bewerkbaar factuursjabloon voor Google Docs en praktische uitleg. Je leest welke gegevens op jouw factuur horen, hoe je bedragen en btw controleert en hoe je de factuur veilig bewaart in jouw administratie.
Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Voor ondernemers is het ook een belangrijk administratief document. Een duidelijke factuur voorkomt vragen van klanten en helpt je om betalingen, omzet en btw goed bij te houden.
Wat is een factuur in Google Docs?
Een factuur is een document waarmee je een klant vraagt om te betalen voor geleverde producten of diensten. Je vermeldt onder meer wie de leverancier is, wie de klant is, wat je hebt geleverd, welk bedrag verschuldigd is en wanneer de klant moet betalen.
Google Docs is een online tekstverwerker. Je kunt daarin een factuur op basis van een sjabloon invullen, opslaan in Google Drive en delen met anderen. Voor een overzichtelijke factuur zijn tabellen handig: daarin plaats je bijvoorbeeld de omschrijving, hoeveelheid, prijs, btw en het totaalbedrag.
Een sjabloon is geschikt voor zzp'ers, kleine ondernemers, verenigingen en particulieren die incidenteel een factuur sturen. Stuur je veel facturen, heb je meerdere btw-tarieven of wil je automatisch betalingsherinneringen versturen? Dan kan boekhoudsoftware op termijn praktischer zijn.
Wanneer heb je een factuur nodig?
Je gebruikt een factuur zodra je na een verkoop of opdracht betaling wilt vragen. Vaak stuur je de factuur nadat je jouw werk hebt afgerond of goederen hebt geleverd. Bij grotere opdrachten kun je ook vooraf een aanbetaling factureren of in termijnen werken.
Voorbeelden zijn een freelance ontwerper die uren factureert, een klusbedrijf dat materiaal en arbeid doorberekent, een coach die een traject in rekening brengt of een leverancier die producten verkoopt. Zorg dat de omschrijving op de factuur voldoende duidelijk is. “Werkzaamheden” alleen is meestal te vaag; “8 uur onderhoud website in mei” is beter.
Een factuur kan digitaal worden verstuurd. Exporteer jouw ingevulde document bij voorkeur als pdf. Daarmee blijft de opmaak gelijk en kan de ontvanger het document niet zomaar aanpassen.
Regels voor facturen in Nederland
Als ondernemer moet je een administratie bijhouden. Facturen die je verstuurt en ontvangt maken daar deel van uit. Voor btw-plichtige ondernemers gelden factuureisen: bepaalde gegevens moeten op de factuur staan, zodat de afnemer en de Belastingdienst kunnen zien welke prestatie is geleverd en hoe de btw is berekend.
De actuele uitleg over factuureisen, bijzondere situaties en btw vind je bij de Belastingdienst: factuur maken. Controleer die informatie vooral als je zaken doet met ondernemers in andere EU-landen, btw verlegt, een vrijstelling toepast of margegoederen verkoopt.
Ben je vrijgesteld van btw of neem je deel aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan zet je geen btw op de factuur. Vermeld dan wel duidelijk waarom geen btw is berekend, bijvoorbeeld dat een vrijstelling of de KOR van toepassing is. Welke tekst passend is, hangt af van jouw situatie.
Ook als je geen btw vermeldt, blijft het belangrijk dat jouw factuur logisch is opgebouwd, een uniek nummer heeft en duidelijk maakt wat de klant moet betalen. Bewaar jouw administratie volgens de wettelijke bewaartermijnen en zorg dat documenten achteraf leesbaar blijven.
Welke gegevens moeten op jouw factuur staan?
Vul alle onderdelen volledig en consequent in. De onderstaande gegevens horen in een normale zakelijke factuur thuis. Voor bepaalde transacties kunnen aanvullende gegevens nodig zijn.
- Jouw volledige bedrijfsnaam of naam, adres, postcode en vestigingsplaats.
- De naam en het adres van jouw klant.
- Een uniek, doorlopend factuurnummer.
- De factuurdatum.
- De datum waarop je goederen hebt geleverd of diensten hebt verricht, als die afwijkt van de factuurdatum.
- Jouw btw-identificatienummer als je btw in rekening brengt.
- Jouw KvK-nummer als je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Een concrete omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- De hoeveelheid, bijvoorbeeld aantal stuks, uren of dagen, en de prijs per eenheid.
- Het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw.
- De betaaltermijn, betaalinstructie en jouw IBAN of andere betaalgegevens.
Gebruik je de KOR of een btw-vrijstelling? Pas de velden voor btw dan aan en voeg een duidelijke toelichting toe. Vermeld niet zomaar een btw-tarief van 0%; dat is iets anders dan geen btw berekenen vanwege een regeling of vrijstelling.
Verschil met andere zakelijke documenten
Een factuur wordt soms verward met een offerte, kwitantie of betalingsherinnering. Deze documenten hebben ieder een ander moment en doel in het verkoopproces.
| Document | Moment | Doel | Belangrijk kenmerk |
|---|---|---|---|
| Offerte | Vóór de opdracht | Een aanbod doen | Bevat prijs, werkzaamheden en voorwaarden |
| Factuur | Na levering of volgens afspraak | Betaling vragen | Bevat factuurnummer, bedragen en betaaltermijn |
| Kwitantie | Na ontvangst van betaling | Betaling bevestigen | Bewijst dat een bedrag is betaald |
| Betalingsherinnering | Na het verlopen van de betaaltermijn | Herinneren aan openstaande betaling | Verwijst naar een bestaande factuur |
| Creditfactuur | Na een correctie | Een eerdere factuur geheel of deels terugdraaien | Verwijst naar de oorspronkelijke factuur |
Factuurnummers en administratie
Geef elke factuur een uniek nummer. Een eenvoudige nummering kan bijvoorbeeld bestaan uit een jaartal en volgnummer, zoals 2025-001, 2025-002 en 2025-003. Kies een systeem dat bij jouw administratie past en voorkom dubbele nummers. Het nummer moet aansluiten op jouw eigen administratie; het hoeft niet per klant opnieuw te beginnen.
Bewaar een definitieve versie van elke verstuurde factuur. Zet na verzending geen bedragen of factuurnummer meer stilzwijgend recht in hetzelfde document. Is een correctie nodig, maak dan meestal een creditfactuur en eventueel een nieuwe, juiste factuur. Zo blijft jouw administratie controleerbaar.
De Kamer van Koophandel geeft algemene informatie over administratie, ondernemen en factureren. Bekijk bij twijfel de informatie van de Kamer van Koophandel en stem jouw werkwijze af op jouw rechtsvorm, btw-positie en werkzaamheden.
