Een eenvoudige factuur is ideaal wanneer je goederen verkoopt of een dienst levert en je jouw klant helder wilt laten zien wat er betaald moet worden. Met een overzichtelijk sjabloon zet je alle noodzakelijke gegevens op één professioneel document.
Je hoeft een factuur niet ingewikkeld vorm te geven. Wel moet de inhoud kloppen: jouw bedrijfsgegevens, de gegevens van je klant, een uniek factuurnummer, de prestatie, bedragen en de juiste btw-informatie. Zo kan je klant betalen en blijft jouw administratie controleerbaar.
Op deze pagina vind je een bewerkbaar sjabloon voor een eenvoudige factuur, uitleg over de Nederlandse regels en praktische aanwijzingen om jouw factuur goed in te vullen.
Wat is een eenvoudige factuur?
Een eenvoudige factuur is een beknopte rekening voor geleverde producten, uitgevoerde werkzaamheden of andere diensten. Je stuurt deze doorgaans nadat je hebt geleverd, tenzij je vooraf factureert of met een aanbetaling werkt.
De factuur legt vast wie de leverancier is, wie de afnemer is, wat er is geleverd, wanneer dat gebeurde en welk bedrag de klant verschuldigd is. Voor ondernemers is de factuur bovendien een belangrijk onderdeel van de boekhouding en de btw-administratie.
Wanneer gebruik je dit sjabloon?
Dit factuursjabloon past goed bij een zelfstandige die uren factureert, een kleine webwinkel, een vereniging die een dienst in rekening brengt of een ondernemer die incidenteel een opdracht afrondt. Ook als je maar enkele regels op de factuur nodig hebt, is een duidelijke opbouw belangrijk.
Bij doorlopende werkzaamheden kun je per maand, per projectfase of na afronding factureren. Spreek vooraf met je klant af wanneer je factureert en welke betaaltermijn geldt.
Regels voor facturen in Nederland
Als ondernemer moet je jouw administratie zorgvuldig bijhouden. Voor btw-plichtige prestaties gelden factuureisen. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen een volledige factuur en, in specifieke situaties, een vereenvoudigde factuur. Een eenvoudig vormgegeven factuur is niet automatisch een vereenvoudigde factuur in fiscale zin: controleer daarom altijd welke gegevens voor jouw situatie verplicht zijn.
De belangrijkste actuele uitleg over factuureisen en btw vind je bij de Belastingdienst: btw voor ondernemers. Gebruik een doorlopende nummering en bewaar uitgaande en ontvangen facturen in jouw administratie.
Reken je btw, dan vermeld je normaal gesproken het toegepaste btw-tarief, het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het bedrag inclusief btw. Pas je een vrijstelling, de kleineondernemersregeling of een andere bijzondere regeling toe, vermeld dan de passende aanduiding op de factuur. Twijfel je over jouw btw-positie, vraag dan advies aan een boekhouder of fiscalist.
Welke gegevens moeten op jouw factuur staan?
Een professionele eenvoudige factuur bevat ten minste gegevens waarmee de levering, betaling en belastingbehandeling zijn te volgen. Vul de velden volledig en controleer de spelling van namen, adressen en nummers.
- Jouw bedrijfsnaam of jouw voor- en achternaam, plus jouw adres en vestigingsplaats.
- De naam en het adres van jouw klant.
- Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
- De factuurdatum.
- De datum waarop je de goederen of dienst hebt geleverd, als die afwijkt van de factuurdatum.
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- De hoeveelheid, bijvoorbeeld uren, stuks, dagdelen of kilometers, en de prijs per eenheid.
- Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, indien btw van toepassing is.
- Het totaalbedrag dat jouw klant moet betalen.
- Jouw btw-identificatienummer wanneer je btw in rekening brengt.
- Jouw KvK-nummer als je bij de Kamer van Koophandel bent ingeschreven.
- Betaalinstructies, zoals jouw IBAN, de betaaltermijn en het factuurnummer als betalingskenmerk.
Verschil met verwante documenten
| Document | Moment | Hoofddoel | Betalingsverplichting |
|---|---|---|---|
| Eenvoudige factuur | Na of rond levering | Betaling vragen voor geleverde prestatie | Ja, volgens de afgesproken voorwaarden |
| Offerte | Vóór de opdracht | Prijs en voorwaarden aanbieden | Nog niet, tenzij de offerte is aanvaard en dit is afgesproken |
| Betalingsherinnering | Na overschrijding van de termijn | Herinneren aan een openstaande factuur | De bestaande verplichting blijft gelden |
| Creditfactuur | Na een correctie | Een eerdere factuur geheel of deels terugdraaien | Verlaagt het eerder gefactureerde bedrag |
| Kwitantie | Na ontvangst van betaling | Bewijzen dat een bedrag is betaald | Nee, de betaling is juist al ontvangen |
Vooraf controleren: afspraak, prijs en btw
Pak voordat je begint de opdrachtbevestiging, offerte of gemaakte afspraken erbij. Controleer welke werkzaamheden je werkelijk hebt uitgevoerd, hoeveel uren of producten je mag factureren en of er afgesproken kosten bijkomen, zoals materiaal, reiskosten of verzendkosten.
Controleer ook je btw-behandeling. Niet iedere prestatie wordt op dezelfde manier belast. Ondernemersinformatie over starten, administratie en factureren is ook beschikbaar via Kamer van Koophandel. Bewaar de onderliggende afspraken en bewijsstukken samen met je factuur.
