Factuur KOR-regeling voorbeeld en sjabloon

Neem je deel aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan maak je nog steeds een nette en controleerbare factuur. Het belangrijkste verschil met een gewone zakelijke factuur is dat je geen btw in rekening brengt. Je vermeldt daarom ook geen btw-bedrag of btw-tarief.

Met het factuursjabloon op deze pagina stel je snel een factuur op die past bij jouw KOR-deelname. Vul jouw bedrijfsgegevens, de gegevens van jouw klant, de geleverde prestatie en het afgesproken bedrag in. Voeg vervolgens een duidelijke KOR-vermelding toe.

Een heldere factuur voorkomt vragen van klanten en maakt jouw administratie overzichtelijk. Dat is handig als je later betalingen controleert, jouw omzet bijhoudt of moet aantonen dat je onder de omzetgrens van de regeling blijft.

Wat is een factuur voor de KOR-regeling?

Een factuur voor de KOR-regeling is een betalingsverzoek van een ondernemer die gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling. De factuur bevat de gebruikelijke zakelijke gegevens, zoals een factuurnummer, factuurdatum, omschrijving en totaalbedrag. Je brengt alleen geen omzetbelasting in rekening.

De KOR is een btw-vrijstelling voor ondernemers die aan de voorwaarden voldoen en zich voor de regeling hebben aangemeld. Als je deelneemt, bereken je geen btw aan jouw klanten. In de meeste gevallen doe je ook geen reguliere btw-aangifte over jouw KOR-activiteiten en kun je btw op zakelijke kosten niet aftrekken.

Je gebruikt dit document zodra je een product hebt verkocht of een dienst hebt geleverd waarvoor je wilt worden betaald. Denk aan een zelfstandig vormgever die een huisstijl oplevert, een fotograaf die een reportage factureert of een kleine webshop die een zakelijke bestelling afhandelt.

Wanneer gebruik je een KOR-factuur?

Gebruik een KOR-factuur voor leveringen en diensten die onder jouw deelname aan de regeling vallen. De regeling geldt niet vanzelf: je moet je bij de Belastingdienst aanmelden en na toelating de voorwaarden blijven volgen.

Ook particuliere klanten kunnen om een factuur vragen. Voor hen is het meestal voldoende dat het totaalbedrag duidelijk is. Zakelijke klanten willen vaak extra goed weten waarom er geen btw op staat, omdat zij die btw niet als voorbelasting kunnen aftrekken. Een duidelijke tekst op de factuur voorkomt onnodige correctieverzoeken.

Controleer vooraf of de prestatie daadwerkelijk binnen jouw KOR valt. De regeling heeft voorwaarden en uitzonderingen, bijvoorbeeld bij bepaalde internationale transacties of specifieke activiteiten. Lees de actuele uitleg van de Belastingdienst over de kleineondernemersregeling voordat je een afwijkende situatie factureert.

Regels voor factureren onder de KOR

Onder de KOR ben je vrijgesteld van btw. Dat betekent niet dat je administratie vrijblijvend is. Je moet jouw omzet, uitgaande facturen, betalingen en relevante zakelijke gegevens zorgvuldig bewaren. Een factuur moet logisch zijn opgebouwd en opvolgende factuurnummers hebben.

Vermeld geen btw-tarief, geen btw-bedrag en geen uitsplitsing van het totaal in exclusief btw en btw. Zet in plaats daarvan een heldere verklaring op de factuur, bijvoorbeeld: Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling (KOR).

Je prijs is onder de KOR in feite jouw eindprijs. Spreek daarom vooraf met jouw klant af welk bedrag je rekent. Als je offerte eerder uitging van bedragen exclusief btw, pas die dan aan voordat je de opdracht bevestigt. De klant moet kunnen zien welk bedrag uiteindelijk betaald moet worden.

De voorwaarden, omzetgrens en gevolgen van deelname kunnen veranderen of afhankelijk zijn van jouw situatie. De Kamer van Koophandel over de KOR biedt een praktisch overzicht van aandachtspunten voor ondernemers.

Welke gegevens moeten op jouw factuur staan?

Een professionele KOR-factuur maakt voor jouw klant direct duidelijk wie factureert, wat is geleverd en wat er betaald moet worden. Neem in ieder geval de onderstaande gegevens op.

• Jouw volledige naam of bedrijfsnaam, adres, postcode en vestigingsplaats.
• De naam en het adres van jouw klant; bij een zakelijke klant bij voorkeur ook de contactpersoon of afdeling.
• Een uniek, doorlopend factuurnummer.
• De factuurdatum.
• De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd, als die afwijkt van de factuurdatum.
• Een duidelijke omschrijving van ieder product of iedere dienst.
• De hoeveelheid, het aantal uren of de periode waarop de factuur betrekking heeft.
• De prijs per eenheid en het bedrag per regel, voor zover dat relevant is.
• Het totaalbedrag dat jouw klant moet betalen.
• Jouw betaalgegevens, zoals IBAN, tenaamstelling en betalingskenmerk.
• De betaaltermijn of uiterste betaaldatum.
• De tekst dat je bent vrijgesteld van btw wegens de kleineondernemersregeling.

Een btw-identificatienummer is niet altijd nodig op een factuur wanneer je de KOR toepast. Neem het alleen op als dat passend is voor jouw situatie of als een specifieke factureringsregel dit vereist. Bij twijfel kun je jouw boekhouder of belastingadviseur raadplegen.

Verschil met andere documenten

Zo vul je het factuursjabloon voor de KOR in

1. Vul jouw afzendergegevens in. Noteer jouw bedrijfsnaam of eigen naam, adres en contactgegevens. Gebruik dezelfde gegevens als in jouw zakelijke administratie.
2. Voeg de klantgegevens toe. Schrijf de officiële naam en het factuuradres van de klant zorgvuldig over. Bij een bedrijf is een interne referentie of inkoopordernummer soms gewenst.
3. Kies een uniek factuurnummer. Werk met een vaste, oplopende nummering, bijvoorbeeld 2025-001, 2025-002 en 2025-003. Gebruik een nummer nooit opnieuw.
4. Noteer de juiste datums. Vul de factuurdatum in en vermeld daarnaast de leverdatum of de periode waarin je hebt gewerkt. Bijvoorbeeld: “Werkzaamheden uitgevoerd in maart 2025”.
5. Omschrijf jouw prestatie concreet. Schrijf niet alleen “werkzaamheden”, maar bijvoorbeeld “Ontwerp en opmaak van een flyer, volgens offerte OF-024”. Vermeld uren, aantallen of stuks waar dat helpt.
6. Bereken het totaalbedrag. Tel de bedragen van alle regels op. Dit is direct het te betalen bedrag: je voegt geen btw toe.
7. Plaats de KOR-vermelding. Neem de tekst op dat je bent vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling. Zet deze tekst goed zichtbaar bij het totaal of onderaan de factuur.
8. Maak betalen eenvoudig. Vermeld jouw IBAN, tenaamstelling, betaaltermijn en het factuurnummer als betalingskenmerk.
9. Controleer en bewaar. Controleer namen, bedragen en nummering voordat je de factuur verstuurt. Bewaar een kopie samen met de opdracht, eventuele offerte en betalingsgegevens.

Veelgemaakte fouten voorkomen

Een kleine fout kan leiden tot vertraging in de betaling of vragen van jouw klant. Let vooral op deze punten.

• Toch btw rekenen. Als je onder de KOR factureert, mag je niet alsnog btw toevoegen aan jouw prijs.
• Geen KOR-vermelding opnemen. Zonder toelichting kan een zakelijke klant denken dat er btw ontbreekt door een fout.
• Bedragen exclusief btw noemen. Jouw factuurbedrag moet het bedrag zijn dat de klant werkelijk betaalt.
• Dubbele of willekeurige factuurnummers gebruiken. Dit maakt jouw administratie moeilijk controleerbaar.
• Een te vage omschrijving schrijven. De klant en jijzelf moeten later kunnen begrijpen waarvoor de factuur was.
• Een oude factuur aanpassen zonder correctie. Is een factuur al verstuurd en moet het bedrag omlaag? Leg de correctie dan zorgvuldig vast, bijvoorbeeld met een creditfactuur.
• Vergeten dat je geen btw op kosten aftrekt. De btw die je zelf betaalt over zakelijke inkopen is bij KOR-deelname doorgaans een kostenpost.

Praktische tips voor jouw administratie

Maak één vaste factuuropmaak en bewaar die als basisbestand. Dat bespaart tijd en zorgt voor een herkenbare uitstraling. Pas alleen het factuurnummer, de klantgegevens, omschrijving, datums en bedragen aan.

Houd jouw omzet gedurende het jaar regelmatig bij. Noteer per factuur ten minste het nummer, de datum, de klant, het bedrag, de betaaldatum en de betaalstatus. Zo zie je snel welke facturen nog openstaan en kun je tijdig beoordelen of jouw situatie onder de KOR verandert.

Spreek een duidelijke betaaltermijn af, bijvoorbeeld veertien of dertig dagen. Stuur bij een openstaande factuur eerst een vriendelijke herinnering waarin je het factuurnummer, bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum noemt. Bewaar ook die correspondentie bij jouw administratie.

Gebruik op iedere KOR-factuur dezelfde, duidelijke vrijstellingstekst. Dat voorkomt dat klanten vragen waar de btw is gebleven en houdt jouw facturen consistent.

Redactie Sjabloon King

Veelgestelde vragen

Moet ik btw op mijn KOR-factuur zetten?

Nee. Als jouw levering of dienst onder jouw KOR-deelname valt, reken je geen btw. Vermeld daarom geen btw-percentage en geen btw-bedrag, maar wel dat je bent vrijgesteld van btw wegens de KOR.

Mag ik mijn btw-id op een KOR-factuur zetten?

Dat kan in sommige situaties, maar het is niet altijd nodig. Vermeld het alleen wanneer dat voor jouw factuur of handelsrelatie passend is. Zorg er in elk geval voor dat je geen btw berekent of specificeert als je de KOR toepast.

Kan ik een offerte maken als ik onder de KOR val?

Ja. Vermeld in jouw offerte dat de genoemde bedragen eindbedragen zijn en dat je geen btw berekent wegens de kleineondernemersregeling. Dan weet jouw klant vooraf waar die aan toe is.

Wat doe ik als ik per ongeluk btw heb gefactureerd?

Corrigeer dit zo snel mogelijk en leg de wijziging goed vast. Neem bij twijfel contact op met een boekhouder, belastingadviseur of de Belastingdienst. Stuur niet zomaar alleen een aangepast exemplaar zonder dat duidelijk is wat er met de eerdere factuur gebeurt.

Moet ik mijn facturen bewaren als ik de KOR gebruik?

Ja. Je moet jouw administratie, waaronder uitgaande facturen en betalingsgegevens, zorgvuldig bewaren. Bewaar documenten overzichtelijk en koppel betalingen aan het juiste factuurnummer.

Bronnen

1. Belastingdienst – Kleineondernemersregeling (KOR).
2. Kamer van Koophandel – De kleineondernemersregeling (KOR).
3. Belastingdienst – Uw administratie bijhouden.
4. Rijksoverheid – Belasting betalen als ondernemer.