Een factuur zonder btw gebruik je wanneer je voor jouw levering of dienst geen omzetbelasting in rekening brengt. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat jouw prestatie is vrijgesteld van btw, doordat je de kleineondernemersregeling (KOR) toepast of doordat de btw naar jouw zakelijke klant is verlegd.
Geen btw op de factuur betekent niet dat je minder zorgvuldig hoeft te factureren. Juist dan moet voor jouw klant, de Belastingdienst en jouw eigen administratie duidelijk zijn waarom er geen btw-bedrag staat. Met het sjabloon op deze pagina maak je een overzichtelijke factuur zonder btw die je kunt aanpassen aan jouw situatie.
Controleer altijd welke regeling op jou van toepassing is. De juiste vermelding verschilt namelijk per situatie. Een zzp’er die de KOR gebruikt, zet iets anders op de factuur dan een zorgverlener met vrijgestelde prestaties of een ondernemer die factureert met btw-verlegging.
Wat is een factuur zonder btw?
Een factuur zonder btw is een verkoopfactuur waarop geen btw-tarief en geen btw-bedrag worden berekend. De klant betaalt dus alleen het bedrag voor de geleverde producten of diensten, inclusief eventuele kosten die je doorberekent.
Je gebruikt deze factuur niet zomaar omdat je klant particulier is, omdat je weinig omzet hebt of omdat je geen btw wilt afdragen. In de meeste gevallen moet je btw rekenen, ook aan particulieren. Alleen als een wettelijke vrijstelling, regeling of bijzondere btw-situatie geldt, mag of moet de btw van de factuur af.
Een veelvoorkomend voorbeeld is een ondernemer die deelneemt aan de kleineondernemersregeling. Die brengt geen btw in rekening en trekt ook geen btw af op zakelijke kosten. Een ander voorbeeld is een dienst die onder een btw-vrijstelling valt, zoals bepaalde onderwijs-, zorg- of financiële diensten.
Wanneer stuur je een factuur zonder btw?
Je past de kleineondernemersregeling toe
De KOR is een vrijwillige btw-vrijstelling voor ondernemers met een beperkte omzet in Nederland. Als je voor deze regeling bent aangemeld en eraan deelneemt, bereken je geen btw aan jouw klanten. Je vermeldt op je factuur dat een vrijstelling van omzetbelasting van toepassing is. Je mag dan in beginsel ook geen btw op jouw inkopen en kosten aftrekken.
De voorwaarden, gevolgen en aanmelding vind je bij de Belastingdienst: kleineondernemersregeling. Kijk ook goed of de regeling nog passend is als jouw omzet groeit of als je veel investeringen doet.
Jouw prestatie is vrijgesteld van btw
Sommige prestaties zijn vrijgesteld van btw. Denk onder voorwaarden aan bepaalde medische zorg, onderwijs, verzekeringen, financiële diensten, kinderopvang, culturele activiteiten of diensten van sommige verenigingen en stichtingen. De precieze voorwaarden zijn belangrijk: niet iedere dienst binnen een sector is automatisch vrijgesteld.
Op de factuur zet je dan geen btw. Vermeld duidelijk dat het om een btw-vrijgestelde prestatie gaat en, als dat relevant is, welke vrijstelling je toepast. Bewaar onderbouwing in jouw administratie, bijvoorbeeld afspraken, diploma’s, vergunningen of een omschrijving van de geleverde dienst.
Er is sprake van btw-verlegging
Bij btw-verlegging breng je ook geen btw-bedrag in rekening, maar dit is iets anders dan een vrijstelling of de KOR. De afnemer berekent en verwerkt de btw zelf. Dit komt onder meer voor in bepaalde zakelijke situaties, zoals specifieke werkzaamheden in de bouw of grensoverschrijdende transacties. Vermeld dan duidelijk: ‘btw verlegd’.
Gebruik het sjabloon alleen nadat je hebt vastgesteld dat verlegging daadwerkelijk geldt. Bij twijfel is het verstandig om jouw boekhouder of fiscalist mee te laten kijken.
Regels voor een factuur zonder btw in Nederland
Ook zonder btw moet een factuur aan de gebruikelijke factuureisen voldoen. Je administratie moet laten zien wie heeft geleverd, aan wie, wat is geleverd, wanneer dat gebeurde en welk bedrag daarvoor verschuldigd is. Voor zakelijke klanten is een complete factuur extra belangrijk, omdat zij deze gebruiken voor hun eigen administratie.
Een factuur moet een uniek en opvolgend factuurnummer hebben. Verder vermeld je de factuurdatum, jouw naam en adres, de gegevens van jouw klant, een duidelijke omschrijving van de levering of dienst en het te betalen bedrag. Bij een zakelijke klant vermeld je doorgaans ook het btw-identificatienummer van de klant wanneer dat vereist is voor de betreffende situatie.
Welke factuureisen gelden en welke uitzonderingen mogelijk zijn, lees je op Belastingdienst: eisen aan de administratie. Bewaar facturen en de bijbehorende gegevens zorgvuldig in jouw administratie.
Welke gegevens moeten op jouw factuur staan?
Pas de velden in het sjabloon aan jouw situatie aan. Met deze gegevens maak je de factuur duidelijk en controleerbaar:
- jouw volledige naam of bedrijfsnaam, adres, postcode en plaats;
- jouw btw-identificatienummer als je dat moet vermelden;
- jouw KvK-nummer, als je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel;
- de naam en het adres van de klant;
- een uniek, doorlopend factuurnummer;
- de factuurdatum;
- de datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd;
- een concrete omschrijving, hoeveelheid en prijs per product of dienst;
- het totaalbedrag dat jouw klant moet betalen;
- jouw betaaltermijn, IBAN en betaalomschrijving;
- de reden dat je geen btw berekent, bijvoorbeeld ‘Vrijgesteld van omzetbelasting’ of ‘Btw verlegd’.
Gebruik bij voorkeur geen vage omschrijvingen zoals ‘werkzaamheden’ of ‘advies’. Schrijf bijvoorbeeld: ‘Ontwerp en opmaak van drie socialmediaberichten, uitgevoerd in mei’ of ‘Individuele yogales van 60 minuten op 12-06-2025’.
Verschil met andere facturen
| Document | Wanneer gebruik je het? | Btw op de factuur | Vereiste vermelding |
|---|---|---|---|
| Factuur zonder btw door KOR | Je neemt deel aan de KOR. | Geen btw berekenen. | Vermeld vrijstelling van omzetbelasting. |
| Factuur met btw | Je verricht een belaste prestatie in Nederland. | Wel btw, met tarief en bedrag. | Vermeld het toepasselijke btw-tarief. |
| Vrijgestelde factuur | Jouw prestatie valt onder een btw-vrijstelling. | Geen btw berekenen. | Vermeld dat de prestatie is vrijgesteld. |
| Factuur met btw verlegd | De afnemer moet de btw aangeven. | Geen btw-bedrag op de factuur. | Vermeld ‘btw verlegd’. |
| Pro forma factuur | Je geeft vooraf een prijs- of leveringsindicatie. | Niet bedoeld als definitieve factuur. | Vermeld duidelijk ‘pro forma’. |
De juiste vermelding bij geen btw
De reden voor het ontbreken van btw moet direct zichtbaar zijn. Zet de tekst onder de totaalregel of in een opvallend opmerkingenveld. Gebruik een formulering die past bij jouw situatie.
- Bij de KOR: ‘Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van de kleineondernemersregeling.’
- Bij een btw-vrijgestelde prestatie: ‘Deze prestatie is vrijgesteld van omzetbelasting.’
- Bij verlegging: ‘Btw verlegd.’ Voeg waar nodig aanvullende gegevens toe die voor verlegging vereist zijn.
Vermeld niet alleen ‘0% btw’ als je eigenlijk bent vrijgesteld of de KOR toepast. Het nultarief is namelijk een andere btw-situatie. Daarbij kan een ondernemer onder voorwaarden wel recht houden op aftrek van voorbelasting, terwijl dat bij een vrijstelling of de KOR doorgaans anders ligt.
