Factuur zzp'er maken en invullen

Als zzp’er stuur je een factuur zodra je werk, producten of diensten hebt geleverd. Een nette factuur helpt je om sneller betaald te krijgen en zorgt ervoor dat jouw administratie overzichtelijk blijft. Bovendien moet een factuur in veel gevallen aan vaste btw-eisen voldoen.

Met het factuursjabloon op deze pagina maak je eenvoudig een eigen factuur. Vul jouw bedrijfsgegevens, die van jouw klant, de geleverde prestatie, bedragen en betaalgegevens in. Controleer daarna of de factuur volledig is voordat je hem als pdf verstuurt.

Hier lees je wanneer je een factuur nodig hebt, welke informatie verplicht is en hoe je het sjabloon stap voor stap gebruikt. Ook vind je praktische aandachtspunten voor btw, factuurnummers en betalingstermijnen.

Wat is een factuur voor een zzp’er?

Een factuur is een betaalverzoek voor goederen die je hebt geleverd of diensten die je hebt uitgevoerd. Je stuurt de factuur aan jouw opdrachtgever of klant. Daarop staat precies waarvoor de klant betaalt, welk bedrag dat is, of er btw geldt en wanneer de betaling uiterlijk binnen moet zijn.

Als zzp’er gebruik je een factuur voor je zakelijke administratie. Jij boekt de factuur als omzet. Jouw zakelijke klant kan de btw op jouw factuur vaak als voorbelasting aftrekken, als aan de voorwaarden is voldaan. Daarom is het belangrijk dat alle gegevens correct en duidelijk zijn.

Je maakt meestal een factuur nadat je de dienst of het product hebt geleverd. Je kunt ook vooraf afspraken maken over een aanbetaling, tussentijdse termijnfacturen of facturering per maand. Leg zulke afspraken bij voorkeur al vast in jouw offerte of overeenkomst.

Wanneer moet je als zzp’er een factuur sturen?

Lever je als ondernemer aan een andere ondernemer of rechtspersoon, dan moet je doorgaans factureren. Ook bij verkoop aan particulieren is een factuur vaak praktisch, bijvoorbeeld voor grotere opdrachten, zakelijke aankopen van de klant, garantie of duidelijke betaalafspraken.

Voor de btw-administratie gelden specifieke regels over wanneer je moet factureren. In veel situaties moet dat uiterlijk gebeuren op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je de goederen of diensten hebt geleverd. De precieze verplichtingen kunnen verschillen per situatie, bijvoorbeeld bij prestaties binnen de EU, vrijgestelde prestaties of de kleineondernemersregeling. Bekijk de actuele uitleg op Belastingdienst: wanneer moet ik een factuur sturen.

Werk je voor een particuliere klant, dan is het niet altijd verplicht om een uitgebreide btw-factuur uit te reiken. Toch is een duidelijke factuur of betalingsbevestiging verstandig. Zo voorkom je discussie over de opdracht, prijs, datum en betaling.

Regels voor een factuur in Nederland

Een factuur moet in Nederland aan bepaalde eisen voldoen als je btw in rekening brengt. De Belastingdienst gebruikt deze gegevens om te beoordelen of de btw goed is berekend en verwerkt. Jouw klant heeft de factuur nodig voor een controleerbare administratie.

Vermeld altijd jouw naam of bedrijfsnaam, adres en btw-identificatienummer wanneer je btw berekent. Bij een eenmanszaak mag je onder jouw handelsnaam werken, maar zorg dat de gegevens aansluiten op jouw registratie en administratie. Vermeld ook de naam en het adres van jouw zakelijke afnemer.

Gebruik een uniek en doorlopend factuurnummer. Je mag zelf bepalen hoe jouw nummering eruitziet, zolang ieder nummer maar één keer voorkomt en de volgorde logisch is. Bijvoorbeeld: 2025-001, 2025-002 en 2025-003. Bewaar verzonden facturen en andere administratieve bescheiden volgens de bewaarplicht. Voor algemene ondernemersinformatie kun je terecht bij Kamer van Koophandel.

Btw, vrijstelling en de kleineondernemersregeling

Bereken je btw, vermeld dan per btw-tarief het bedrag exclusief btw, het toegepaste percentage en het btw-bedrag. In Nederland gelden verschillende tarieven en er bestaan vrijstellingen. Welke regel bij jouw werk past, hangt af van jouw prestatie en situatie.

Neem je deel aan de kleineondernemersregeling, dan breng je meestal geen btw in rekening. Zet dan duidelijk op de factuur dat een vrijstelling van toepassing is vanwege de kleineondernemersregeling. Gebruik in dat geval geen btw-bedragen en trek meestal ook geen btw af op jouw zakelijke kosten.

Bij een vrijgestelde prestatie of een bijzondere btw-regeling is vaak een specifieke tekst nodig. Twijfel je over de juiste vermelding, vraag dan advies aan een boekhouder, accountant of belastingadviseur voordat je de factuur verstuurt.

Welke gegevens moeten op jouw factuur staan?

Een professionele zzp-factuur is overzichtelijk en bevat voldoende informatie om de levering, prijs en btw te controleren. Gebruik het sjabloon als vaste basis en pas alleen de gegevens van de opdracht aan.

• Jouw volledige naam of bedrijfsnaam en jouw adres.
• De naam en het adres van jouw klant of opdrachtgever.
• Het woord Factuur als duidelijke titel.
• Een uniek, oplopend factuurnummer.
• De factuurdatum.
• De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd.
• Een heldere omschrijving van de geleverde goederen of werkzaamheden.
• De hoeveelheid, uren of andere eenheid, indien van toepassing.
• De prijs per eenheid en het bedrag exclusief btw.
• Het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw, als je btw berekent.
• Jouw btw-identificatienummer en, waar nodig, het btw-id van de klant.
• Jouw KvK-nummer als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven.
• Een betaaltermijn, betaalwijze en rekeningnummer.

Verschil met andere documenten

Voorbereiden voordat je factureert

Verzamel eerst alle gegevens die je nodig hebt. Controleer de opdrachtbevestiging, offerte of e-mails met de klant. Daarmee voorkom je dat je een verkeerde prijs, onjuiste omschrijving of een verkeerd klantadres opneemt.

Controleer de opdracht en levering

Noteer wat je precies hebt geleverd, op welke datum en tegen welke prijs. Werk je op uurbasis, vermeld dan bijvoorbeeld het aantal uren, het uurtarief en de periode. Bij producten vermeld je de aantallen, productomschrijving en prijs per stuk.

Kies een logische nummering

Houd één systeem aan voor al jouw facturen. Begin je bijvoorbeeld met 2025-001, sla dan geen nummers over zonder toelichting in jouw administratie en gebruik een nummer nooit opnieuw. Een creditfactuur krijgt ook een eigen uniek nummer en verwijst naar de oorspronkelijke factuur.

Factuursjabloon stap voor stap invullen

1. Vul jouw gegevens in. Plaats jouw naam of bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer, btw-id en IBAN bovenaan de factuur.
2. Voeg de klantgegevens toe. Gebruik de juiste bedrijfsnaam, contactpersoon en het factuuradres van jouw opdrachtgever. Vraag bij twijfel welk adres de financiële administratie gebruikt.
3. Ken een factuurnummer toe. Kies het volgende unieke nummer uit jouw vaste nummerreeks. Pas een al verzonden factuurnummer nooit aan.
4. Vul de data in. Noteer de factuurdatum en de leveringsdatum of periode waarin je hebt gewerkt. Als beide data gelijk zijn, kun je dat duidelijk aangeven.
5. Omschrijf jouw prestatie. Schrijf concreet wat je hebt geleverd. Bijvoorbeeld: “Ontwerp en oplevering logo volgens offerte van [datum]” of “Administratieve ondersteuning, [maand], 12 uur à € 55,00”.
6. Bereken de bedragen. Vermenigvuldig aantal en prijs per eenheid. Tel de regels op tot een subtotaal exclusief btw. Bereken daarna de btw per tarief en het totaal inclusief btw.
7. Neem de juiste btw-vermelding op. Vermeld het tarief en btw-bedrag, of gebruik de passende tekst wanneer je geen btw berekent door de kleineondernemersregeling of een vrijstelling.
8. Maak betalen eenvoudig. Vul jouw IBAN, de naam van de rekeninghouder, de betalingstermijn en het factuurnummer als betalingskenmerk in.
9. Controleer en verstuur. Vergelijk de factuur met de opdracht, controleer rekenwerk en persoonsgegevens en sla een kopie op. Verstuur de factuur bij voorkeur als pdf.

Veelgemaakte fouten op zzp-facturen

Een kleine fout kan vertraging opleveren bij de betaling of vragen veroorzaken tijdens een controle. Neem daarom voor verzending een vast controlemoment op in jouw werkwijze.

• Een factuurnummer hergebruiken of geen vaste nummerreeks gebruiken.
• Alleen “werkzaamheden” vermelden zonder duidelijke omschrijving, periode of hoeveelheid.
• De leveringsdatum vergeten of alleen de factuurdatum opnemen.
• Het btw-bedrag verkeerd berekenen of verschillende btw-tarieven op één hoop zetten.
• Btw rekenen terwijl je de kleineondernemersregeling toepast.
• Een onvolledig of verouderd klantadres gebruiken.
• Geen betaaltermijn, IBAN of betalingskenmerk vermelden.
• Een factuur achteraf wijzigen zonder een correcte correctiefactuur of creditfactuur te maken.

Praktische tips voor sneller betaald krijgen

Stuur jouw factuur zo snel mogelijk na afronding van het werk. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de klant de opdracht minder scherp voor ogen heeft of dat de betaling naar een volgende betaalronde verschuift.

Gebruik een korte, duidelijke onderwerpregel in jouw e-mail, bijvoorbeeld: “Factuur 2025-014 – [jouw bedrijfsnaam]”. Vermeld in de e-mail het factuurnummer, het totaalbedrag en de uiterste betaaldatum. Voeg de factuur als pdf toe, zodat de opmaak niet verandert.

Spreek vooraf een redelijke betaaltermijn af en zet die op de factuur. Houd zelf bij welke facturen openstaan. Is de uiterste betaaldatum verstreken, stuur dan eerst een vriendelijke herinnering met verwijzing naar het factuurnummer en de oorspronkelijke vervaldatum.

Maak van elke factuur een controleerbaar document: een buitenstaander moet direct kunnen zien wie wat heeft geleverd, wanneer dat gebeurde en hoe het totaalbedrag is opgebouwd.

Redactie Sjabloon King

Veelgestelde vragen

Moet ik als zzp’er altijd btw op mijn factuur zetten?

Nee. Als jouw prestatie is vrijgesteld van btw of als je deelneemt aan de kleineondernemersregeling, kan een andere vermelding gelden. Bereken alleen btw wanneer dat in jouw situatie van toepassing is.

Mag ik zelf een factuurnummer kiezen?

Ja. Je kiest zelf de opbouw, maar ieder nummer moet uniek zijn en de nummering moet logisch en doorlopend zijn. Een combinatie van jaar en volgnummer is praktisch.

Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?

Facturen maken deel uit van jouw administratie. Voor de meeste administratieve gegevens geldt een wettelijke bewaarplicht van meerdere jaren. Controleer welke termijn voor jouw gegevens geldt en bewaar facturen veilig en leesbaar.

Wat doe ik als ik een fout ontdek na verzending?

Pas een verzonden factuur niet stilzwijgend aan. Maak bij een noodzakelijke correctie doorgaans een creditfactuur of correctiefactuur met een eigen nummer en een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Is een handtekening nodig op een factuur?

Nee, een gewone factuur hoeft meestal niet ondertekend te zijn. Een handtekening kan wel nuttig zijn op een offerte, opdrachtbevestiging of werkbon.

Bronnen

1. Belastingdienst – Wanneer moet ik een factuur sturen?
2. Belastingdienst – Eisen aan een factuur.
3. Kamer van Koophandel – Administratie voor ondernemers.
4. Rijksoverheid – Btw voor ondernemers.