Een factuur met btw is voor veel ondernemers een vast onderdeel van de administratie. Je gebruikt deze wanneer je goederen levert of diensten verricht aan een klant en je btw over jouw verkoop moet berekenen. Een overzichtelijke factuur helpt jouw klant om op tijd te betalen en zorgt ervoor dat jij jouw btw-aangifte goed kunt onderbouwen.
Met een factuursjabloon hoef je niet telkens opnieuw te beginnen. Vul de gegevens van jouw onderneming en klant in, voeg de geleverde werkzaamheden of producten toe en bereken het bedrag exclusief en inclusief btw. Op deze pagina lees je stap voor stap hoe je een factuur met btw correct opstelt.
Let erop dat de inhoud van een factuur afhangt van jouw situatie. Lever je aan een particuliere klant, werk je met een verleggingsregeling of pas je een vrijstelling toe? Dan kunnen aanvullende of andere vermeldingen nodig zijn. Controleer daarom altijd of jouw factuur aansluit bij de prestatie die je levert.
Wat is een factuur met btw?
Een factuur is een betalingsverzoek voor geleverde goederen of diensten. Op een factuur met btw splits je het bedrag uit in een prijs exclusief btw, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw. De afnemer ziet daardoor precies welk bedrag hij betaalt en hoeveel btw daarin is opgenomen.
Ben je ondernemer voor de btw en verricht je een belaste prestatie, dan breng je meestal btw in rekening. De ontvangen btw geef je vervolgens aan in jouw btw-aangifte. Een zakelijke afnemer die recht heeft op aftrek van voorbelasting kan de btw op jouw factuur doorgaans onder voorwaarden terugvragen.
Een factuur is niet alleen een verzoek om te betalen. Het is ook een administratief bewijsstuk. Bewaar daarom een kopie van iedere verzonden factuur en zorg dat factuurnummers elkaar logisch opvolgen.
Wanneer heb je een factuur met btw nodig?
Je gebruikt een factuur met btw als je als btw-ondernemer goederen of diensten levert waarvoor btw verschuldigd is. Dat is vaak het geval bij zakelijke opdrachten, zoals advieswerk, onderhoud, ontwerpwerk, verkoop van producten of verhuur met btw.
Aan zakelijke klanten ben je in veel situaties verplicht om een factuur uit te reiken. Ook bij verkoop aan particulieren kan een factuur praktisch of noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld omdat de klant erom vraagt, omdat het om een grotere opdracht gaat of omdat je jouw verkoop overzichtelijk wilt vastleggen.
Niet elke ondernemer brengt btw in rekening. Denk bijvoorbeeld aan prestaties die zijn vrijgesteld van btw of aan een ondernemer die gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling. Vermeld dan niet zomaar een btw-bedrag op de factuur. Op de website van de Belastingdienst vind je actuele informatie over btw, factureren en bijzondere situaties.
Regels voor factureren in Nederland
Een factuur moet duidelijk, volledig en controleerbaar zijn. De factuurdatum, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de gegevens van jou en jouw afnemer, de omschrijving van de prestatie en de btw-specificatie zijn belangrijke onderdelen. De gegevens moeten overeenkomen met wat je werkelijk hebt geleverd.
Gebruik een nummering die je consequent voortzet. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met 2025-001, maar je mag ook een andere logische reeks gebruiken. Het belangrijkste is dat een factuurnummer uniek is en dat je facturen achteraf goed kunt terugvinden. Pas een definitief verstuurde factuur niet stilzwijgend aan. Maak bij een fout of korting liever een creditfactuur of een nieuwe, duidelijke correctie.
Je administratie moet je gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaren. Dat geldt ook voor facturen, offertes, betalingen en andere onderliggende documenten. De Kamer van Koophandel biedt algemene informatie over administratie en ondernemen die je helpt bij een overzichtelijke bedrijfsvoering.
Welke btw vermeld je op jouw factuur?
In Nederland bestaan verschillende btw-tarieven. Het algemene tarief is van toepassing op veel goederen en diensten. Daarnaast bestaat er een verlaagd tarief voor bepaalde prestaties en zijn sommige prestaties vrijgesteld. Welk tarief je toepast, hangt af van wat je levert en soms ook aan wie of waar je levert.
Vermeld per tarief het bedrag exclusief btw, het toegepaste percentage en het berekende btw-bedrag. Als op één factuur regels staan met verschillende tarieven, groepeer je de bedragen per tarief in het btw-overzicht. Zo blijft de factuur controleerbaar voor jou en jouw klant.
Bij bepaalde zakelijke transacties geldt de btw-verleggingsregeling. In dat geval bereken je vaak geen btw op de factuur, maar neem je een duidelijke vermelding op dat de btw is verlegd. Ook bij intracommunautaire leveringen, diensten aan buitenlandse ondernemers of vrijgestelde prestaties gelden specifieke regels. Gebruik hiervoor alleen een standaardtekst als die daadwerkelijk past bij jouw situatie.
Wat moet er op een factuur met btw staan?
Neem alle essentiële gegevens op, zodat voor beide partijen duidelijk is wie factureert, wat er geleverd is en welk bedrag betaald moet worden. Gebruik bij voorkeur een vaste opmaak voor iedere factuur.
- Het woord factuur als duidelijke documenttitel.
- Jouw bedrijfsnaam of volledige naam, adres, postcode en plaats.
- Jouw btw-identificatienummer, wanneer je btw in rekening brengt.
- Jouw KvK-nummer, als jouw onderneming in het Handelsregister staat ingeschreven.
- De naam en het adres van jouw klant.
- Een uniek factuurnummer in een logische, doorlopende nummerreeks.
- De factuurdatum.
- De datum waarop je goederen hebt geleverd of diensten hebt verricht, als die afwijkt van de factuurdatum.
- Een concrete omschrijving van ieder geleverd product of iedere uitgevoerde dienst.
- De hoeveelheid, het aantal uren of een andere relevante omvang van de prestatie.
- De prijs per eenheid en het bedrag exclusief btw.
- Het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw.
- Jouw betaaltermijn, rekeningnummer en betalingskenmerk.
Verschil met verwante documenten
| Document | Doel | Moment | Btw-vermelding |
|---|---|---|---|
| Factuur met btw | Betaling vragen voor een geleverde prestatie | Na of rond levering | Ja, uitgesplitst per tarief |
| Offerte | Een voorstel doen voor werk of producten | Vóór opdracht of levering | Vaak prijs exclusief en inclusief btw, maar geen betaalbewijs |
| Proforma factuur | Een voorlopige prijsopgave of douanedocument geven | Vóór de definitieve factuur | Geen definitieve btw-factuur |
| Creditfactuur | Een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk corrigeren | Na een fout, retour of korting | Ja, met negatieve of gecorrigeerde bedragen |
| Kwitantie | Bevestigen dat een bedrag is betaald | Na ontvangst van betaling | Alleen indien van toepassing; geen vervanging van iedere factuur |
