Een borgsom wordt vaak betaald voordat een huurder een woning, kamer, parkeerplaats of ander gehuurd object in gebruik neemt. Met een kwitantie borgsom leg je vast dat de verhuurder of beheerder het bedrag daadwerkelijk heeft ontvangen. Dat is prettig voor beide partijen: de huurder heeft betalingsbewijs en de verhuurder beschikt over een heldere administratie.
Gebruik het onderstaande sjabloon als de borg contant is betaald, maar ook bij een bankoverschrijving kan een ondertekend ontvangstbewijs nuttig zijn. Vul alle gegevens direct in, controleer het bedrag en geef iedere partij een exemplaar. Bewaar de kwitantie samen met de huurovereenkomst en eventuele betaalbewijzen.
Een borgsom is geen extra huur. Het is een bedrag dat de verhuurder onder voorwaarden mag gebruiken voor bijvoorbeeld aantoonbare schade, een huurachterstand of andere openstaande verplichtingen. De afspraken over de bestemming en terugbetaling horen in de huurovereenkomst te staan. De kwitantie bevestigt in de eerste plaats de ontvangst van het geld.
Wat is een kwitantie voor een borgsom?
Een kwitantie borgsom is een schriftelijk ontvangstbewijs. Daarop staat dat een verhuurder, verhuurder namens een eigenaar of andere ontvanger een bepaald bedrag aan borg heeft ontvangen van een huurder. De kwitantie vermeldt onder meer de identiteit van partijen, het gehuurde adres, het bedrag, de betalingsdatum en de betaalwijze.
Je gebruikt dit document meestal bij het aangaan van een huurovereenkomst. Het kan gaan om woonruimte, een kamer, garagebox, bedrijfsruimte of tijdelijke verhuur. Ook wanneer de borg in delen wordt betaald, kun je per deelbetaling een aparte kwitantie opmaken. Vermeld dan duidelijk dat het om een deel van de totale overeengekomen borg gaat.
Bij een bankoverschrijving is het rekeningafschrift belangrijk bewijs. Toch kan een kwitantie extra duidelijkheid geven, vooral wanneer de omschrijving bij de betaling onvolledig is of wanneer meerdere betalingen tegelijk zijn gedaan. Bij contante betaling is een gedateerde en ondertekende kwitantie sterk aan te raden.
Wanneer heb je dit ontvangstbewijs nodig?
De kwitantie wordt opgesteld zodra de borgsom is ontvangen. Wacht daar niet mee tot de sleuteloverdracht of het einde van de huurperiode. Een directe bevestiging voorkomt discussie over de vraag of, wanneer en hoeveel borg is betaald.
- Bij ondertekening van een nieuwe huurovereenkomst.
- Bij contante betaling van de borgsom.
- Wanneer de borg in termijnen wordt voldaan.
- Wanneer een andere persoon dan de huurder betaalt, zoals een ouder, werkgever of bewindvoerder.
- Bij een wijziging van huurder, bijvoorbeeld bij medehuur of contractovername.
- Bij huur van woonruimte, bedrijfsruimte, opslagruimte, een parkeerplaats of inventaris.
Maak bij de eindinspectie geen nieuwe kwitantie voor de oorspronkelijke ontvangst. Gebruik dan liever een aparte eindafrekening of een verklaring van terugbetaling van de borg. Zo blijft voor iedereen zichtbaar welk document waarvoor bedoeld is.
Regels rond borgsom bij huur in Nederland
De afspraken over de borgsom zijn onderdeel van de huurovereenkomst. Bij woonruimte gelden wettelijke regels over de hoogte van de waarborgsom en de teruggave daarvan. Welke regels precies van toepassing zijn, kan afhangen van het soort huurovereenkomst, de ingangsdatum en de concrete situatie. Kijk voor actuele en algemene informatie over huur en borg op Rijksoverheid – Huurwoning.
De verhuurder mag een borgsom niet zonder reden houden. Bij het einde van de huur moet duidelijk zijn welk bedrag wordt terugbetaald en, als er iets wordt ingehouden, waarom dat gebeurt. Denk aan een aantoonbare huurachterstand, herstel van schade die voor rekening van de huurder komt of overeengekomen openstaande kosten. Normale slijtage is iets anders dan schade.
De kwitantie zelf verandert deze regels niet. Zet daarom geen bepaling in het ontvangstbewijs die afwijkt van dwingende huurregels of die de huurder zonder duidelijke grond afstand laat doen van rechten. Leg slechts feitelijk vast dat het bedrag is ontvangen en verwijs voor voorwaarden naar de huurovereenkomst.
Welke gegevens moeten op de kwitantie staan?
Een bruikbare kwitantie is volledig, leesbaar en concreet. Vermijd algemene omschrijvingen zoals “ontvangen bedrag”. Benoem altijd dat het om een borgsom gaat en koppel deze aan het juiste gehuurde object en contract.
- Een duidelijk documentnummer of kwitantienummer.
- De volledige naam en contactgegevens van de ontvanger of verhuurder.
- De volledige naam en contactgegevens van de huurder of betaler.
- Het adres en, indien relevant, de omschrijving van het gehuurde object.
- De datum waarop de borgsom is ontvangen.
- Het bedrag in cijfers én voluit in woorden.
- De vermelding dat het bedrag een borgsom of waarborgsom betreft.
- De betaalwijze, bijvoorbeeld contant, bankoverschrijving of pinbetaling.
- Bij een deelbetaling: het ontvangen deelbedrag, de totale borg en het nog openstaande bedrag.
- Een verwijzing naar de huurovereenkomst met datum of kenmerk.
- De plaats en datum van ondertekening.
- De naam en handtekening van de ontvanger.
Verschil met andere huurdocumenten
| Document | Doel | Moment van gebruik | Belangrijk onderscheid |
|---|---|---|---|
| Kwitantie borgsom | Bewijst ontvangst van de borg. | Direct na betaling. | Bevestigt de betaling, maar regelt niet de hele huurrelatie. |
| Huurovereenkomst | Legt huurafspraken vast. | Voor of bij aanvang van de huur. | Bevat onder meer huurprijs, looptijd en voorwaarden voor de borg. |
| Factuur of betaalverzoek | Vraagt om betaling. | Voor de betaaldatum. | Bewijst niet dat de borg daadwerkelijk is ontvangen. |
| Eindafrekening borg | Specificeert terugbetaling of inhoudingen. | Na het einde van de huur. | Gaat over de afwikkeling, niet over de oorspronkelijke ontvangst. |
| Inspectierapport | Legt de staat van het gehuurde vast. | Bij in- en oplevering. | Kan onderbouwing bieden voor schade, maar is geen betalingsbewijs. |
Zo vul je het sjabloon in
Werk zorgvuldig en laat geen ruimte voor twijfel. Gebruik dezelfde schrijfwijze van namen en adressen als in de huurovereenkomst. Maak wijzigingen zichtbaar en laat die bij voorkeur door beide partijen paraferen.
