Kwitantie verkoop auto: gratis voorbeeld en sjabloon

Verkoop je jouw auto aan een particulier of een bedrijf? Dan is een ondertekende kwitantie een eenvoudig en sterk bewijs dat de koper de afgesproken koopsom heeft betaald. Het document voorkomt onduidelijkheid over het bedrag, de betaalwijze en de datum van betaling.

Met het sjabloon op deze pagina maak je in enkele minuten een nette kwitantie voor de verkoop van een auto. Je legt daarin niet alleen de betaling vast, maar koppelt die ook aan het juiste voertuig via het kenteken, merk, model en chassisnummer.

Een kwitantie is geen volledige koopovereenkomst. Gebruik je ook afspraken over garantie, gebreken, proefrit of levering? Leg die dan apart vast in een koopovereenkomst voor een tweedehands auto.

Wat is een kwitantie voor de verkoop van een auto?

Een kwitantie is een ontvangstbewijs. Bij een autoverkoop verklaart de verkoper dat hij of zij een bepaald bedrag van de koper heeft ontvangen voor een specifiek voertuig. De kwitantie wordt doorgaans opgesteld nadat de betaling is gedaan.

Vooral bij contante betaling is dit document belangrijk. Zonder bankafschrift is het later lastiger om te bewijzen welk bedrag werkelijk is betaald. Ook bij een bankoverschrijving of betaalverzoek is een kwitantie nuttig: de omschrijving bij een betaling is soms onvolledig en noemt niet altijd alle voertuiggegevens.

Maak bij voorkeur twee identieke, ondertekende exemplaren. De koper en de verkoper bewaren ieder één exemplaar bij hun administratie en bij de koopovereenkomst.

Wanneer heb je dit ontvangstbewijs nodig?

Een kwitantie is verstandig bij iedere verkoop van een gebruikte auto waarbij je duidelijk wilt vastleggen dat de prijs is voldaan. Dat geldt voor verkopen tussen particulieren, maar ook wanneer een ondernemer een auto verkoopt aan een consument of aan een andere ondernemer.

• De koper betaalt de volledige koopsom contant bij aflevering.
• De koper voldoet een deel van de koopsom als aanbetaling of slotbetaling.
• De betaling gebeurt via een betaalverzoek, overschrijving of pinbetaling en je wilt de transactie nauwkeurig koppelen aan de auto.
• De auto wordt opgehaald door iemand anders dan de koper.
• Je wilt voor jouw eigen administratie bevestigen dat je geen bedrag meer van de koper tegoed hebt.

Bij een gedeeltelijke betaling moet je heel precies zijn. Vermeld dat het om een aanbetaling of deelbetaling gaat, hoeveel er nog openstaat en wanneer dat resterende bedrag uiterlijk moet zijn voldaan. Schrijf nooit “volledig betaald” als er nog een bedrag verschuldigd is.

Regels en aandachtspunten in Nederland

Voor een onderhandse verkoop tussen particulieren bestaat geen standaardformulier dat verplicht is voor een kwitantie. Wel moet het document voldoende duidelijk zijn om als bewijs te kunnen dienen. Namen, datum, bedrag, betaalwijze en handtekeningen maken de kwitantie aanzienlijk bruikbaarder als er later een discussie ontstaat.

De overschrijving van een kenteken is een aparte handeling. Zorg dat het voertuig daadwerkelijk op naam van de koper wordt overgeschreven en bewaar het vrijwaringsbewijs goed. Op de website van de RDW vind je actuele informatie over voertuigen, kentekens en tenaamstellingen.

Verkoop je als ondernemer een auto, dan gelden er aanvullende eisen voor jouw administratie en mogelijk voor de btw. Een gewone kwitantie kan een betalingsbewijs zijn, maar is niet altijd voldoende als factuur. Controleer de actuele administratieve eisen bij de Belastingdienst.

De kwitantie neemt wettelijke rechten van de koper niet automatisch weg. Een tekst als “geen garantie” kan bijvoorbeeld niet alle aansprakelijkheid uitsluiten, zeker niet wanneer informatie over belangrijke gebreken onjuist of onvolledig is geweest. Leg de bekende staat van de auto daarom eerlijk en apart vast in de koopovereenkomst.

Welke gegevens moeten op de kwitantie staan?

Hoe concreter jouw document is, hoe minder ruimte er is voor misverstanden. Neem minimaal de volgende gegevens op:

• De titel Kwitantie verkoop auto en een uniek kwitantienummer.
• De volledige naam, het adres en de woonplaats van de verkoper.
• De volledige naam, het adres en de woonplaats van de koper.
• Het kenteken, merk, model, type en bouwjaar van de auto.
• Bij voorkeur ook het voertuigidentificatienummer (VIN of chassisnummer) en de kilometerstand bij overdracht.
• De koopsom in cijfers én voluit in woorden.
• De vermelding of het bedrag volledig, gedeeltelijk of als aanbetaling is ontvangen.
• De betaalwijze, bijvoorbeeld contant, bankoverschrijving, betaalverzoek of pin.
• Bij een overschrijving: de betaaldatum en eventueel het betalingskenmerk.
• De plaats en datum waarop de kwitantie is opgesteld.
• De handtekening van de verkoper en bij voorkeur ook die van de koper voor ontvangst van een exemplaar.

Vermeld bij een contante betaling niet alleen “contant betaald”, maar ook dat de verkoper het geld heeft ontvangen en geteld. Dat is helder voor beide partijen.

Verschil met andere documenten bij autoverkoop

Voorbereiden voordat je tekent

Controleer eerst of de voertuiggegevens op de kwitantie exact overeenkomen met de gegevens van de auto en de bijbehorende documenten. Een verkeerd kenteken kan later veel vragen opleveren, zeker wanneer je meer dan één voertuig verkoopt.

Spreek vooraf af op welk moment de betaling, de sleuteloverdracht en de tenaamstelling plaatsvinden. Bij een bankoverschrijving is het verstandig om te wachten totdat het bedrag daadwerkelijk op jouw rekening zichtbaar is. Een schermafbeelding van een betaalopdracht is geen zekerheid dat je het geld hebt ontvangen.

Vul de kwitantie samen in op het moment van betaling en onderteken pas nadat je het geld hebt gecontroleerd. Maak vervolgens direct een foto of scan voor jouw administratie.

Redactie Sjabloon King

Stappenplan: de kwitantie invullen

1. Vul het kwitantienummer in. Kies een eigen nummer, bijvoorbeeld AUTO-2025-001. Dit helpt je om het document later snel terug te vinden.
2. Noteer de gegevens van beide partijen. Gebruik de volledige namen en actuele adressen. Vraag zo nodig om een identiteitsbewijs, maar neem niet meer persoonsgegevens over dan nodig is.
3. Identificeer de auto. Vul minimaal kenteken, merk en model in. Voeg voor extra zekerheid het chassisnummer, bouwjaar en de kilometerstand bij overdracht toe.
4. Vul de betaalde prijs in. Schrijf het bedrag zowel in cijfers als voluit. Geef ook aan of dit de totale koopsom is of slechts een deel daarvan.
5. Beschrijf de betaling. Kruis de juiste betaalwijze aan of vul deze in. Bij bankbetaling kun je het betalingskenmerk en de datum van bijschrijving toevoegen.
6. Noteer eventuele restschuld. Is niet alles betaald? Vermeld dan het openstaande bedrag, de uiterste betaaldatum en dat de kwitantie alleen betrekking heeft op het ontvangen deelbedrag.
7. Vul plaats en datum in. Gebruik de datum waarop je de betaling daadwerkelijk ontvangt, niet automatisch de datum waarop jullie eerder de koopovereenkomst tekenden.
8. Laat beide partijen tekenen. De handtekening van de verkoper is essentieel als ontvangstbevestiging. De handtekening van de koper bevestigt dat deze een exemplaar heeft ontvangen.
9. Maak twee exemplaren. Geef één ondertekend exemplaar aan de koper en bewaar zelf het andere exemplaar samen met het vrijwaringsbewijs, de koopovereenkomst en het betaalbewijs.

Veelgemaakte fouten

• Alleen “auto” opschrijven zonder kenteken of verdere voertuigomschrijving.
• Een bedrag uitsluitend in cijfers vermelden, waardoor een schrijffout minder snel opvalt.
• Niet aangeven of het om de hele koopsom, een aanbetaling of een restbetaling gaat.
• Een kwitantie ondertekenen voordat een overgemaakt bedrag op de rekening staat.
• De datum van betaling vergeten of een andere datum gebruiken dan de feitelijke betaaldatum.
• Geen kopie bewaren en daardoor later geen eigen bewijsstuk meer hebben.
• Een kwitantie gebruiken als vervanging van een koopovereenkomst, terwijl er afspraken over de staat van de auto bestaan.
• De tenaamstelling niet regelen en denken dat de kwitantie daarvoor voldoende is.

Praktische tips voor een veilige autoverkoop

Gebruik een duidelijke betaalomschrijving, bijvoorbeeld “koopsom auto [kenteken]”. Dit maakt jouw bankafschrift en kwitantie samen sterker als bewijs. Voeg bij een digitale betaling eventueel een afdruk van de bijschrijving toe aan jouw exemplaar.

Als je een aanbetaling ontvangt, gebruik dan een aparte kwitantie waarop duidelijk “aanbetaling” staat. Bij de uiteindelijke betaling maak je een tweede kwitantie voor het resterende bedrag of vermeld je dat de totale koopsom nu volledig is voldaan.

Bewaar documenten overzichtelijk: de koopovereenkomst, beide kwitanties, het vrijwaringsbewijs, eventuele correspondentie over gebreken en een kopie van het betaalbewijs. Dit is nuttig als er later vragen zijn over de verkoop of betaling.

Verkoop je regelmatig auto’s of verkoop je als ondernemer? Werk dan met opeenvolgende kwitantienummers en bewaar jouw administratie zorgvuldig. Een consistente nummering maakt controle en terugzoeken eenvoudiger.

Veelgestelde vragen

Is een kwitantie verplicht bij de verkoop van een auto?

Nee, bij een particuliere verkoop is een kwitantie meestal niet wettelijk verplicht. Toch is het sterk aan te raden, omdat het een helder bewijs is dat de betaling is ontvangen.

Moet de koper de kwitantie ook ondertekenen?

De handtekening van de verkoper is het belangrijkst: die bevestigt de ontvangst van het geld. Laat ook de koper tekenen voor ontvangst van een exemplaar; dat voorkomt discussie over de overhandiging van het document.

Kan ik een kwitantie gebruiken bij een bankoverschrijving?

Ja. Het bankafschrift toont de betaling en de kwitantie koppelt die betaling duidelijk aan de verkochte auto en de afspraken tussen jullie. Wacht wel tot het bedrag echt is bijgeschreven.

Is een kwitantie hetzelfde als een vrijwaringsbewijs?

Nee. Een kwitantie bewijst de betaling. Een vrijwaringsbewijs toont dat de auto niet meer op jouw naam staat. Bewaar beide documenten.

Wat doe ik als de koper slechts een deel betaalt?

Vermeld exact welk bedrag je hebt ontvangen, dat het een deelbetaling is en welk bedrag nog openstaat. Leg de betaaltermijn voor het restant bij voorkeur ook vast in de koopovereenkomst.

Bronnen

1. RDW, Voertuigen en kentekens.
2. Belastingdienst, Administratie bijhouden voor ondernemers.
3. Rijksoverheid, Consumentenrechten bij aankoop en verkoop.
4. Juridisch Loket, Koop en verkoop tussen particulieren.