Kwitantie terugbetaling borgsom downloaden

Bij het einde van een huurovereenkomst wil je de afhandeling van de borgsom goed vastleggen. Een kwitantie terugbetaling borgsom is het schriftelijke bewijs dat de verhuurder een bedrag heeft terugbetaald en dat de huurder dit bedrag heeft ontvangen.

Dat is nuttig bij contante betaling, maar ook bij een bankoverschrijving. De kwitantie voorkomt onduidelijkheid over het bedrag, de datum, eventuele inhoudingen en de vraag of er nog iets openstaat. Met het sjabloon op deze pagina maak je eenvoudig een compleet ontvangstbewijs.

Vul alle gegevens zorgvuldig in en laat beide partijen tekenen als de betaling persoonlijk wordt afgehandeld. Bewaar ieder een ondertekend exemplaar samen met de eindinspectie, de huurovereenkomst en eventuele betaalbewijzen.

Wat is een kwitantie voor terugbetaling van een borgsom?

Een kwitantie is een ontvangstbewijs. In dit geval bevestigt de huurder dat hij of zij een borgsom, of een deel daarvan, van de verhuurder heeft ontvangen. De borgsom wordt ook wel waarborgsom genoemd. Deze betaling is meestal gedaan bij het aangaan van een huurcontract als zekerheid voor bijvoorbeeld huurachterstand, schade of andere betalingsverplichtingen.

De kwitantie vermeldt niet alleen het uitbetaalde bedrag. Je legt ook vast op welke huurovereenkomst en welk adres de betaling betrekking heeft, hoe is betaald en of er inhoudingen zijn toegepast. Daardoor is het document ook bruikbaar als partijen later willen nagaan hoe de eindafrekening tot stand kwam.

Gebruik dit document bijvoorbeeld wanneer een woning, kamer, parkeerplaats, bedrijfsruimte of gehuurd object wordt opgeleverd. Voor woonruimte is het vooral belangrijk dat je de kwitantie combineert met een duidelijke oplever- of inspectierapportage.

Wanneer heb je dit ontvangstbewijs nodig?

Een afzonderlijke kwitantie is niet altijd wettelijk verplicht, maar is wel verstandig. Zeker als je contant betaalt, vormt zij een belangrijk bewijsstuk. Bij betaling via de bank is een afschrift aanvullend bewijs, terwijl de ondertekende kwitantie duidelijk maakt dat de betaling daadwerkelijk als terugbetaling van de borg is bedoeld.

• Je betaalt de volledige borgsom na de eindinspectie terug.
• Je betaalt slechts een deel terug omdat je kosten of een openstaand bedrag verrekent.
• De borgsom wordt contant aan de huurder uitbetaald.
• Een derde ontvangt het bedrag namens de huurder.
• Er is een gezamenlijke eindafrekening en je wilt de ontvangst daarvan laten bevestigen.
• De huurders hebben samen betaald en je wilt vastleggen wie het geld ontvangt.

Bij meerdere huurders is het verstandig om vooraf vast te leggen op welke rekening de borg mag worden teruggestort. Laat alle huurders tekenen, of laat degene die het geld ontvangt een schriftelijke bevoegdheid van de anderen meenemen.

Regels rond borg en verrekening in Nederland

Bij huur van woonruimte mag een verhuurder de waarborgsom niet zonder reden vasthouden. De borg is bedoeld als zekerheid en is geen extra huur. Na het einde van de huur moet de verhuurder een redelijke en controleerbare eindafrekening maken. Daarin staan het ontvangen borgbedrag, eventuele toegestane inhoudingen en het bedrag dat wordt terugbetaald.

Een inhouding moet je kunnen uitleggen en onderbouwen. Denk aan aantoonbare huurachterstand, schade die verder gaat dan normale slijtage, kosten voor het herstellen van gebreken waarvoor de huurder verantwoordelijk is, of een nog te verrekenen voorschot. Foto's, een begin- en eindinspectie, facturen en meterstanden helpen hierbij. Voor algemene informatie over huren en rechten en plichten kun je terecht bij Rijksoverheid: huurwoning.

De concrete afspraken in jouw huurovereenkomst blijven belangrijk. Kijk daarom altijd naar bepalingen over de borg, de oplevering, servicekosten en eventuele rente. Bij een conflict is een kwitantie geen vervanging van bewijs van schade of schulden, maar wel een belangrijk bewijs van wat partijen hebben afgerekend.

Welke gegevens moeten in de kwitantie staan?

Een goede kwitantie is concreet en controleerbaar. Vermijd alleen de omschrijving “borg ontvangen”. Vermeld altijd op welke huur en welke afrekening de betaling ziet.

• De titel: kwitantie terugbetaling borgsom of ontvangstbewijs borgsom.
• Naam, adres en contactgegevens van de verhuurder.
• Naam of namen en contactgegevens van de huurder(s).
• Het adres van het gehuurde object.
• De periode of gegevens van de betreffende huurovereenkomst.
• Het oorspronkelijke bedrag van de ontvangen borgsom.
• Een duidelijke specificatie van eventuele inhoudingen.
• Het netto terugbetaalde bedrag, in cijfers en voluit.
• De datum van betaling en de betaalwijze, bijvoorbeeld bankoverschrijving of contant.
• Bij bankbetaling: rekeninghouder, rekeningnummer en betalingskenmerk.
• Een verklaring dat de huurder het genoemde bedrag heeft ontvangen.
• De plaats, datum en handtekeningen van huurder en verhuurder.

Maak je een inhouding? Voeg dan een bijlage toe met de onderbouwing, zoals een inspectierapport of facturen. Noteer op de kwitantie hoeveel bijlagen zijn toegevoegd.

Verschil met andere documenten

De kwitantie stap voor stap invullen

1. Vul de gegevens van beide partijen in. Schrijf de volledige namen zoals die in de huurovereenkomst staan. Vermeld bij meerdere huurders iedereen die partij is bij de huur.
2. Omschrijf het gehuurde object. Noteer straat, huisnummer, postcode en plaats. Voeg zo nodig een kamernummer, parkeerplaatsnummer of bedrijfsunit toe.
3. Vermeld de oorspronkelijke borgsom. Neem het bedrag over uit de huurovereenkomst of het eerdere betalingsbewijs.
4. Specificeer de inhoudingen. Zet iedere inhouding op een eigen regel met reden en bedrag. Is er niets ingehouden, schrijf dan duidelijk € 0,00.
5. Bereken het terug te betalen bedrag. Trek de inhoudingen af van de borgsom en controleer de optelsom. Vermeld het bedrag zowel in cijfers als voluit.
6. Kies de betaalwijze. Bij een bankoverschrijving noteer je de betaaldatum, rekening en het kenmerk. Bij contant geld noteer je dat de huurder het bedrag in contanten heeft ontvangen.
7. Voeg relevante bijlagen toe. Denk aan de eindafrekening, het inspectierapport, foto’s of facturen. Nummer de bijlagen en verwijs ernaar in de kwitantie.
8. Laat ondertekenen en geef een kopie mee. Onderteken bij voorkeur in twee exemplaren. Beide partijen bewaren een origineel of een scan.

Veelgemaakte fouten

• Alleen het bedrag vermelden en niet het adres of de huurovereenkomst noemen.
• Een inhouding opvoeren zonder omschrijving, bewijs of berekening.
• Vergeten te vermelden of het bedrag contant of per bank is betaald.
• Een bedrag noteren dat niet aansluit op de eindafrekening.
• Slechts één van meerdere huurders laten tekenen zonder duidelijke toestemming van de anderen.
• Een kwitantie laten tekenen voordat het geld daadwerkelijk is ontvangen.
• Geen kopie bewaren van de ondertekende versie en bijlagen.

Let vooral op de formulering bij een deelterugbetaling. Een handtekening voor ontvangst betekent niet automatisch dat de huurder het eens is met alle inhoudingen. Wil je dat partijen ook instemmen met de volledige eindafrekening, leg die afspraak afzonderlijk en ondubbelzinnig vast.

Praktische tips voor een sterke administratie

Gebruik een duidelijk betalingskenmerk bij een overschrijving, bijvoorbeeld “terugbetaling borg [huuradres]”. Bewaar het bankafschrift bij de ondertekende kwitantie. Bij contante betaling is het extra belangrijk dat de huurder direct tekent voor het exacte bedrag.

Maak een aparte regel voor elke inhouding. Een korte, concrete omschrijving met een bedrag voorkomt later veel discussie.

Redactie Sjabloon King

Maak bij de eindinspectie foto’s met datum en laat beide partijen het opleveringsrapport ondertekenen. Als je twijfelt over een geschil, kun je voor laagdrempelige informatie over jouw juridische positie kijken bij Het Juridisch Loket. Bewaar documenten digitaal én op papier zolang een discussie over de huurafrekening mogelijk is.

Veelgestelde vragen

Is een kwitantie verplicht bij terugbetaling van de borg?

Een aparte kwitantie is niet in alle situaties verplicht, maar is sterk aan te raden. Zij maakt duidelijk welk bedrag is betaald, waarom dat gebeurde en dat de huurder het bedrag heeft ontvangen.

Kan ik een kwitantie gebruiken bij een bankoverschrijving?

Ja. Het bankafschrift bewijst de overschrijving, terwijl de kwitantie de betaling koppelt aan de borgsom en de eindafrekening. Samen vormen ze sterker bewijs dan één document afzonderlijk.

Moet de huurder tekenen als er geld wordt terugbetaald?

Dat is verstandig, vooral bij contante betaling. Bij een bankoverschrijving kun je ook om een ontvangstbevestiging per e-mail vragen. Een handtekening of bevestiging moet pas worden gegeven nadat het geld is ontvangen.

Mag de verhuurder kosten van de borg aftrekken?

Dat kan alleen als daar een goede grond voor is, bijvoorbeeld een aantoonbare betalingsachterstand of schade waarvoor de huurder verantwoordelijk is. Leg de reden en berekening duidelijk vast.

Wat doe ik als de huurder niet wil tekenen?

Betaal bij voorkeur per bank en bewaar het betalingsbewijs, de eindafrekening en de communicatie. Dwing nooit een handtekening af. Leg schriftelijk vast dat je de afrekening en betaling hebt verstrekt.

Bronnen

1. Rijksoverheid – Huurwoning
2. Het Juridisch Loket – Huren
3. Rijksoverheid – Rechten en plichten bij huren
4. Juridisch Loket – Problemen met verhuurder